Kako da kreiramo beleške tokom telefonskog razgovora

Tokom poslovne karijere neke od najvećih propusta sam napravio tako što sam sa nekim razgovarao telefonom, nešto obećao ili dobio neku informaciju i nakon toga potpuno zaboravio sve jer nisam napravio zabelešku tokom ili nakon razgovora.

Ovo se najčešće dogodi iz sledećih razloga:

- Radio sam na nečemu pre telefonskog razgovora koji me je prekinuo i onda sam želeo što pre da se vratim tom zadatku
- Telefonski razgovor sam obavio u uslovima gde mi nije baš jednostavno da kreiram zabelešku (izvan kancelarije sam ili u autu)
- Oslonio sam se na to da ću upamtiti šta sam dogovorio i da ću to upisati kasnije što obično ne uradim

Jedini način da se ovakve stvari ne događaju jeste da:

- Svaki telefonski poziv tretiramo kao potencijalnu priliku da nešto ozbiljno propustimo
- Budemo svesni toga tokom telefonskog razgovora
- Kreiramo sistem koji će nam omogućiti da bez previše napora napravimo beleške tokom razgovora

Sistem treba da bude jednostavan ali i fleksibilan, u smislu da ne zavisimo od mesta gde primamo telefonski poziv ili od trenutka kada ga primamo. Zabeleška koju kreiramo vezano za telefonski poziv treba da ima najmanje sledeće informacije:
- Ko nas je zvao
- O čemu smo pričali
- Šta je važno da zapamtimo
- Šta smo obećali da ćemo da uradimo

Telefonske razgovore obavljamo u različitim situacijama i važno je da kreiramo sistem, koji može da ima različite procedure koje ćemo primenjivati u svakoj od situacija. Generalno uzevši telefonske pozivne možemo da realizuje u sledećim situacijama:
- Kada se nalazimo u kancelariji
- Kada se nalazimo u kolima
- Kada smo izvan kancelarije ali se ne vozimo

Hajde da vidimo šta možemo da uradimo u svakoj od ovih situacija.

Telefonski razgovor u kancelariji

Kada smo u kancelariji imamo najveću slobodu i mogućnost da napravimo zabelešku vezano za sve o čemu smo ragovarali tokom telefonskog ragovora. Ukoliko nam se čini da ćemo tokom razgovora trebati nešto da zapišemo, dovoljno je da imamo pored sebe slušalice tako da možemo osloboditi ruke za pisanje ili kucanje na tastaturi. Slušalice su najbolja opcija, ali nisu obavezne. Možemo osobu sa kojom razgovaramo staviti na zvučnike i na taj način opet omogućiti sebi da kreiramo beleške dok razgovaramo. Ovde svakako treba da vodimo računa o ostalim kolegama u kancelariji i prethodno se dogovorimo da li je OK da nekoga stavimo na zvučnik.

Tehniku je lako primeniti ono što je mnogo teže jeste steći naviku da zastanemo za trenutak, postanemo svesni da je važno da zabeležimo stvari tokom razgovora i onda sprovedemo prethodno navedeni proces.

Neke od stvari koje nam mogu biti korisne kada kreiramo ovakve beleške su:

- Imamo spremno mesto na kome ćemo kreirati zabelešku (papir, aplikacija)
- Imamo spremnu olovku za pisanje ukoliko zapisujemo na papiru (ovo je po marfijevom zakonu uvek nekako teško)
- Prvo da zapišemo ime i prezime osobe sa kojom pričamo jer ako imamo više ovakvih razgovora tokom dana nekada se nećemo setiti na koga se odnose beleške
- Zapišemo broj telefona koji nas je zvao da možemo kasnije da upišemo kontakt informacije kako bismo znali za ubuduće
- Shvatimo da skoro sigurno nećemo tačno zapisati email osobe i da je bolje da nam pošalje porukom (ne pitajte otkud ovo znam)

Telefonski razgovor dok se vozimo kolima

Preporučujem da se nikada ne javljamo na telefon dok vozimo auto jer je to najbezbednija stvar koju možemo da uradimo.

Međutim, ukoliko se ipak javimo predlažem da to bude samo ukoliko smo zastali negde ili ukoliko imamo neku opciju hands free u kolima.

Ponovo ponavljam = predlažem da nikada ne pričamo telefonom dok vozimo auto.

Problem sa situacijom kada se javimo na telefon u kolima je što obično pored sebe nemamo papir gde možemo zapisati stvari.

Stvari koje nam mogu biti korisne u ovakvim situacijama su sledeće:

- Zamolimo osobu sa kojom razgovaramo da nam pošalje kratku SMS poruku sa rezimeom stvari oko kojih smo se dogovorili ukoliko znamo da nemamo vremena da napravimo zabelešku (treba da li je ovo važno osobi sa kojom smo razgovarali ili je rezime samo naš interes. Ukoliko je samo naš interes ili nam osoba sa kojom smo razgvoarali ovo neće poslati ili to neće uraditi kvalitetno)
- Napravimo zabelešku čim završimo razgovor
- Pozovemo neku treću osobu (najbolje kolegu sa kojim zajedno radimo) i u kratkom razgovoru ih obavestimo o dogovoru koji smo prethodno napravili i ukoliko je moguće zamolimo ih da nam pošalji neku vrstu podsetnika u formi poruke

Telefonski razgovor dok se nalazimo napolje

U ovakvim situacijama je najbolje da razgovor obavimo koristeći slušalice a da kucamo u aplikaciju za kreiranje beležaka odmah sve informacije koje su nam važne. Ukoliko smo se javil a da prethodno nismo stavili slušalice, treba samo da zamolimo onoga sa kime razgovaramo da sačeka par trenutaka kako bismo to uradili.

Star koje mogu biti korisne u ovakvim situacijama su:

- Kreiramo zabelešku dok razgovaramo
- Za one koji imaju lošu memoriju (kao što sam ja) korisno je da zamolimo osobu sa kojom do sada nismo razgovarali a koja nas je pozvala prvi put da nam pošalje ime i prezime porukom i kontekst zbog čega su nas zvali. Ukoliko mi treba da pomognemo osobi koja nas je zvala u najvećem broju slučajeva ovo neće niti problem i osoba će to uraditi. Stvar je da bez obzira što ćemo pomisliti da ćemo odmah u kontakte ubaciti osobu koja nas je zvala prvi put to verovatno nećemo uraditi jer će nas ubrzo neko drugi pozvati ili ćemo se vratiti nekom drugom poslu
- Koristimo glasovnu belešku za kreiranje zabeleške gde možemo malo detaljnije opisati razgovor koji smo upravo završili i istaći najvažnije stvari

Kada se u pitanju telefonski razgovori vrlo jednostavno može da se dogodi da ne upamtimo sve što je važno kao što su stvari kojima smo drugima obećali ili zadaci koje imamo da urdimo. Ukoliko želimo da se ovo ne dogodi potrebno je da imamo uspostavljen sistem koji će nam omogućiti da kreiramo zabeleške oko stvari koje ne bismo trebali da zaboravimo.

Ovakav sistem kada ga redovno primenjujemo može da bude značajan alat koji nam omogućava da ipak uspemo da evidentiramo sve važne stvari koje treba da zapamtimo.