Zbog čega koristimo Slack (a ne e-mail) za komunikaciju u okviru tima

Zbog čega koristimo Slack (a ne e-mail) za komunikaciju u okviru tima

Većina organizacija funkcioniše danas tako što koristi program za elektronsku poštu praktično za sve stvari. Ovaj program je mesto gde se primaju poruke, čuvaju fajlovi, kreiraju zadaci, evidentiraju sastanci i mnoge druge stvari. Problem je što većina nas primi i nekoliko stotina poruka dnevno, pa je sve to vrlo teško držati pod kontrolom. Kada malo bolje analizirate komunikaciju elektronskom poštom, shvatićete da je većina ove komunikacija u stvari sa članovima tima, verovatno bar 50%.

Ako je to već tako, zbog čega ne biste ovu konverzaciju izmestili iz šume poruka od vaših klijenata, ali i prijatelja i porodice? Mi smo to uradili koristeći aplikaciju Slack i vrlo smo zadovoljni.

Koncept aplikacije je prilično jednostavan. Objedinjuje funkcionalnosti elektronske pošte, chat aplikacija i deljenja dokumenata na vrlo efikasan način koji je uz to i vrlo zabavan za korišćenje. U nastavku pogledajte 4 razloga zbog kojih već više od godinu dana koristimo Slack za svu komuikaciju u okviru tima:

1) Aplikacija je zabavna za korišćenje

Vrlo je izazovno motivisati bilo koga da počne da koristi neku novu aplikaciju, a još je teže to uraditi kada je u pitanju čitavi tim. Nije problem da se isproba nekoliko dana, ali jeste da se istraje i da se stalno primenjuje. Zbog toga je vrlo važno da aplikacija bude zabavna za korišćenje, što je svakako slučaj sa Slack-om:
  • Kada se startuje pojavi se motivacioni citat za dobar dan
  • Svaki član tima može da postavi svoju sliku koja se vezuje za profil
  • Dizajn aplikacije je odličan i čini rad ugodnim

2) Ubrzava komunikaciju

Slack je koncipiran tako da ubrzava komunikaciju između članova tima i čini je efikasnijom u odnosu na e-mail iz sledećih razloga:
  • Možete u poruci pomenuti nekog člana tima koristeći znak @, slično kao na društvenim mrežama i privući mu pažnju da treba da pročita ili odgovori na poruku
  • Kada se implementira na pravi način, svaki član tima dobija samo poruke koje su relevantne za njega, tako da ako mu stigne poruka, zna da je važno da je pogleda i odgovori
  • Verzija za mobilni telefon je vrlo jednostavna za korišćenje i omogućava da možete odgovoriti bez obzira na to gde se nalazite
  • Notifikacije, ako podesite na takav način se mogu pojavljivati i na vašem računaru, te vas obavestiti ako je stigla neka nova poruka
  • Kada se nalazite negde na terenu i recimo treba da pošaljete neku fotografiju, mnogo lakše ćete to uraditi slack-on nego mail-om

3) Lako se pronalaze stvari

Slack funkcioniše kroz kanale komunikacije. Ovo olakšava stvari kada je u pitanju pronalaženje nečega što vam je potrebno, ali i zahteva disciplinu prilikom korišćenja. Naš tim ima kreirane kanale za svaki od proizvoda i sva komunikacija za određene proizvode se realizuje kroz te kanale. Kada želim nešto da pronađem, znam da treba uđem u odgovarajući kanal i započnem pretragu po nekom od kriterijuma, što je mnogo brže nego da pretražujem arhivu mailova.
Pretraga je odlična i postoje različite mogućnosti:
  • Kada recimo pretražujete po nekom članu tima možete da izaberete da li ćete pretraživati poruke ili fajlove koje je unosio
  • Možete pretraživati po ključnim rečima, ali za ovo je potreban prethodni dogovor sa članovima tima. Mi na primer kada se neko prijavi na naš trening i to evidentiramo kroz Slack, stavimo ključnu reč prijava da možemo kasnije to lako da nađemo
  • Možete suziti pretragu samo na neki od kanala i brže pronaći ono što vam je potrebno

4) Integrisana je sa drugima aplikacijama koje koristimo

Kada koristite nekoliko aplikacija svakodnevno za posao, vrlo je važne da sve te aplikacije mogu međusobno da "pričaju". Za naš posao su ključne 3 aplikacije: GSuite, Asana i Slack. Slack je integrisan sa obe ove aplikacije tako da možemo vrlo jednostavno:
  • Zakačiti neki dokument sa Gdrive-a u poruku
  • Evidentirati nove zadatke kreirane u Asana-i kroz Slack

Dopada vam se ovaj blog?

Prijavite se ovde kako bi dobijali moj blog elektronskom poštom. Poslaću vam kalendar napravljen u Excel-u kao znak zahvalnosti.


© Copyright 2018. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh