Kako isplanirati mesec pomoću matrice planiranja meseca

Planiranje meseca je aktivnost koja treba da nam skrati vreme koje posvetimo planiranju nedelje, jer planiranje nedelja treba da proizađe iz aktivnosti koje planiramo za mesec koji je pred nama.

Pored uštede vremena planiranje meseca treba da nam pomogne da uočimo aktivnosti eventualne projekte i rokove koji nam mogu napraviti probleme, te moguće neusaglašenosti između našeg osnovnog posla i projekata koje treba da završimo.

Kada govorimo o planiranju meseca, onda govorimo o odgovorima na pitanje šta treba da radimo.

Dakle, planiranje meseca nije detaljno planiranje gde određujemo koje korake treba da realizujemo da bismo nešto uradili, već je to pogled sa “veće visine” gde samo određujemo šta treba da radimo tokom narednog meseca.

U nastavku pogledajte kako možete vrlo jednostavno isplanirati mesec koristeći novi alat koji uvodimo a to je matrica planiranja meseca.

Šta je matrica planiranja meseca

Matrica planiranja meseca je jednostavna šema koja se sastoji iz 4 kvadranta, koja je vrlo slična Ajzenhauerovoj matrici, a koja nam omogućava da uočimo koje su to najvažnije stvari koje treba da uradimo tokom meseca.

Kvadranti su sledeći:

#1. Gornji levi kvadrant = Osnovne aktivnosti

#2. Gornji desni kvadrant = Finansije

#3. Donji levi kvadrant = Projekti/Rokovi

#4. Donji desni kvadrant = Radar

Šta treba da upišemo u pojedine kvadrante

Važno je da prvo popunimo gornji nivo matrice, odnosno gornji levi i gornji desni kvadrant. Ovo je iz razloga što sadržaj pre svega gornjeg desnog kvadranta (finansije) može da odredi sadržaj donjih kvadranata.

#1. Gornji levi kvadrant = Osnovne aktivnosti

Osnovne aktivnosti su stvari koje radimo svakog dana a koje su naš osnovni posao. Na primer, ukoliko se bavimo prodajom, osnovne aktivnosti mogu biti: hladno pozivanje, održavanje sastanaka, davanje ponuda i slično. Suprotno od ovoga, ukoliko se bavimo prodajom, naše osnovne aktivnosrti nisu: e-mail komunikacija sa kolegama, pomoć prilikom kreiranja ugovora sa klijentom i slično. Važno je da jasno razlikujemo šta su naše osnove aktivnosti i samo njih da upišemo u ovaj kvadrant. Kada upisujemo aktivnosti dobro je da ih kvantifikujemo kako bismo ih što preciznije odredili i kako bismo lakše kasnije planirali nedelje. Ukoliko se držimo primera za prodaju, u prvom kvadrantu možemo upisati sledeće osnovne aktivnosti:100 hladnih pozivanja, 10 sastanaka, 8 ponuda. Ovde se mogu upisati i ostale stvari koje mogu imate direktne veze sa prodajom kao što je pisanje 2 bloga ili objavljivanje 2 videa na YouTube. Kada kreiramo ovakav spisak biće nam jasnije koliko vremena na nivou nedelje treba da uložimo u ove osnovne aktivnosti i biće nam lakše da realnije isplaniramo nedelju pred nama kada budemo radili planiranje nedelje. 

#2. Gornji desni kvadrant = Finansije

U ovom kvadrantu třeba da ispišemo na nivou meseca své finansijske izdatke koje imamo. Ovde ne treba ići u detalje, ali treba na nivou kategorija troškova ispisati sve što nas očekuje tokom meseca. Ovde treba uključiti sve redovne kategorije troškova kao što su računi, gorivo i hrana ali i sve ostale veće troškove koji se mogu javiti kao što je registracija auta, putovanje ili neki drugi izdatak. Kada izlistamo sve ove kategorije, dobro je da izračunamo kolika je ukupna suma i na osnovu toga zaključimo da li je to sve u redu, ili je potrebno da tokom meseca pronađemo određene dodatne prihoda. 

#3. Donji levi kvadrant = Projekti/Rokovi

U ovom kvadrantu třeba da ispišemo sve projekte na kojima ćemo raditi tokom meseca, ali i sve rokove koje eventualno treba da ispoštujemo. Primer projekta bi bio recimo vezan za određeni tender na kome želimo da učestvujemo ili za određenu prodajnu kampanju koju želimo da realizujemo. Primer zo rok se može odnositi na registraciju auta ili na datum do kada je recimo potrebno predati dokumenta za upis deteta u srednju školu ili fakultet. 

