Kako da organizovano čuvate elektronska dokumenta na računaru, u digitalnim beleškama i na cloudu-u

Moj sistem organizovanja elektronskih dokumenata se zasniva na PARA metodu koji je ustanovio stručnjak za produktivnost Tiago Forte. Ono što sam ja uradio jeste da sam primenio ovaj metod uz nekoliko manjih modifikacija.

2 načina čuvanja elektronskih dokumenata

Postoji dva načina na koji organizovano možemo čuvati elektronska dokumenta:

• Statički način gde sva dokumenta čuvamo na osnovu određene hijerarhije foldera koju smo ustanovili i jednom kada snimimo dokument, taj dokument ostaje na tom mestu stalno i jedino što možemo da uradimo jeste da ga obrišemo.
• Dinamički način gde ustanovljavamo hijerarhiju foldera koja je statična a u okviru nje postoje folderi koji se kreću u okviru hijerarhije u zavinosti od trenutnog statusa tih foldera a na osnovu načina na koji smo organizovali statične foldere. Dakle u ovakvoj organizaciji jedan folder može biti u jednom trenutku u okviru jednog glavnog foldera koji možemo zvati i kategorija a kasnije može biti u okviru drugog foldera (kategorije).

Šta je PARA metod za organizovanje elektronskih dokumenata

Kao što sam već napisao, moj sistem se zasniva na PARA metodu. PARA metod podrazumeva da bilo koja informacija u elektronskom obliku pripada jednom od 4 glavna foldera odnosno kategorije:

• (Projects) Projekti = Stvari na kojima trenutno radimo na poslu i u životu
• (Areas) Oblasti = Dugoročne odgovornosti koji imamo tokom čitavog života
• (Resurces) Resursi = Interesovanja koja imamo a koja nam mogu biti korisna u budućnosti
• (Archive) Arhiva = Sve stvari iz prethodnih kategorija koje trenutno nisu aktivne

U nastavku su I konkretni primeri za svaku od kategorija.

Projekti:

• Očistiti ostavu
• Napisati blog
• Realizovati prodajnu kampanju
• Srediti lozinke

Oblasti:

• Marketing
• Prodaja
• Produktivnost
• Zdravlje
• Finansije
• Kuća
• Deca
• Kola

Resursi:

• Fotografija
• Kuvanje
• Filmovi

Arhiva:

• Projekti koje smo završili ili koji su trenutno na čekanju iz nekog razloga
• Oblasti koje nam više nisu relevantne
• Resursi koji nas više ne interesuju

Suština ovog načina organizovanja dokumenata jeste da sva dokumenta organizujemo na osnovu stvari na kojima radimo.

4 glavna foldera odnosno kategorije su kreirani i u skladu sa nivoom urgentnosti, pa tako stvari koje smeštamo u projekte imaju najveći nivo urgentnosti a stvari koje smeštamo u arhivu imaju najmanji nivo urgentnosti.

Šta nedostaje (po meni) PARA metodu

PARA metod je odličan ali za mene ima 2 nedostatka:

• Svi projekti se tretiraju jednako. Svake godine nekoliko projekata koji su mi važniji od drugih a to su moji ciljevi za godinu. Potreban mi je takav način organizacije čuvanja dokumenata da imam i vizuelni doživljaj da su ciljevi na prvom mestu, odnosno pre svih projekata koji su u toku, te da su mi lako dostupni.
• Nije do kraja jasno šta se radi sa dokumentima koja se dele sa drugima. U današnje vreme baratamo velikim brojem deljenih dokumenata koji su nam neophodni za rad i nekako nije do kraja jasno na koji način se ova dokumenta čuvaju.

