Kako da brzo pronađete beleške iz poslovnog rokovnika uz pomoć index-a

Pre nekoliko godina sam proveo dosta vremena pretražujući nekoliko starih poslovnih rokovnika u potrazi za informacijom koja mi je bila potrebna. Nisam imao drugog izbora osim da otvorim jedan po jedan rokovnik i listam stranice, jer nisam imao predstavu u kojem od rokovnika se nalazi ono što tražim.

Tada sam shvati da zapisivanje beležaka ne znači mnogo ukoliko ne mogu da ih brzo pretražim i nađem ono što mi treba.

Od tog trenutka sam uveo proceduru pripreme poslovnog rokovnika o čemu sama već pisao na ovom blogu.

Jedna od najvažnijih stvari kada je priprema u pitanju, jeste uvođenje Index-a, koji će omogućiti da lakše pronađete informacije kasnije kada vama budu potrebne. Međutim, potrebna je disciplina da bi se ovaj Index popunjavao, te svesnost u trenutku popunjavanja, kako bi sadržaj imao smisla kasnije kada želimo da ga pretražimo.

U nastavku pogledajte kako treba da kreirate Index tako da pretraga kasnije bude jednostavna:

#1. Odvojite nekoliko poslednjih stranica i kreirajte Index

Index stranice nisu ništa drugo do sadržaj vašeg rokovnika. Možete ih kreirati na samom početku, ili ih možete postaviti na kraju rokovnika. Ja ih postavljam na kraju rokovnika, ali vi izaberite kako vama odgovara. Ideja jeste da ovde upisujete koji je sadržaj stranica unutar vašeg rokovnika.

Index možete kreirati na različite načine, a moj predlog jeste da napravite 3 kolone:

• Broj stranice. Ovo je naravno broj stranice gde se nalazti određena zabeleška u rokovniku.
• Sadržaj. U nekoliko reči objasnite šta je sadržaj zabeleške. Kako će izgledati zavisi dosta od vas i načina na koji radite. U mom slučaju je ovo obično ili naziv klijenta sa kojim sam imao sastanak, ili naziv zadatka koji sam razrađivao ili kratak opis beleške.
• Tema. Tema je dodatna stvar koju možete beležiti i potpuno je opciona. Tema može dodatno da objasni zabelešku ali i da vam pomogne kasnije kada pretražujete sadržaj da brže nađete ono što tražite. Neke od tema koje ja koristim su: kontakt (ukoliko sam upisao nečiji broj telefona, mail i slično), ponuda (ukoliko sam upisao neke detalje vezano za ponudu koju sam dao), lekcija (ukoliko sam upisao nešto važno iz čega treba da naučim) i slično.

#2. Numerišite stranice

Index može da funkcioniše samo ako prethodno označite stranice rokovnika. Možete numeristi svaku stranu, ali mnogo lakše je da numerište svaku drugu stranu. Ovo je trik koji sam naučio od Tim Ferris-a.

Imate dve opcije numerisanja:

• Možete numerisati čitavi rokovnik unapred. Odlična opcija ukoliko imate strpljenja.
• Možete numerisati stranice redom kako ih popunjavate. Ovo je način na koji ja radim numeraciju. Svakih nekoliko dana numerišem stranice koje sam popunio stavljajući broj u gornji desni ugao.

#3. Upisujte stavke u Index

Index možete upisivati na jedan od sledećih načina:

• Svaki put kada upišete nešto u rokovnik. Ne preporučujem ovu opciju jer se može učinit kao previše posla i može dovesti do toga da odustanete. Prednost ovakvog načina vođenja index-a je u tomo što vam je u tom trenutku pamćenje najsvežije i verovatno vam se neće dogoditi da zaboravite neki važan detalj vezano za zabeleške.
• Periodično. Ovo je možda najbolja opcija, i preporučujem da je vežete uz neku drugu aktivnost. Moja praksa je da index sređujem jednom nedeljno kada prolazim kroz beleške za prethodnu nedelju. Dobra stvar je i to što vam je i u ovom slučaju kao i u prethodnom pamćenje još uvek prilično sveže te opet verovatno nećete zaboraviti važne detalje.
• Nakon što popunite rokovnik. Smatram da ovo nije dobra opcija, i da verovatno nećete imati strpljenja i pažnje da na ovaj način popunite Index. Pored toga, ozbiljan nedostatak jeste što vas verovatno pamćenje neće služiti dovoljno dobro da se setite svih detalja vezano za zabeleške.

#4. Prekucajte Index u digitalnu formu radi lakše pretrage

Ukoliko čuvate vaše poslovne rokovnike korisno je da njihove Index-e sačuvate i u digitalnom obliku radi lakše pretrage kasnije. Ideja jeste da na jednom mestu imate Index-e svih rokovnika koje ste sačuvali tako da kada nešto tražite što vam treba možete brzo videti u kom je rokovniku i na kojoj stranici.

Ovo možete uraditi u bilo kom programu, a ja za ove potrebe koristim Notion.so u kome imam stranicu sa Index-ima svih rokovnika

==

Krerianje Index-a je ključna stvar za lakšu pretragu poslovnih rokovnika i jedna od navika koju treba da uvedete kada je u pitanju pisanje beležaka.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako pripremam poslovni rokovnik tako da lako mogu pronaći informacije koje sam zapisao (onog trenutka kada mi budu potrebne)
• Zbog čega su vizit karte još uvek važne i kako ih treba koristiti
• 4 aplikacije koje možete koristiti za digitalno čuvanje beležaka
• Kako da zapisujete beleške na poslovnom sastanku
• Kako da budete sigurni da ćete upamtiti sve što je rečeno na poslovnom sastanku