Već sam na ovom blogu pisao o važnosti prikupljanja svega novog što pristiže tokom dana kako bismo mogli to sve da procesuiramo, smestimo na odgovarajuća mesta i kasnije se bavimo tim stvarima kada za to dođe vreme.

Ukoliko želimo da ovaj proces bude efikasan važno je da imamo odgovarajuće alate koje ćemo koristiti u zavisnosti od konala kojim nam je stigla informacija te od vrste informacije koju želimo da sačuvamo.

U nastavku pogledajte koje alate koristim i na koji način ih koristim:

Alati koje koristim svakodnevno

Postoje 3 alata koje koristim apsolutno svakoga dana i koji su obavezni delovi mog sistema produktivnosti. Najveći broj stvari koji se pojavi tokom dana prikupim na ovakav način.

#1. Dnevna kartica za planiranje i evidentiranje

Ukoliko se nalazim za radnim stolom, većinu novih stvari koje se pojavljuju ću zapisati na poleđini dnevne kartice koju koristim za planiranje i evidenciju stvari na dnevnom nivou. Obično ću zapisati u samo nekoliko reči o čemu se radi što je dovoljno da mogu kasnije ovu informaciju da prebacim u neki od stabilnijih mesta kao što je aplikacija za čuvanje zadataka ili kalendar. Povremeno ću dodati i oznaku pored zabeleške kako bih bolje razumeo kontekts onoga što sam zapisao.

Na primer ukoliko je to što sam zapisao neka vrsta zadatka staviću kvadrat ispred ili ukoliko je u pitanju nešto što treba neko drugi da završi staviću strelicu. U određenim situacijama flomasterom ću označiti ukoliko je nešto važno ili hitno. Na primer ukoliko postoji neki rok koji je važno da upamtim vezano za stvar koju sam upisao.

#2. Apple reminders aplikacija

Kada postoji neki zadatak koji treba da uradim tokom dana kasnije, ali je zadatak takav da treba da ga uradim u tačno određenom trenutku, na primer u 15:00 tog dana onda taj zadatak upisujem u Apple reminders i postavljam podsettnik da zvoni u vreme kada treba da realizujem aktivnost. Ukoliko ovo ne uradim na ovakav način velika je verovatnoća da ću zaboraviti da uradim taj zadatak.

#3. Fantastical calendar

Povremeno ću putem email-a dobiti poziv za sastanak koji je kreiran kroz razlilite aplikacije. Ukoliko prihvatim sastanak on se automatski evidentira u Google kalendaru kome pristup kroz Fantastical aplikaciju koju koristim kao podrazumevanu aplikaciju za kalendar. Na ovakav način ne moram da brinem da li ču evidentirati sastanak već se sve realizuje automatski što je značajno olakšanje.

Alati koje koristim povremeno

Postoje situacija kada prethodno navedeni alati nisu najbolje rešenje iz različitih razloga: možda se nalazim u kancelariji, možda je zabeleška takva da se ne može prikupiti ovim alatima, ili možda ovi alati nisu najefikasniji način da nešto evidentiram. U takvim situacijama koristim sledeće alate:

#4. Moleskine rokovnik

Bilo kakvu razradu ideja koje imam obično radim u Moleskinu rokovniku koji uvek nosim sa sobom. Zaista verujem da su olovka i papir mnogo bolji alat za razmišljanje od bilo kakve aplikacije i zbog toga uvek kada je moguće u ovakvim situacijama koristim rokovnik. Moleskin rokovnik je i mesto gde smeštam sve fizičke stvari sa kojima se srećem tokom dana. Obično ih sve smestim u džep koji je nalazi na kraju rokovnika. Ovde obično smeštam vizit karte koje dobijem, flajer koje želim da sačuvam u elektronskoj formi ili bilo koje vrste zabeleška koje uradim na papirićema ili post-it papirima. Ukoliko ne uspem ranije, znam da ću sigurno tokom Nedeljnog Sistem Planiranja pregledati sve ove papire i uraditi sa njima šta je neophodno.

#5. Alarm na mom iPhone-u

Povremeno ću umesto Apple reminders jednostavno postaviti alarm na mom iPhone vezano za određenu stvar koja se pojavila, koju treba da evidentiram a ne žeim da je zaboravim. Ovo su običnos stvari koje nisu zadaci već nešto što treba da se uradi samo jedanput i nema veze sa bilo kakvim projetom na kome trenutno radim. Na primer kada mi moja supruga kaže da je zovnem pre nego što krene kući sa posla da je napomenem da nešto uradi.

#6. Remember this widget na iPhone-u

Ovaj Widget je veoma koristan jer omogućava brzi unso u Apple Notes beležaka. Kada klikenm na ovaj Widget pojavi se prozor u kome mogu da kreiram brzu zabelešku. Opciono može da se napravi i fotografija. Nedostatak ovog widgeta jeste što ne postoji mogućnost da se odmah doda slika sa telefona jer sam često želim da dodam sliku ekrana koja mi je važna. Jedini mogući način jeste da kasnije uđem u Apple Notes i dopunim zabelešku slikom ekrana što vrlo često ne uradim ili ukoliko sam baš na visini zadatka uradim kada realizujem Nedeljni Sistem Planiranja.

#7. Označavanje pristiglih email-ova sa oznakom “pročitaj kasnije”

Povremeno ću neki pristigli email označiti oznakom odnosno label-om pročitaj kasnije. Voleo bih da kažem kako svake nedelje prođem kroz sve email-ove koje označim na ovakav način ali to najčešće ne radim već to uradim možda jednom u 2 ili 3 meseca.

#8. Čuvanje objava na društvenim mrežama

Kada na Twitter-u pronađem nešto zanimljivo onda obično sačuvam tu objavu u samoj aplikaciji. Problem sa ovakvim načinom čuvanja je što često zaboravim da sam nešto sačuvao. Povremeno, svake 2-3 nedelje pregledam sačuvane objave i onda ono što mi je važno premestim na druga mesta. Ista stvar je i sa objavama na drugim društvenim mrežama kao što je Instagram ili Linkedin.

#9. Otter aplikacija

Ovu aplikaciju koristim povremeno za kreiranje glasovnih zabeleški. Obično ukoliko se nalazim u kolima i zastao sam negde kako bih ubeležio nešto važno. Koristim ovu aplikaciju u besplatnoj verziji i sasvim mi je dovoljna.

Aplikacija koju koristim svakog dana za prikupljanje ali i za druge stvari

#10. Apple notes

Aplikacija koju najviše koristim na dnevnom nivou je svakako Apple Notes. Koristim je za različite stvari. Između ostalog i za prikupljanje. Često kada nešto fotografišem da bih upamtio, to ne sačuvam kao sliku već smestim u Apple Notes. Ovo je mesto gde čuvam i različite linkove koje želim da upamtim. Pored svega ovoga, ovu aplikciju koristim i da bih napravio različite zabeleške kada za to ne koristim moj Moleskine rokovnik.

===

Sistem za prikupljanje ne treba da zavisi od aplikacija koje koristimo. Zbog toga se i zove sistem. Svako od nas treba da korsiti one aplikcije koje mu najviše odgovaraju. Generalno smatram da svako od nas treba da se trudi da koristim što manje aplikacija. Na primer ukoliko bi Apple Notes imao opciju za glasovne zabeleške, sigurno bih prestao da koristim Otter aplikaciju.