Prvi korak ka boljoj produktivnosti (prikupljanje svega)

Ljudski mozak je izuzetno loš kada je u pitanju pamćenje stvari i ukoliko se oslonimo na njega verovatno ćemo mnoge stvari zaboraviti da uradimo. Zbog toga nam je potreban pouzdan sistem koji će omogućiti da ne zaboravljamo obaveze.

Prvi korak ka boljoj produktivnosti jeste da sve nove stvari koje se pojave tokom dana u potpunosti evidentiramo.

Potpuna evidencija se sastoji iz 2 faze:

• Prikupljanje svih novih stvari koje se pojave
• Smeštanje prikupljenih stvari na odgovarajuća mesta tako da budu spremne za dalju obradu

Prikupljanje svih novih stvari

Svaka nova informacija koja se pojavi tokom dana treba da bude zabeležena. Ovo je prilično veliki izazov, posebno što većina nas nema naviku da evidentira apsolutno sve.

Međutim, kada ne evidentiramo sve, događaju se naprijatne stvari:

• Dobijamo email sa pitanjem zbog čega nismo odgovorili ili poslali informaciju a trebali smo
• Pojavljuje se klijent u našoj kancelariji očekujući sastanak koji smo potpuno zaboravili
• Uviđamo da imamo samo 2 dana da pripremimo dokumentaciju koju treba da predamo

Kako bismo izbegli ovakve stvari treba da uvedemo sistem za prikupljanje svih novih informacija. Ovaj sistem treba da bude jednostavan za korišćenje i da nam bude stalno pri ruci jer se nove informacije mogu javiti u bilo kome trenutku i na bilo kome mestu na kome se nalazimo.

Nove informacije mogu biti sledeće:

• Fizičke stvari (viziti karte, dokumenta, flajeri, pozivnice i razne druge stvari koje dobijamo tokom dana)
• Različiti događaji koje treba da prikupimo (zadaci, informacije, linkovi, sastanci i ostalo)

Prikupljanje fizičkih stvari

Kada su u pitanju fizičke stvari imamo 2 vrste fizičkih stvari. To su stvari koje možemo da sačuvamo jedino kao fizičke stvari (knjige, časopisi, formulari koje je potrebno ručno popuniti , računi i slično) i fizičke stvari koje možemo da sačuvamo u digitalnom obliku slikanjem ili skeniranjem (vizit karte, beleške koje pravimo na papirima i slično)

Za prove grupu treba da imama fizički prostor za prikupljanju u smislu neke vrste kutije ili tzv kancelarijskih “kadica” koje su dobre u ovakvim situacijama.

Za drugu vrstu je dovoljno da imamo mobilni telefon kojim možemo da skeniramo ili slikamo dokument i na takav način ga sačuvamo.

Prikupljanje informacija vezano za različite događaje

Najlakši način da prikupljamo informacije o različitim događajima jeste da ih zapisujemo kako pristižu tokom dana. Dobro je da imamo jedno mesto gde unosimo sve stvari koje se događaju tokom dana. U ovakviom situacijama možemo koristiti papir i olovku ili možemo koristiti neku od mnogih aplikacija za kreiranje beležaka (MS Word, Google Docs, Apple Notes, MS OneNote, i druge). Obratite pažnju da nisam ovde spominjao aplikacije za upravljanje zadacima ili kalendar. Oni nam u trenutku prikupljanja nisu potrebni. Njih ćemo koristiti u drugoj fazi, odnosno tokom smeštanja stvari na odgovarajuća mesta kako bi se procesuirale dalje.

Smeštanje stvari na mesto gde treba da budu

Kada smo prikupili stvari, trebali bismo u najboljem slučaju jednom dnevno a najmanje na svakih nekoliko dana da prođemo kroz sve njih i smestimo ih na odgovarajuća mesta. Ovo ne znači da treba da ih uradimo, već samo da ih smestimo na mesto koje će učiniti da ne zaboravimo da treba da ih uradimo.

Postoji konačan broj mesta na koje možemo smestiti ove stvari:

• Program za upravljanje zadacima = novi zadaci koje smo evidentirali, promene statausa postojećih zadataka
• Kalendar = novi sastanci koje smo zakazali, novi rokovi koje treba da ispoštujemo
• Aplikacija za beleške = čuvanje svih informacija koje želimo da nam budu dostupne u nekom trenutku kasnije
• Registratori = čuvanje fizičkih dokumenata koji nam mogu trebati u nekom kasnijem trenutku
• Fascikle = čuvanje fizičkih dokumenata koji nam trebaju u skorijem vremenu, na primer koji su vezani za projekte na kojima trenutno radimo

Tek kada smestimo informacije ili stvari ne nekom od prethodno navedenih mesta možemo reći da smo uradili evidentiranje toga. Sledeći korak je da odlučimo kada ćemo i šta ćemo da radimo povodom stavri koju smo evidentirali.

Koje alate koristim za evidentiranje svega

U nastavku je pregled svih alata koje ja koristim za evidentiranje svih stvari koje se pojave tokom dana:

Prikupljanje

• Tot Notes aplikacija. Ovu aplikaciju kroistim da upisujem sve nove stvari koje se dogode tokom dana a tiču se sastanaka, zadataka, rokova i obaveza koje se pojave. Aplikacija je super jer je minimalistička, ima samo prostor za 7 beležaka (7 rdnih dana). Koristim je i na telefonu i na računaru.
• Moleskine rokovnik. Ovaj rokovnik koristim da upisujem stvari rukom. Nekada je jednostavno prikladnija situacija da zapišem stvari nego da ih beležim u aplikaciju.
• Posvećena posuda na radnom stolu. Povremeno mi kolege napišu neku informaciju na Postip notes i ostrve u posvećenu posudu na radnom stolu. Ovo se obično dešava kada nisam u kancelariji.

Smeštanje

• Apple Reminders. Ovu aplikaciju korsitim za upravljanje zadacima.
• Google Calendar. Ovu aplikaciju koristim za upravljanje kalendarom
• Apple Notes, Tot Notes = Ove aplikacije koristim za kreiranje beležaka
• Reistratori i fascikle za čuvanje fizičkih stvari

==

Prikupljanje svih stvari je ključna stvar kada je u pitanju bolja organizacija na svim vremenskim nivoima. Međutim, ovaj proces nije ni malo lak, bez obzira što je krajnje jednostavan. Problem je u tome što većina nas nema razvijene potrebne navike za realizaciju ovoga i mnoge stvari propustimo na dnevnom nivou. Ukoliko vremenom uspemo da uvedemo potrebne navike, prikupljanje postaje jednostavno i stvaramo osnovu za bolju organizaciju i efikasniji rad.