Kako pripremam poslovni rokovnik tako da lako mogu pronaći informacije koje sam zapisao (onog trenutka kada mi budu potrebne)

Kako pripremam poslovni rokovnik tako da lako mogu pronaći informacije koje sam zapisao (onog trenutka kada mi budu potrebne)

Poslovni rokovnik je mesto gde zapisujem sve važne stvari tokom radnog dana. Ovo mogu biti beleške sa sastanka, novi zadaci, stvari koje ne bih trebalo da zaboravim te razne druge vrste informacija vezano za tekuće projekte i slično.

Sve te stvari ću vrlo lako pronaći kroz nekoliko dana, ukoliko mi budu potrebne. Međutim, šta da radim ukoliko mi treba nešto što sam zapisao pre više meseci ili možda pre godinu ili dve? Kako brzo pronaći takve informacije?

Pre izvesnog vremena sam uveo sistem koji podrazumeva pripremu rokovnika tako da relativno lako mogu pronaći informacije koje sam u njemu zapisao onog trenutka kada su mi potrebne bez obzira što je prošlo dosta vremena od kada sam ih zapisao:

0) Označim rokovnik spolja rednim brojem i godinom

Sa spoljašnje strane postavim nalepnicu na kojoj stavim oznaku rokovnika koja se sastoji iz rednog broja i godine. Trenutno sam započeo drugi rokovnik za ovu godinu tako da on ima oznaku 2-2019. Ovakve oznake služe da mogu lakše pronaći rokovnik iz nekog perioda iz prošlosti ukoliko su mi potrebni određeni podaci.

1) Upišem citat koji me trenutno inspiriše i kontakt podatke

Na prvoj levoj strani, koja je obično prazna, upišem citat koji me trenutno inspiriše. Ideju za ovo sam dobio od mog dragog kolege sa Mašinskog fakulteta u Beogradu Novice Rakočevića, koji je uvek kada smo spremali ispite zajedno na početku sveske u kojoj je vežbao pisao omiljeni stih iz neke pesme. U rokovniku koji sam trenutno započeo sam upisao sledeći citat"Postajemo ono o čemu razmišljamo najveći deo vremena." - Brajan Trejsi. Ovaj citat me podseća da stalno treba da se fokusiram na stvari koje će unaprediti ono što radim i učiniti me boljim.

Na prvoj desnoj strani upišem nekoliko kontakt podataka kao što su ime i prezime, te mail adresa. Ovo ne upisujem da bi neko znao kome da vrati rokovnik ukoliko ga izgubim, već da pojačam osećaj da je u pitanju moj rokovnik koji će mi pomoći u poslu.

2) Numerišem svaku drugu stranu

Bez obzira na to da li su stranice rokovnika numerisane ili ne ja postavljam svoju numeraciju. Ovo radim tako što označim u gornjem desnom uglu broj stranice koji se odnosi na tu stranicu kao i stranicu koja se nalazi na levoj polovini otvorenog rokovnika. Ovo obično uradim za narednih 10-ak stranica i posle dopunjavam oznake kako dalje pišem u rokovniku.

Numeracija služi da mogu na kraju da napravim index sa beleškama koje sam napravio, o čemu ću pisati u sledećoj tački.

3) Kreiram Index stranice na kraju

Poslednjih 4 ili 6 stranica mi služe da napravim index stranice koje u stvari predstavljaju sadržaj rokovnika. Ideju za ovo sam dobio čitajući blog Tima Ferisa. Kako popunjavam rokovnik beleškama tako ovde upisujem broj stranice na kojoj je beleška upisana, te naziv beleške tako da znam na koju temu se odnosi. Na primer, jedan zapis može da izgleda: 6 (broj stranice) - Sastanak naziv_kompanije beleške sa sastanka (sadržaj beleške).

Na ovaj način mogu mnogo lakše da pretražujem ispisane rokovnike kasnije kroz ove index stranice, umesto da listam čitave rokovnike što sam ranije radio.

4) Ubacim vizit karte

Ukoliko rokovnik ima džep na kraju, stavim vizit karte u taj džep. Ukoliko nema, jednostavnoh ih stavim na kraju rokovnika, odmah do krajnje korice. Na ovaj način obezbeđujem da u svakom trenutku imam nekoliko "rezervnih" vizit karti, ukoliko zaboravim da ih ponesem na sastanak.

==

Pisanje beležaka je jedan od najvažnijih navika koju treba da steknete tokom poslovne karijere, ali to je samo jedan deo priče. Drugi, verovatno još važniji jeste da možete brzo pronaći beleške kada vam trebaju i iz njih izvuće sve važne informacije.

Objave povezane sa temom ovog bloga:


© Copyright 2019. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh