4 osobine dobrog sistema za upravljanje vremenom

4 osobine dobrog sistema za upravljanje vremenom

Svako od nas ima određeni sistem za upravljanje vremenom. Čak iako mislimo da ga nemamo, takvo odsustvo, takođe predstavlja sistem za upravljanje vremenom. Samo što verovatno u tom slučaju, sistem za upravljanje vremenom nije baš najbolji.

Šta podrazumevamo pod sistemom za upravljanje vremenom?

U ovom blogu ću se pre svega baviti upravljanjem vremenom na poslu. Sistem za upravljanje vremenom, barem kako ga ja vidim, jeste sistem koji nam omogućava da u svakom trenutku donosimo određene odluke vezano za to šta ćemo sledeće da radimo.

Ukoliko je naš sistem dobar donosićemo dobre odluke, ukoliko nije dobar, donosićemo loše odluke.

U nastavku možete da pročitate koje 4 osobine treba da ima dobar sistem za upravljanje vremenom:

#1. Treba da omogući prikupljanje informacija

Ljudski mozake je vrlo loš u pamćenu stvari i zbog toga nam je potreban način da smeštamo sve informacije koje dobijamo tokom dana. Ovo je poteklo od Dejvida Alena, pisca knjige “Ključ za uspeh” i osnivača GTD metodologije produktivnosti.

Ideja je da treba da postoji određeno mesto gde će se nalaziti sve stvari koje treba da uradimo, kao i sve informacije koje su nam potrebne da bismo sve te stvari uradili. Ovo mesto ne treba da bude naš mozak.

Koje stvari treba da prikupljamo tokom dana

Tokom dana treba da prikupljamo informacije vezano za:

  • Nove zadatke koji se pojave
  • Nove informacije vezano za postoječe zadatke
  • Stvari koje planiramo

==

Koje alate koristim za prikupljanje

Kada je u pitanju prikupljanje podataka, koristim dve vrste alata. Jedna vrsta alata se odnosi na dnevno prikupljanje informacija u trenutku kada se pojave, a druga vrsta alata se odnosi na trajno i organizovano smeštanje podataka, koje radim na kraju radnog dana (u manjem broju slučajeva) i tokom analize radne nedelje (u većem broju slučajeva):

  • Dnevno prikupljanje podataka realizujem koristeći sopstveni dnevni planer, kao i rokovnik za beleške koji mi služi da kreiram zapisnike sa sastanaka, te da razrađujem različite ideje koje se pojave tokom dana.
  • Trajno organizovano prikupljanje i smeštanje podataka realizujem koristeći aplikaciju Trello za zadatke, aplikaciju Fanstastical (kalendar) za sastanke, aplikaciju Notion za planiranje i Word za kreiranje zapisnika sa sastanaka

#2. Treba da omogući organizovanje prikupljenih informacija

Prikupljene informacije će mnogo manje da vrede ukoliko nisu dobro organizovane i ukoliko nisu lako dostupne onda kada su nam potrebne.

Zbog toga je važno da osmisliti dobar način organizovanja prikupljenih informacija.

Ovo obično podrazumeva da se sve stvari nalaze na mestim gde treba da budu:

  • Ukoliko radimo na ponudi, važno je da su nam lako dostupni svi zapisnici sa sastanka koji su prethodili davanju ponude.
  • Ukoliko imamo zakazan sastanak, važno je da odmah možemo da pročitamo u koliko je sati, gde treba da idemo, te koja sva dokumenta treba da ponesemo kao i koja je agenda
  • Ukoliko treba da predamo projekat, treba jednostavno da imamo uvid u rok koji je potrebno da ispoštujemo, te šta je ko uradio do sada

==

Koje alate koristim za efikasno organizovanje prikupljenih informacija

Ovih dana koristim uglavnom Trello za organizovanje svih prikupljenih informacija vezano za zadatke koji treba da se završe.

Na primer, ukoliko u Trello imam zadatak kreiran koji je vezan za davanje ponude, u okviru tog zadatka imam priložene sve zapisnike sa sastnaka, sve verzije ponude koje su do sada kreirane, kao i sve komentare koji su važni za davanje ponude tako da svemu tome mogu lako da pristupim.

#3. Treba da omogući planiranje

Drugim rečima treba da omogući da budemo u najvećem brju situacija proaktivni i da radimo na najvažnijim stvarima, a ne da bude reaktivni i radimo stvari koje su hitne.

Ovo se najpre realizuje dobrim planiranjem.

Planiranje treba raditi na nekoliko vremenskih nivoa:

  • Kvartalno. Treba da isplaniramo koje sve stvari želimo da realizujemo u kvartalu. Kada isplaniramo sve stvari, onda će nam to pomoći da isplaniramo pojedinačne mesece.
  • Mesečno. Kada smo isplanirali kvartal, na osnovu tog plana treba da isplaniramo mesec i koje sve stvari želimo da realizujemo tokom meseca.
  • Nedeljno. Na osnovu planiranog meseca treba da isplaniramo nedelju pred nama.
  • Dnevno. Na osnovu isplanirane nedelje treba da isplaniramo sate u danu

==

Koje alate koristim za planiranje

Za planiranje koristim proceduru analize radne nedelje, te dnevni planer. Mesečni plan obično nemam formalizovan u određenom obliku, već ga formiram kao niz bočkica koje proizilaze iz kvartalnog plana.

Svakodnevno koristim dnevni planer za planiranje dana.

Program u kome kreiram analizu radne nedelje je Notion.

#4. Treba da omogući filtriranje i bržu realizaciju obaveza

Filtriranje obaveza

Pod filtriranjem mislim na to da moramo imati sistem koji će onemogućiti da određene stvari uopšte dođu do nas. Želimo da izbegnemo situacija da bez obzira na to što imamo odličan sistem, ipak ne uspevamo da završavamo najvažnije stvari

Ovo je sistem koji će omogućiti da kažemo NE određenim obavezama.

Brža realizacija obaveza

Ovde mislim na automatizaciju određenih procesa, kao što je na primer kreiranje različitih šablona za stvari koje se ponavljaju. Na primer, za davanje ponuda, za svaki od proizvoda treba da imamo šablon, u okviru koga onda samo menjamo određene stavke.

Ažurirano: 21.02.2022


© Copyright 2022. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh