Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći

Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći

Kako da odlučimo šta ćemo da radimo u određenom trenutku?

Ovo je pitanje na koje većina nas nema pravi odgovor i svi se mučimo sa ovim tokom dana i verovatno u određenom broju slučajeva pravimo pogrešne izbore. Istraživanja pokazuju da ljudi prave izbor uglavnom na osnovu hitnosti. Najčešće će uraditi zadatak koji je najhitniji, odnosno čiji rok za završetak je najbliži bez obzira na važnost tog zadatka. Najjednostavniji primer za ovo jeste kada nam zazvoni telefon. Većina će se javiti bez obzira na to šta radi, jer je telefonski poziv stvar koja ima najbliži rok za realizaciju u tom trenutku.

Nije problem da rešavamo stvari koje su hitne tokom dana, ali je problem ukoliko najveći deo vremena provodimo na rešavanju ovakvih stvari što znači da radimo samo stvari koje su hitne, a koje ne moraju biti važne. Sve što treba da uradimo jeste da u trenutku kada se pojavi neki zadatak zastanemo za trenutak i razmislimo o njegovoj važnosti a ne samo o hitnosti i izaberemo da li ćemo ga uraditi ili ne.

Naravno, u realnom svetu ovo je teško izvesti u svakom trenuku i potrebno je dosta prethodnog rada da bismo mogli sebi da omogućimo ovakve izbore. Jedna od stvari koja može da nam pomogne je Ajzenahuerova matrica.

Šta je Ajzenahauerova matrica?

Ajzenhauerova matrica je alat koji je osmislio Američki general i predsednik Amerike Dvajt Ajzenhauer, a koji je kasnije učinio masovno popularnim Stiven Kovi u svojoj knjizi 7 navika uspešnih ljudi. Ovaj alat nam omogućava da uočimo razliku između stvari koje su hitne i koje su važne i lakše izaberemo šta ćemo da radimo u određenom trenutku. Ovaj alat nam pomaže da razmotrimo dugoročni uticaj realizacije određenog zadatka i na taj način odlučimo da li ćemo uraditi zadatak u tom trenutku, kasnije, prepustiti nekom drugom da to uradi umesto nas ili eventualno izabrati uraditi zadatak uopšte. Alat je matrica koja nam pomaže da vizuelizujemo sve naše zadatke smeštajući ih u jedan od četiri kvadranta razmatrajući hitnost i važnost zadataka. Svi naši zadaci i projekti mogu da se smeste u jedan od 4 kvadranta ove matrice:

  • Zadaci koji su hitni i važni. Zadaci koje treba da završimo odmah.
  • Zadaci koji nisu hitni i važni su.Zadaci koje treba da isplanirano kada ćemo da radimo
  • Zadaci koji su hitni i nisu važni. Zadaci koje možemo prepustiti nekom drugom da uradi.
  • Zadaci koji nisu hitni i koji nisu važni. Zadaci koje ne bismo trebali uopšte da radimo. Naravno urealnom svetu, često je teško uočiti gde spada određeni zadatak, odnosno projekat.

Stiven Kovi ovako objašnjava šta su hitni a šta su važni zadaci:

Hitne stvari su one koje zahtevaju našu trenutnu akciju. Ovo su vidljive stvari koje se pojavljuju i koje zahtevaju našu pažnju odmah. Često hitne stvari imaju očiglednu posledicu ukoliko se ne urade. Ovi zadaci se ne mogu izbeći.

Važne stvari, sa druge strane su one koje doprinose ostvarenju naših dugoročnih ciljeva i u skladu su sa našim vrednostima. Ove stvari zahtevaju planiranje i promišljene akcije. Koje su važne stvari zavisi od naših vrednosti i naših ciljeva i različite su za različite ljude.

Koji su elementi matrice?

