Većina organizacija funkcioniše danas tako što koristi program za elektronsku poštu praktično za sve stvari. Ovaj program je mesto gde se primaju poruke, čuvaju fajlovi, kreiraju zadaci, evidentiraju sastanci i mnoge druge stvari. Problem je što većina nas primi i nekoliko stotina poruka dnevno, pa je sve to vrlo teško držati pod kontrolom. Kada malo bolje analizirate komunikaciju elektronskom poštom, shvatićete da je većina ove komunikacija u stvari sa članovima tima, verovatno bar 50%. 

 

Ako je to već tako, zbog čega ne biste ovu konverzaciju izmestili iz šume poruka od vaših klijenata, ali i prijatelja i porodice? Mi smo to uradili koristeći aplikaciju Slack i vrlo smo zadovoljni. 

 

Koncept aplikacije je prilično jednostavan. Objedinjuje funkcionalnosti elektronske pošte, chat aplikacija i deljenja dokumenata na vrlo efikasan način koji je uz to i vrlo zabavan za korišćenje. U nastavku pogledajte 4 razloga zbog kojih već više od godinu dana koristimo Slack za svu komuikaciju u okviru tima:

 

Vrlo je izazovno motivisati bilo koga da počne da koristi neku novu aplikaciju, a još je teže to uraditi kada je u pitanju čitavi tim. Nije problem da se isproba nekoliko dana, ali jeste da se istraje i da se stalno primenjuje. Zbog toga je vrlo važno da aplikacija bude zabavna za korišćenje, što je svakako slučaj sa Slack-om:

• Kada se startuje pojavi se motivacioni citat za dobar dan
• Svaki član tima može da postavi svoju sliku koja se vezuje za profil
• Dizajn aplikacije je odličan i čini rad ugodnim

Slack je koncipiran tako da ubrzava komunikaciju između članova tima i čini je efikasnijom u odnosu na e-mail iz sledećih razloga:

• Možete u poruci pomenuti nekog člana tima koristeći znak @, slično kao na društvenim mrežama i privući mu pažnju da treba da pročita ili odgovori na poruku
• Kada se implementira na pravi način, svaki član tima dobija samo poruke koje su relevantne za njega, tako da ako mu stigne poruka, zna da je važno da je pogleda i odgovori
• Verzija za mobilni telefon je vrlo jednostavna za korišćenje i omogućava da možete odgovoriti bez obzira na to gde se nalazite
• Notifikacije, ako podesite na takav način se mogu pojavljivati i na vašem računaru, te vas obavestiti ako je stigla neka nova poruka
• Kada se nalazite negde na terenu i recimo treba da pošaljete neku fotografiju, mnogo lakše ćete to uraditi slack-on nego mail-om

Slack funkcioniše kroz kanale komunikacije. Ovo olakšava stvari kada je u pitanju pronalaženje nečega što vam je potrebno, ali i zahteva disciplinu prilikom korišćenja. Naš tim ima kreirane kanale za svaki od proizvoda i sva komunikacija za određene proizvode se realizuje kroz te kanale. Kada želim nešto da pronađem, znam da treba uđem u odgovarajući kanal i započnem pretragu po nekom od kriterijuma, što je mnogo brže nego da pretražujem arhivu mailova. 

Pretraga je odlična i postoje različite mogućnosti:

• Kada recimo pretražujete po nekom članu tima možete da izaberete da li ćete pretraživati poruke ili fajlove koje je unosio
• Možete pretraživati po ključnim rečima, ali za ovo je potreban prethodni dogovor sa članovima tima. Mi na primer kada se neko prijavi na naš trening i to evidentiramo kroz Slack, stavimo ključnu reč prijava da možemo kasnije to lako da nađemo
• Možete suziti pretragu samo na neki od kanala i brže pronaći ono što vam je potrebno

Kada koristite nekoliko aplikacija svakodnevno za posao, vrlo je važne da sve te aplikacije mogu međusobno da "pričaju". Za naš posao su ključne 3 aplikacije: GSuite, Asana i Slack. Slack je integrisan sa obe ove aplikacije tako da možemo vrlo jednostavno:

• Zakačiti neki dokument sa Gdrive-a u poruku
• Evidentirati nove zadatke kreirane u Asana-i kroz Slack

---

Dopada vam se ovaj blog?

Prijavite se ovde kako bi dobijali moj blog elektronskom poštom. Poslaću vam kalendar napravljen u Excel-u kao znak zahvalnosti.