#4. Donji desni kvadrant = Radar

Radar će verovatno postati vremenom naš omiljeni kvadrant zbog velike vrednosti koju donosi kada je u pitanju proces planiranja. U ovom kvadrantu treba da upišemo sve stvari koje posredno mogu uticati na to šta ćemo raditi tokom meseca. Ovde treba upisati stvari koje mogu da utiču na to da se možda promene određeni planovi tokom meseca. Pored toga, ovde treba upisati i stvari koje mogu da se dogode tokom meseca a i ne moraju, ali i stvari koje generalno utiču na naše raspoloženje tokom meseca. Raspoloženje je važno jer može odrediti koliko smo efikasni tokom meseca. Ovaj kvadrant je verovatno najteže objasniti ali verujem da ćete posle nekoliko meseci steći bolji osećaj oko toga šta treba da upisujemo u ovaj kvadrant. Neki od primera mogu biti: Polazak u školu deteta za 2 meseca, moguća kupovina novog auta u skorijem periodu, planirano putovanje, ili moguća dobra okolnost na poslu u narednom periodu.

Na koji način možemo kreirati matricu planiranja meseca (analogna ili digitalna varijanta)

Svakako je moj predlog da idemo sa analognom varijantom. Ovde imamo nekoliko opcija:

• Možemo koristiti naš PDF koji smo pripremili za vas koji možete preuzeti na dnu ovog bloga

• Možemo uzeti običan beli papir u kome ćemo nacrtati kvadrante

• Možemo uzeti rokovnik u kome onda možemo pratiti iz meseca u mesec planiranje (ovo je opcija koju ja biram)

Prednost analogne varijant jeste što će nas ovakav proces svakako usporiti i verovatno učiniti da bolje i kreativnije razmišljamo. Mogući nedostatak (koji možda i nije nedostatak) jeste što će proces planiranja meseca malo duže trajati.

Ukoliko idemo sa digitalnom varijantom, opet imamo nekoliko opcija:

• Možemo kreirati matricu u Excel-u, i to je prilično dobra varijanta, posebno sada kada su dostupni Checkbox-ovi

• Možemo kreirati matricu u aplikaciji za beleške koju koristimo (obična tabela sa 2 reda i 2 kolone)

• Možemo koristiti aplikacije kao što su Word ili Google Docs

Prednost digitalne varijante jeste što je svakako nešto brža za popunjavanje, što je verovatno i glavni nedostatak. 

Predlažem da izaberemo opciju koja nama najviše odgovara.

Šta da uradimo nakon što smo popunili sve kvadrante

Kada popunimo sve kvadrante treba da posmatramo sve što smo zapisali i da uočimo da li je sve u redu. Na primer, da uočimo da li možda ostvarenje određenih projekata uslovljava određene finansijske stavke koje smo naveli. Takođe, da li sve što smo naveli u finansijskom kvadrantu može da se ostvari aktivnostima koje smo naveli u #1. i #3. kvadrantu. Ono što još možemo da uočimo jeste koliko su aktivnosti u #1. kvadrantu, dakle naše osnovne aktivnosti, povezane sa aktivnostima koje smo naveli u #3. kvadrantu. Ukoliko ovo nije slučaj, to znači da ćemo morati da radimo više izvan naših osnovnih aktivnosti što može da zahteva dodatno vreme od nas.

Kako matricu planiranja da koristimo kada je jednom popunimo

Kada popunimo matricu planiranja meseca treba da je koristimo na nekoliko načina:

• Tokom planiranje svake od nedelja treba prvo da pogledamo ovu matricu i na osnovu nje isplaniramo nedelju

• Tokom meseca treba da precrtavamo stvari koje smo planirali a koje smo završili

• Možemo stavljati komentare i napomene tako da bolje planiramo sledeće mesece

• Možemo analizirati na nivou godine kako smo planirali mesec i koliko smo bili uspešni

Kada se radi planiranje meseca

Predlažem da planiranje meseca radimo nekih 5 dana pre početka meseca. Mislimo da je ovakav termin idealan jer je novi mesec dovoljno blizu da možemo da dobro sagledamo šta nas očekuje a pored toga ćemo sigurno imate spreman mesečni plan pre početka prve nedelje u mesecu kada treba da radimo planiranje nedelje.

==

Planiranje meseca je aktivnost koju treba da radimo pred kraj svakog meseca a za sledeći mesec. Osnovna svrha ove aktivnosti jeste da uočimo šta treba da radimo, a kasnije kada planiramo nedelju, može odrediti i koje su pojedine stvari koje treba da uradimo da bismo zaista i završili ono što smo planirali.