Tehnologija
Tehnologija
Planiranje meseca je korisna aktivnost koje može da ima važan doprinos kada je u pitanju ostvarenje ciljeva koje postavimo za godinu.
Međutim, za razliku od nedeljnog planiranja koje treba da sadrži niz detalja kao što su recimo najvažniji zadaci koje treba da realizujemo tokom nedelje, mesečni plan je, barem kako ja to vidim, neka vrsta pomoćnog alata koji treba da nam pomogne da lakše isplaniramo naše nedelje.
U nastavku pogledajte koje faze treba da sadrži planiranje meseca, koje alate možete da koristite i na koji način će vam ovakvo planiranje pomoći da budete produktivniji:
#1. Napravite pregled meseca pred vama
Potrebno je da pred sobom imate uvid u mesec koji želite da isplanirate.
Ovo možete da uradite na jedan od sledećih načina:
- Možete koristi neku od aplikacija koje se svakodnevno koriste kao što su Google kalendar ili Outlook
- Možete koristiti aplikaciju za kalendar na telefonu
- Možete koristiti papirnu varijantu, po mogućnosti A3 format
Moja preporuka jeste da koristite papirni pregled meseca odštampan na A3 formatu.
Ima nešto u tome kada uzmete novi papir sa odštampanim pregledom meseca gde onda upisujete odgovarajuće datume. Očekujem da ćete, kao i ja, imati osećaj svežeg početka i da ćete optimistički pristupiti planiranju meseca.
Glavne prednosti korišćenja papirnog pregleda koji možete sami da kreirate su:
- Ne nalazi se na bilo kojem uređaju tako da ne postoje ometanja u vidu različitih notifikacija
- Možemo da ga prilagodimo na način kako nama odgovara
- Imamo fizičku stvar koja nma privlači pažnju i koju možemo mnogo lakše koristiti kao alat za donošenje boljih odluka.
Kako ja radim:
Moj pregled meseca koji štampam na A3 papiru ima sledeće specifičnosti:
- pregled nedelje koji počinje od subote. Ovo je iz razloga što ja nedelju posmatram na način da mi je prvi dan subota. Ovo je iz razloga što kada posmatram na ovakav način nedelju, na samom početku imam dva neradna dana tokom kojih imam najveću kontrolu nad vremenom i mogu dobro da se pripremim za radne dane koji slede.
- Kolonu napomena koju koristim za različite stvari a najčešće da postavim komentare vezano za određene stvari koje sam upisao u pregled meseca.
#2. Uočite praznike i neradne dane (ukoliko postoje) kao i vikende
Važno je da prvo uočite dane kada ste slobodni i kada imate najveću mogućnost da upravljate svojim vremenom. Ovo su dani kada možete planirati aktivnosti koje vas obnavljaju i koje će vas dugoročno učiniti produktivnijim i efikasnijim.
Ukoliko koristite elektronske kalendare ovde ćete imati problem jer nisu vikendi označeni na bilo kakav poseban način. Jedino što znate jeste da su to poslednja dva dana u mesečnom pregledu (ukoliko je pregled tako napravljen). Neki od kalendara mogu imati uključene neradne dane i praznike koji se onda automatski prikazuju što je dobra stvar.
Ono što možete sami da uradite u ovakvoj situaciji jeste da kao "celodnevna aktivnost" upišete vikend i onda će se to prikazati u pregledu meseca na vrhu.
Ukoliko koristite štampani kalendar imaćete malo više posla. Prvo treba da upišete datume za odgovarajuće dane u pregledu, a nakon toga treba da označite vikende na poseban način kao i praznike.
Kako ja radim:
Kada odštampam A3 pregled meseca realizujem sledeće korake:
- U gornjem desnom uglu prostora koji predstavlja jedan dan crtam kvadrat i u njemu upisujem odgovarajući datum
- Pregled već ima označene vikende tako što ima vertikalna linija koja je crtkasta i nešto deblja i na taj način su vizuelno odvojeni dani vikenda i samo pogledam koji su to datumi
- Upišem preko određenih dana kada su praznici ili neradni dani i onda signirnim flomasterom napravim liniju preko teksta tako da ovi dani mogu lako da se uoče
#3. Upišite termine sastanaka, događaja ili rokove koji su vam već poznati
Sada treba da upišete sve termine sastanaka, događaja i rokova koji su vam poznati u trenutku kada planirate.
Ovo mogu biti neke od sledećih stvari:
- Redovni poslovni sastanci koje imate (kolegijumi, nedeljni sastanci i slično)
- Rokovi koje je važno da ispoštujete (registracija auta, produžavanje pasoša, lekarski pregledi koji su već zakazani, plaćanje stanarine ili kredita)
- Putovanja koja ste već isplanirali i eventualno ranije kupili avionske karte
- Obaveze koje se na posredni način tiču vas (odlazak dece na eksurziju ili neko putovanje, odsustvo bračnog para koje utiče na ličnu organizaciju i slično)
- Rok do kada treba da realizujete neku važnu poslovnu aktivnost (rok za predaju tendera, rok za predaju izveštaja)
Kako ja radim:
Upisujem sledeće stvari:
- Upisujem dane kada imam redovni nedeljni kolegijum (svakog četvrtka)
- Upisujem termine obuka ukoliko su prethodno dogovorene. Ovo je posebno važno za mene jer se obuke uglavnom održavaju u popodnevnim časovima i vikendom što utiče na vreme koje provodim sa porodicom
- Upisujem termine kada je moja supruga dežurna na poslu. Ona je pedijatar kardiolog i nekoliko puta mesečno je dežurna, tako da tim danima nije kod kuće što utiče na organizaciju vremena u popodnevnim časovima.
#4. Usaglasite aktivnosti na nedeljnom nivou i eventualno ih korigujte
Sada kada ispred sebe imate unete sve stvari o kojima smo prethodno pričali imate prostor u kome možete planirati aktivnosti koje vas približavaju ostvarenju vaših ciljeva.
Što se tiče planiranja meseca na preporučujem da imate "mesečne ciljeve".
Mislim da je bolji pristup da imate ciljeve na nedeljnom nivou.
Zbog toga pregled meseca treba da vam služi više u smislu kontrole i sagledavanje mogućnosti kada je u pitanju realizacija nedeljnih ciljeva, koji naravno treba da se zasnivaju ne ciljevima koje ste postavili za čitavu godinu.
Kako ja radim
Jedna od stvari koju se trudim da realizujem tokom svakog meseca jeste prodajna kampanja vezano za moje obuke. Prodajnu kampanju mogu da realizujem kroz mailing listu, ili kroz promociju na društvenim mrežama.
Pregled meseca mi pomaže u ovakvim situacijama jer mi daje uvid u najbolje termina kada treba da realizujem kampanju, jer želim da izbegnem datume kada su praznici i neradni dana, jer su tada ljudi uglavnom odsutni i učinak kampanja je manji.
Pored toga, u koloni napomena koja je poslednja u pregledu moseca koji ja koristim upisujem različite komentare vezano za pojedine nedelje. Na primer, ukoliko u nekoj nedelji postoje samo 2 neradna dana, a tokom te nedelje mi je rok za recimo predaju tendera, to mi ukazuje da sve treba da bude gotovo prethodne nedelje kako ne bih ušao u kašnjenje.
#5. Upisujte komentare tokom meseca na osnovu kojih ćete naučiti važne stvari za planiranje sledećeg meseca
Verovatno jedan određeni broj aktivnosti koje ste planirali se neće realizovati. Skoro sigurno će se dogoditi neke stvari koje niste planirali. Sve ovo je važno da evidentirate i na osnovu toga naučite kako možete bolje planirati sledećeg meseca.
Ukoliko koristite bilo kakvu verzije elektornskog kalendara, možete postaviti komentare vezano za određene događaje gde ćete eventualno objasniti zbog čega sve nije išlo po planu. Takođe, prednost elektronskih kalendara jeste što se lako mogu premeštati događaji.
Ovo premeštanje događaja bez traga može da bude i nedostatak jer onda nemate uvid u to koliko ste stvari dobro isplanirali na početku meseca.
Kako ja radim:
Pišem komentare u okviru napomene za određene nedelje, a pored toga pišem i u samim danima kao i sa strane na marginama. Nije mi važno da pregled izgleda uredno, već mi je bitno da mi služi kao alat na osnovu koga mogu da vidim koliko sam uradio od planiranog za mesec i koliko sam uopšte dobar u planiranju.
Za razliku od nedeljnog plana, na mesečnom pregledu ne štikliram stvari koje uradim.
