Email je i dalje veoma značajan kanal poslovne komunikacije.
Ovakva komunikacija često može biti prilično neefikasna iz različitih razloga a možda neki od najčešćih su:
-
Veli broj email-ova koji se dobija tokom dana što čini težim posvećivanje pojedinačnim porukama
-
Manji nivo odgovornosti da se odgovori na email u odnosu na druge oblike komunikacije, na primer telefonski poziv
-
Lošije mogućnosti pretrage prethodnih komunikacija
U nastavku pogledajte 4 ne tako očigledna načina na koje ovu komunikaciju možete učiniti efikasnijom:
#1. Razmislite da li uopšte treba da pošaljete e-mail
E-mail često nije najbolji način da komunicirate sa nekim. Zbog toga je važno da dobro razmilite da li u opšte treba da pišete email ili je možda bolje da jednostavno obavite telefonski poziv ili pošaljete poruku. Kada ovo redovno radite vremenom će ljudi naučiti da pišete email-ove samo kada je to zaista i potrebno i onda će ozbiljnije pristupiti vašim porukama, česšće otvarati i zaista pročitati od početka do kraja.
Primeri:
-
Potrebna vam je brza informacija o tome da li možete zakazati sastanak na koji treba da odete zajedno sa vašim kolegom. Pozovite ga telefonom kako biste proverili njegovu dostupnost.
-
Želite da navratite kod klijenta a niste se prethodno najavili. Pošaljite SMS kako biste proverili da li je klijent dostupan.
-
Javila se incidentna situacija i potrebna je brza reakcija kolega. Pošljaite poruku u okvir uSlack kanala gde komunicirate ovakve stvari
#2. Sažetak e-mail-a napišite u Subject-u
Možda najviše vremena, kada je u pitanje pisanje email-a treba da posvetite kreiranju Subject-a. Subject često određuje da li će ljudi uopšte otvoriti vaš e-mail, i ono o čemu većina ljudi čini mi se ne razmišlja previše, a to je da će pomoću subject-a ljudi mnogo lakše pronaći vaš e-mail kada ga budu kasnije tražili. Kada kreirate Subject razmislite o odgovorima na sledeća pitanja:
-
Šta želite da uradi osoba kojoj šaljete email?
-
Da li postoji neki rok vezano za email koji šaljete?
-
Koju vrst infomracije dostavljate u email-u?
Verovatno odgovori na ova pitanja treba da budu sadržani u Subjet-u.
Primeri:
-
Šta želite da uradi osoba kojoj šaljete email?
-
Želite da vam pošalje zapisnik sa sastanka = Deo Subject-a treba da glasi: Poslati zapisnik sa sastanka
-
-
Da li postoji neki rok vezano za email koji šaljete?
-
Potrebno je odgovoriti na ponudu do petka = Deo Subject-a treba da glasi: Poslati ponudu do petka
-
-
Koju vrstu informacije dostavljate?
-
Dostavljate zapisnik sa sastanka = Deo Subject-a treba da glasi: Zapisnik sa sastanka
-
#3. Pokažite da ste završili vaš deo posla
Kao i u bilo kojoj komunikaciji, i u email-u uvek vi prvo završite vaš deo posla i onda zahtevajte od drugih da urade svoje. Ovo osim što će drugima učiniti posao lakšim, na neki način će i povećati njihovu odgovornost da završe ono što od njih očekujete i što komunicrate e-mail-om.
Primeri:
-
Očekujete da neko pošalje zapisnik sa sastanka? U prilogu dostavite primer zapisnika kako želite da izgleda, ili makar opišite u email-u kako želite da izgleda zapisnik. Naravno, najefektinije je da pošaljete primer zapsinika koji ste vi kreirali na nekom prethodnom sastanku.
-
Potrebno je da vam neko pošalje informacije kako biste završili ponudu koju pravite za klijenta? Ukratko navedite šta ste sve do sada uradili i na koji način će te informacije doprineti kreiranju ponude.
-
Želite da saradnik završi zadatke vezano za projekat na koje zajedno radite? Ukratko navedite u email-u sve stvari koje ste vi do sada uradili.
#4. Na kraju email-a ostavite vaše podatke
Kako što sam već rekao na početku bloga, email često nije najbolji način komunikacije. Zbog toga je dobro da na kraju email-u u potpisu ostavite sve vaše podatke kako bi ljudi mogli da komkuniciraju sa vama i na druge načine. Najbolje je da ostavite broj telefona, ukoliko je to prikaldno, jer smatram da je telefon i dalje najefikasniji način komunikacije kada je u pitanju postizanje dogovora oko bilo čega.
Ažurirano: 15.05.2022
