4 nivoa korišćenja kalendara (i kako da pređete na sledeći nivo)

Svako od vas u ovom trenutku koristi kalendar na jedan od 4 moguća način koji su izloženi u nastavku.

Bez obzira na kojem ste nivou u ovom trenutku, pa čak i ako ste na nivou 3 (postoji nivo 0) sigurno da postoji prostor za unapređenje.

Sve što treba da uradite jeste da:

Korak #1. Prepoznate na kojem se nivou trenutno nalazite

Korak #2. Realizujete korake kako biste prešli na sledeći nivo korišćenja

Korak #3. Uspostavite naviku da koristite kalendar na novom nivou na kome se nalazite

I sve to onda ponovite da biste prešli na sledeći nivo.

Mogući nivoi korišćenja kalendara su:

Nivo 0 = Ne koristite kalendar za bilo kakvo planiranje

Veliki broj ljudi (ne) koristi kalendar na ovakav način. U ovakvim situacijama jedini dodir sa kalendarom jeste kada se proverava koga dana pada određeni datum. Najčešće se kalendaru pristupa sa mobilnog telefona u ovakvim situacijama. Često jedine stavri koje su upisane u kalendar u ovakvim situacijama se one koje se automatski upisuju kroz na primer Google kalendar kao što su praznici tokom godine ili rođendani koji se automatski sinhronizuju kroz kalendar.

Nivo 1 = Kalendar koristite za unošenje stvari u kalendar za koje znate kada će da se dogode

Ovo je princip korišćenja kalendara koji promoviše Dejvid Alen u svojoj knjizi “Getting things done”. U osnovi kada kalendar koristite  na ovakav način samo upisujete stvari kao što su sastanci, odlasci kod zubara i druge stvari koje imaju datum kada se održavaju, odnosno znate kada će da se dogode i ne želite da ih zaboravite. Naprednija varijanta ovakvog korišćenja kalendara jeste da postavite i podsetnike koji će vas napomenuti na stvari koje ste zakazali.

Kako da pređete na ovaj nivo?

• Izaberete alat koju ćete početi da koristite (Google kalendar, Outlook, bilo kakav štampani kalendar)
• Počnete da upisujete sve sastanke koje znate da ćete imati u narednom periodu
• Kada upisujete stvari u kalendar pokušajte da što je približnije moguće odredite vreme trajanja aktivnosti kako biste znali kada ste slobodni a kada ste zauzeti
• Steknite naviku da gledate u kalendar kada planirate buduće aktivnosti kako biste videli kada ste slobodni
• Podešavajte alarm za važne stvari koje ste uneli u kalendar kako ih ne biste zaboravili

Nivo 2 = Kalendar koristite da planirate svoje vreme

Kada koristite kalendar na ovom nivou to znači da kalendar koristite za planiranje vašeg vremena. Pored stvari kao što su sastanci i ostalo što treba da se realizuje tačno određenog dana u određeno vreme, kalendar koristite i da biste odredili rokove do kada treba da završite određene stvari, te određujete blokove vremena u kojima ćete raditi određene stvari. Najbolje je da kalendar na ovaj način koristite za planiranje nedelje pred vama, a u skladu sa mesečnim i godišnjim kalendarom.

U zavisnosti koji vremenski interval posmatrate kalendar na ovom nivou možete koristiti na sledeće načine:

• Godišnji kalendar. Planirate kada ćete ići na odmor. Uočavate važne datume kao što su rođendani ili godišnjice. Beležite veće finansijske izdatke tokom godine kao što je registracija auta ili plaćanje poreza za stan. Sve ovo će vam pomoći da isplanirate stvari na nivou godine i mnogo bolje isplanirate kraće vremenske periode kao što je mesec ili nedelja
• Mesečni kalendar. Posmatrate mesec pred vama i uočavate važnije dogašaje tokom meseca. Ovo mogu biti neka službana putovanja ili važni rokovi za mesec koji je pred vama. Mesečni kalendar treba da bude usaglašen za godišnjim kalendarom.
• Nedeljni kalendar (planiranje nedelje). Planiranje nedelje treba da vam pomogne da realizujete sve najvažnije stvari za tu nedelju. Najbolje je da nedelju planirate tako što odredite koje su to stvari koje želite da postignete, i da onda odvojite blokove vremena kada ćete raditi na tim stvarima. Pored toga treba da upišete sve sastanke, te sve rokove koje imate do kraja nedelje. Naravno, važno je da upišete i termine kada ćete se obnoviti i provoditi vreme sa porodicom i prijateljima.

Kako da pređete na ovaj nivo?

• Pored sastanaka počnite da upisujete i rokove za važne stvari koje vas očekuju u narednom periodu
• Prilikom planiranja počnite da određujete blokove vremena kada ćete nešto raditi
• Date sve od sebe da se ponašate u skladu sa planiranim blokovima vremena
• Pravate zabeleške i pratite koliko ste dobro planirali stvari, šta treba da unapredite a šta ste dobro uradili
• Počnite da kreirate godišnji i mesečni kalendar u koju upisujete odgovarajuće stvari
• Uvodite naviku nedeljnog planiranja

Nivo 3 = Kalendar koristite da planirate vreme u skladu sa idealnom nedeljom

Ovaj način korišćenja kalendara podrazumeva da radite sve što smo naveli na niovu 2 ali da imate šablon za planioranje nedelje koji se zove idealna nedelja.

Šta je idealna nedelja?

Idealna nedelje predstavlja način na koji biste provodili vreme kada biste imali 100% kontrolu nad vremenom. Treba da upitate sebe šta biste radili tokom nedellje kada biste samo vi odlučivali o vašem vremenu. Provblem u ovome jeste što većina ljudi nema jasan odgovor na ovo pitanje, jer treba da su vam potpuno jasni prioriteti da biste dali pravilan odgovor na ovo pitanje.

Kako se kreira idealna nedelja?

Za svaki od dana ili barem za određene delove dana se definišu blokovi vremena tokom kojih će se raditi određene stvari. Idealno bi bilo da su čitavi dani posvećeni samo jednoj stvari na kojoj radite, ali to verovatno, barem u početku nije moguće.

Kako se planira nedelja u skladu sa idealnom nedeljom?

Sada kada imate kreiranu idealnu nedelju, sve rokove, sastanke i blokove vremena planirate u skladu sa pripremljenim šablonom. Na primer, u sklopu idealne nedelje ste odredili da sastanke imate samo utoskom i petkom i sve planirane sastanke zakažete za te dane. Odredili ste ponedeljak da bude dan kada ćete raditi na kreiranju novih prodajnih strategija za vaše poslovanje i aktivnosti vezano za ove strategije planerate upravo za taj dan.

Kako da pređete na ovaj nivo:

• Kreirate šablon idealne nedelje
• Počnite da planirate stvari u skladu sa idealnom nedeljom
• Nemojte se obeshrabriti kada u početku ne budete blizu idealne nedelje jer je to sasvim normalno
• Analizirajte zbog čega niste uradili ono štio ste planirali i pokušajte da budete bolji sledeći put
• Istrajte u ovakvom načinu planiranju dok vam ne postane navika