Kvadrant #1. Zadaci koji su hitni i važni

Kao što sam već rekao, ovo su zadaci koji zahtevaju našu trenutnu akciju i gde postoje vidljive posledice ukoliko ih ne uradimo. Često su ovo stvari koje nam je dodelio pretpostavljeni ili stvari nad Kohima nemamo kontrolu i to nije problem. Problem je što se ovde javljaju stvari koje su posledica naših prethodnih akcija, loših izbora ili nepotrebnih odlaganja koje su učinile da stvar postane hitna i bitna. Na primer:

  • Poziv nezadovoljnog klijenta
  • Kvar na kolima
  • Curenje vode iz mašine za veš ili česme
  • Poslednji dan za uplatu rate za kredit
  • Iznenadni sastanak zbog neke krizne situacije
  • Plakanje bebe

Zadaci u prvom su neizbežni. Međutim, ukoliko najveći deo vremena provodimo radeći ovakve zadatke nećemo biti u stanju da ostvarimo dugoročne ciljeve i da veći deo vremena radimo u skladu sa našim vrednostima i verovanjima. Najlakše je razmišljati o ovim stvarima kao o nečemu nad čim uglavnom nemamo kontrolu, međutim istini je da imamo mnogo više kontrole nego što mislimo.

Kvadrant #2. Zadaci koji nisu hitni i koji su važni

Ovo su zadaci koji su vezani za naše dugoročne ciljeve i za vrednosti u koje verujemo. Najveći izazov vezano za ove zadatke jeste što obično nemaju bilo kakav rok koji nas pritiska zbog čega ih često odlažemo. Međutim, ukoliko ove zadatke redovno realizujemo mnogo je veća verovatnoća da ćemo ostvariti naše ciljeve i živeti srećan život. Na primer:

  • Redovam odlazak u teretanu
  • Vođene teških razgovora sa voljenom osobom
  • Pravilna ishrana
  • Započinjanje sospstvenog biznisa
  • Štednja novca
  • Građenje odnosa sa ljudima

Kada realizujemo aktivnosti u ovom kvadrantu, to znači da se ne bavimo problemima, već da pravimo prostor za lični razvoj i otvaramo različite mogućnosti na privatnom i poslovnom planu. Ovaj kvadrat znači da smo proaktivni. Stiven Kovi kaže da treba da se trudimo da najveći deo vremena provodimo u ovom kvadrantu. Stvar je u tome da će ove aktivnosti doprineti vremenom da se smanji broj zadataka koji su vezani za kvadarata jedan, jer ćemo proakivno delovati i učiniti da se sve manje događaju. Ukoliko redovno vodimo kola na pregled (aktivnost kvadrant 2) mnogo je manja verovatnoća da ćemo imati iznenadni kvar i da ćemo ga rešavati na putu (aktivnost kvadrant 1).

Kvadrant #3. Hitno zadaci koji nisu važni

Ovo su zadaci koji su često vezani za nešto što nam je dodelio neko drugi da uradimo ili zadaci u kojima nismo dobri a trebaju da se urade da bismo ostvarili nešto što nam je važno. Ovde spadaju i svakodnevni zadaci koje mora svako od nas da obavi a koji ne moraju biti povezani sa našim ciljevima. Na primer:

  • Čitanje email poruka koje nisu važne
  • Neproduktivni sastanci
  • Usputna konverzacija koja ne donosi vrednost
  • Rešavanje problema drugih ljudi koji nam nisu bitni
  • Proveravanje notifikacija na telefonu

Kod ovih zadatak opet imamo očigledan rok koji može da učini da reaktivno reagujemo i počnemo da radimo zadatak bez obzira što nam nije važan. S obzirom da su ovo često zadaci koji nam je dodelio neko drugi, ponekad nismo u situaciji da ih ne radimo. Međutim, u najvećem broju slučajeva treba da razmislimo da li postoji mogućnost da ih uradi neko drugi, i zbog toga je delegiranje najbolji alat koji možemo koristiti da bismo izbegli aktivnosti iz ovog kvadranta. Najveći problem sa ovim kvadratnom je u tome što je nekada teško zaključiti da li je aktivnost važna ili nije važna, odnosno da li je u ovom kvadrantu ili u kvadrantu 1.

Kvadrant 4. Zadaci koji nisu važni i koji nisu hitni

Ovde spadaju aktivnosti koje su gubljenje remena i koje ne bismo uopšte trebali da radimo. Obično su vezane za različite stvari koje nam kratkoročno pružaju zadovoljstvo ali nas dugoročno udaljavaju ili onemogućavaju ostvarenje ciljeva. Na primer:

  • Ogovaranje
  • Preslaganje ikonica na računaru (moja omiljena aktivnost)
  • Pretraživanje Interneta
  • Previše čokolade (takođe omiljena)
  • Gledanje televizije koja nam ne daje nikakvu

Ovakve aktivnosti uopšte ne treba da radimo. Naravno, potrebno je sebi da priuštimo različite stvari koje nas opuštaju i pomažu da se obnovimo, samo što je potrebno da takve aktivnosti biramo da budu u skladu sa našim dugoročnim ciljevima a ne kratkoročnim zadovoljstvom.

