Kako da napravite agendu za vaš sledeći sastanak + (besplatni PDF šablon za Agendu sastanka)

Produktivnost 10.01.2019 7537 3 minuta čitanja

Kada ste se odlučili da zakažete sastanak, sledeći korak je da se napravi agenda koja će omogućiti da se na sastanku zaista dogovore stvari. Prisustvovao sam dosta sastanaka gde nije bilo jasno definisane agende, što je često dovodilo do toga da se skrene sa teme, da se sastanak oduži i da na kraju bude nezadovoljavajući rezultat.

Šta je agenda? Agenda je list papira, koji ima informacije na najviše dve strane, koji omogućava svim učesnicima da održe efikasan sastanak, te imaju sve relevantne informacije o sastanku kasnije.

Agenda treba da ima tri celine:

Osnovne informacije
Svrha sastanka
Tok sastanka

U nastavku pogledajte detaljnija objašnjenja ovih celina

1) Osnovne informacije

Zapisivanje osnovnih informacija deluje prilično jednostavno i kao da se podrazumeva, ali se zbog toga često i zaboravi. Ovakve informacije su posebno važne ukoliko želite posle nekoliko meseci da analizirate sastanak, kada se sigurno ne možete setiti svih detalja. Zbog toga predlažem da na vrhu agende zapišete sledeće informacije:

Naziv sastanka
Datum i vreme
Ko učestvuje
Ko vodi sastanak
Ko vodi zapisnik (ukoliko postoji ovakva osoba na sastanku)

2) Svrha sastanka

Svrha sastanka je najvažnija stvar, jer ako ne možete jasno da je definišete, možda i ne treba da održite sastanak. Pokušajte da budete što precizniji. Na primer, ukoliko kažete "Razgovaraćemo o planovima za 2019. godinu", to baš i nije dobra svrha sastanka jer nije dovoljno precizno. Umesto toga, možete reći "Predstavićemo finansijski plan za 2019. i dogovoriti koje akcije treba da se realizuju tokom prvog kvartala kako bi se ostvario." Potrebno je da uložite malo vremena i jasno definišete svrhu sastanka, jer ćete tako umnogome doprineti uspešnosti sastanaka.

3) Tok sastanka

Efikasni sastanci ne treba da traju previše dugo. Ukoliko prethodno odredite koliko će sastanak trajati, dobro je na agendi ovo vreme podeliti u nekoliko delova i vremenski ih ograničiti:

Objasniti očekivanja učesnicima. Uvek je dobro na početku učesnicima objasniti koja su očekivanja od sastanka, a treba početi sa svrhom sastanka koju ste objasnili u prethodnoj tački.
Navesti stavke o kojima će se govoriti. Sada izlistajte stavke o kojima želite da razgovarate na sastanku. Ovde treba da razjasnite sve stvari o kojima treba da pričate na sastanku. Kada ovo pripremate dobro razmislite o toku sastanka. Upitajte se koje informacije treba da saznate, te nedostatak kojih informacija može da dovede do neuspeha sastanka.
Odrediti odgovornosti na kraju sastanka. Da bi sastanak bio uspešan, na kraju svi učesnici treba da znaju šta treba da rade dalje. Zbog toga je dobro na kraju sastanka ostaviti nekoliko minuta da svaki od učesnika kaže koji su sledeći koraci. Ovo ne treba da bude detaljno, već samo kratko da se definiše sledeća akcija ili sledećih nekoliko akcija zajedno sa rokom do kada treba da se završe.

Agendu sastanaka treba da posmatrate kao neku vrstu šablona koja će vam pomoći da održite efikasan sastanak. Ukoliko vam se tokom pravljenja agende učini da ne možete jasno da definišete svrhu sastanka, ili tok sastanka, možda treba da razmislite o tome da ga otkažete, samo javite svima na vreme.

Besplatan resurs za vas

Za vas sam pripremio šablon Agende u PDF-u koji možete preuzeti ovde i korsititi već za sledeći sastanak. Šablon možete preuzeti ovde.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

Ažurirano: 10.01.2019