Jedinih 7 foldera za sve stvari u životu

Imajući u vidu stvari koje mi ne odgovaraju a koje sam prethodno naveo, uveo sam još 3 foldera u okviru kojih se mogu organizovati sve elektronska dokumenta:

• Sanduče (novo)
• Ciljevi (novo)
• Projekti
• Oblasti
• Resursi
• Arhiva
• Deljeno (novo)

U nastavku su I objašnjenja za dodatne foldere

• Sanduče. = Ovde stavljam sve ono za šta još uvek nisam siguran gde treba da bude smešteno ili jednostavno trenutno nemam vremena da se bavim tim dokumentima.
• Ciljevi. = Svake godine postavljam ciljeve i u ovom folderu se uvek nalaze folderi sa ciljevima za tekuću godinu.
• Deljeno. = Ovde smeštam sva dokumenta koja su trenutno podeljena sa drugima ili planiram da ih podelim u bućnosti

Gde se može primeniti ovakva struktura foldera

Ovakva struktura foldera se može primeniti na bilo kome mestu gde čuvamo elektronska dokumenta:

• Hard disk koji se nalazi na našem računaru
• Hard disk koji se nalazi na serveru
• Različiti pokretni hard diskovi i fleš memorije
• Cloud rešenja za čuvanje dokumenata (Google Drive, OneDrive, DropBox, iCloud i druga rešenja)
• Aplikacije za čuvanje digitalnih beležaka (Apple Notes, OneNote, Evernote i slično)
• Različita SaaS rešenja koje koristimo (Canva i slično)

Kako da započnete sa ovakvom organizacijom foldera

Predlažem sledeće korake ukoliko želite da započnete sa ovakvom organizacijom foldera:

1. Kreirajte folder Arhiva. Sva dokumenta (apsolutno sva :-) ) smestite u ovaj folder. Na ovakav način ćete kreirati osećaj “novog početka” a nećete obrisati niti jedan dokument.
2. Kreirajte folder Projekti. Sada kreirajte nove foldere u skladu sa projektima na kojima trenutno radite. Kada kreirate ove foldere možete dokumenta koje ste prethodno smestili u arhivu a imaju veze sa projektima na kojima radite da smestite u odgovarajuće projekte.
3. Kreirajte foldere Oblasti i Resursi. Predlažem da nove foldere u okviru foldera oblasti kreirate tek nakon što postoje neki fajlove koje imate potrebu da smestite u okviru ovog foldera. U protivnom ćete imati veliki broj praznih foldera.
4. Kreirajte folder Deljeno. U ovom folderu kreirajte foldere sa dokumentima koja planirate da delite sa drugima, naravno samo ukoliko takvi folderi postoje.
5. Kreirajte folder Sanduče. Ovo je jedini folder koji ćete za sada kreirati a da u njemu neće odmah biti dokumenata jer je ovaj folder namenjen kao privremena lokacija za dokumenta kojima nemate vremena trenutno da se bavite ili niste sigurni gde ih treba smestiti.

Kako da održavate ovakvu organizaciju foldera

Ukoliko želite da ovakva organizacija foldera bude efikasna potrebno je da povremeno (barem jednom nedeljno) premeštate određene foldere u odgovarajuće kategorije kada je to potrebno.

Na primer:

• Kada završite neki folder koji je bio u okviru kategorije projekti, možete ga premestiti u arhivu ili u resurse
• Kada realizujete neki cilj (ili ne realizujete) premestite ga u arhivu
• Skoro svakoga dana bilo bi dobro dokumenta iz foldera Sanduče premeštati u odgovarajuće foldere

Dobre prakse za rad sa ovakvim sistemom

U nastavku je i nekoliko predloga koji će omogućiti efikasniji rad sa ovakvim sistemom:

• Nikada ne treba kreirati prazan folder. Mnogo bolje je napraviti folder onog trenutka kada se pojavi dokument koje je potrebno smestiti u takav folder.
• Dokument često može biti smešten na više mesta. Ovde ne treba previše razmišljati. Možemo koristiti intuiciju i postaviti dokument gde nam se čini da najviše pripada. Ukoliko kasnije zaključimo da tom dokumentu nije mesto u tom folderu, jednostavno ga možemo premestiti.
• Kada želimo da nađemo neki dokument prvo treba da se poslužimo pretragom. Treba izbegavati da idemo i tražimo u okviru pojedinih foldera.