Kako možemo matricu koristit da bismo postal u svemu što radimo?

Kao što sam već rekao, nije tako jednostavno u svakodnevnom životu podeliti sve stvari koje radimo u jedan od 4 kvadranta. Ono što treba svako od nas da se trudi jeste da najveći deo vremena budemo u kvadrantu 2, jer sam već objasnio da su tu aktivnosti koje najviše doprinose ostvarenju naših ciljeva. Većina ljudi najviše vremena provodi u kvadrantima 1, 3 i 4. Prvi korak bi bio da prepoznamo koje su to aktivnosti. Važno je da razumemo da je ovo za svakoga od nas različito i da zavisi od toga šta želimo da postignemo u životu. Na primer, za nekoga ko se bavi kreativnim radom odgovaranje na emailove može biti aktivnost iz kvadranta 3., dok je za asistenta direktora ovo aktivnost iz kvadranta 1 ili kvadranta 2. Kada prepoznamo sve aktivnosti i rasporedimo ih u kvadrante, treba da napravimo plan na koji način da povećamo aktivnosti u kvadrantu 2, a da smanjimo broj aktivnosti u kvadrantu 1 i kvadrantu

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 1.:

  • Treba da naučimo na osnovu prethodnih projekata zbog čega kasnimo sa realizacijom i zbog čega dolazimo u situaciju da imamo kratke rokove. Nakon toga treba da primenimo naučeno u sledećim projektima i izbegnemo prethodne situacije.
  • Treba da bolje planiramo vreme. Redovno treba da kreiramo kvartalne, mesečne i nedeljne planove vezano za sve aktivnosti koje treba da obavimo, zajedno sa jasnim rokovima do kada moraju biti odrađene ključne aktivnosti.
  • Treab da razmislimo o projektima ili klijentima sa kojima možda ne treba više da radimo jer izazivaju veliku količinu stresnih situacija ili rada pod pritiskom uz kratak rok.

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 3.:

  • Treba da razmislimo o tome na koji način možemo da napravimo šablone za aktivnosti koje se ponavljaju kako bi nam pomogli da ubrzamo rad.
  • Treba da napravimo spisak stvari koje možemo delegirati na druge, posebno ukoliko postoje ljudi koji su bolji od nas u tim stvarima.
  • Treba da pokušamo da ovakve vrste zadatak radimo jedan za drugim, odnosno da grupišemo slične aktivnosti kako bismo bili efikasniji. Na primer, na kraju dana odvojimo 30 minuta da odgovorimo na email poruke koje nisu hitne.

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 4.:

  • Treba bolje da se povežemo sa dugoročnim ciljevima koje želimo da ostvarimo tako da smo posvećeni napredovanju i da nismo podložni kratkoročnim zadovoljenjima.
  • Potpuno je u redu da se opustimo i da neko vreme ne radimo ništa, samo je važno da to ne preraste u negativnu naviku gde počinjemo da gubimo dosta vremena na aktivnosti koje nisu bitne.
  • Treba da se trudimo da maksimalno iskoristimo vreme dok smo na poslu za rad. Ovo će učiniti da manje gubimo vreme na aktivnosti kao što su ogovaranja ili gledanje objava na društvenim mrežama.

Kako da povećamo aktivnostu u kvadrantu 2.:

  • Na početku godine treba da utrdimo stvari oko kojih nema razgovora i koje moraju da se dogode bez obzira na okolnosti i pokušajmo da se u najvećoj meri držimo toga.
  • Jasnom treba da definišemo ciljeve koje želimo da ostvarimo, te da imamo plan za ostvarenje tih ciljeva koji onda treba da realizujemo.
  • Isplaniramo aktivnosti unapred koje su važne i onda ostalo planiramo oko tih aktivmnosti.

==

Živeti proaktivan život gde smo u svakom trenutku fokusirani na dugoročnu korist od naših akcija umesto na kratkoročna zadovoljstva nije lako. Jedna opd stvari koja može da nam pomogne u tome je Ajzenahauerova matrica.

Ažurirano: 14.02.2021


© Copyright 2021. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh