Tehnologija
Tehnologija
Pre nekoliko dana sam pročitao odličnu knjigu Michael-a Hyatt-a No fail meetings. U ovoj kratkoj knjizi se objašnjava na koji način treba organizovati efikasan sastanak. Pri kraju knjige se navodi 11 stvari koje ne bi trebali da radimo na sastancima.
S obzirom da sam prepoznao sebe u svakoj od ovih stavki, mislio sam da bi bilo korisno za vas da ih navedem te predložim šta možemo da uradimo da se ne bi ponašali na ovakav način:
1) Kasnite na sastanak
Ukoliko ne želite da zakasnite na početak sastanka treba da krenete na vreme. Postoji nekoliko stvari koje možete da uradite da bi krenuli na vreme. Prvo treba da stavite sastanak u kalendar i da podesite podsetnika dan pre sastanka, kao i sat vremena pre početka sastanka. Podsetnik dan pre vam omogućiti da isplanirate sledeći dan tako da možete stići na vreme, a podsetnik sat vremena pre vas podseća da krenete na vreme.
2) Javljate se na telefon tokom sastanka
Ukoliko treba da se javite nekome na telefon tokom sastanka, to verovatno znači da ste taj poziv očekivali i da vam nešto treba od te osobe, ili je vaš nadređeni. U bilo kojem od ovih slučajeva postoji stvari koje možete uraditi prethodno. Ako ne dobijete poziv koji očekujete pre sastanka, pokušajte da kontaktirate tu osobu pre nego što sastanak počne. Kada su u pitanju nadređeni možete poslati mail sa informacijama da ćete biti na sastanku te da nećete moći da se javite.
3) Proveravate mail tokom sastanka
Predlažem da isključite notifikacije o novim porukama, ili okrenete telefon ekranom ka stolu kako ne biste videli kada stižu. Isto kao i sa javljanjem na telefon, pre sastanka proverite mail, te kontaktirajte one od kojih očekujete poruke kako bi ih dobili pre sastanka.
4) Pričate sa nekim van glavnog toka sastanka
Najsigurniji način da ne pričate sa nekim van toka sastanka jeste da posvećeno zapisujete važne stvari, o čemu ću govoriti u sledećoj stavki.
5) Ne zapisujete važne stvari
Uvek imajte kod sebe rokovnik i olovku. Kreirajte ritual da čim uđete otvorite novu stranicu, upišete datum sastanka, imena prisutnih i jednostavno krenite da zapisujete sve stvari koje su izrečene a za koje zaključite da su važne za vas. Ova navika šalje poruku ostalima da slušate šta govore, i vas stavlja u odličnu situacija nakon sastanka kada možete pregledati sve što ste zapisali i realizovati akcije u skladu sa tim.
6) Previše pričate
Bez obzira na to što je većina sastanak loše organizovana, kada ste već prisutni, pokušajte da kreirate stav da je vreme koje provodite na sastanku odlična prilika da naučite od drugih. Kada kažem naučite, to mogu biti dobre ili loše stvari. Mnogo bolje ćete naučiti ako budete više slušali i zapisivali, a manje pričali.
7) Prekidati druge
Signal da verovatno ne slušate drugoga šta priča jeste da ga prekinete u pola rečenice i kažete ono što ste vi smislili dok je on pričao. Kada ovo uradite, propuštate priliku da sagledate kako neko drugi razmišlja. Umesto toga, kreirajte ritual da dok neko drugi govori zapisujete šta je rekao i tako nećete imati vremena da ga prekidate niti da smišljate vaš odgovor pre nego što on završi.
8) Dolazite na sastanak nepripremljeni
Pripremu za sastanak kada god je moguće, obavite nekoliko dana ranije. Odličan način da ovo uradite jeste da napravite A4 papir koji ćete nazvati priprema za sastanak i da ga popunite. Na ovom papiru možete sebi postaviti pitanja kao što su:
-
Koja je tema sastanka?
-
Da li sam trebao da nešto pripremim za sastnak?
-
Koji su željeni ishodi?
-
Da li treba da ponesem neki prateći materija?
Kada imate ovakav papir ispred sebe, mnogo je manja verovatnoća da ćete nešto zaboraviti i doći nepripremljeni.
9) Budete isključeni tokom sastanka
Zapisivanje važnih stvari tokom sastanka vam omogućuje da budete uključeni svo vreme i ne razmišljate o drugim stvarima.
10) Ne iznositi svoj stav
Tokom sastanka treba da budet aktivni i date svoj doprinom stvarima o kojima se govori. Da biste ovo mogli da uradite na pravi način dođite pripremljeni, slušajte šta drugi govore i iznesite svoj stav u pravom trenutku.
11) Otkazujete učešće u poslednjem trenutku
Zanemarujući okolnosti koje niste mogli planirati, otkazivanje sastanku u poslednjem trenutku je obično posledica lošeg planiranja. Kada stvari planirate dan pre, sve može da se stigne. Jedna od stvari koju možete da uradite jeste da razmislite dobro da li da prihvatite poziv za sastanak ili ne.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
