Tehnologija
Tehnologija
Photo by Rodeo Project Management Software on Unsplash
Poslovni sastanci su vrlo često gubljenje vremena za sve one koji na sastancima učestvuju. Jedan od razloga zbog čega je to tako jeste što većina prisutnih ne preduzme bilo kakve akcije nakon održanog sastanka. Održavanje sastanka nije cilj sam za sebe. Sastanak održavamo da bismo se dogovorili šta treba da uradimo da bismo ostvarili određeni cilj. Dakle, ono što uradimo posle sastanka je mnogo važnije od samog sastanka.
U nastavku je pregled 5 stvari koje treba da uradimo posle svakog poslovnog sastanka:
#1. Napišemo kratak e-mail zahvalnosti svim učesnicima sastanka
Ovo treba da uradimo bez obzira na to da li smo mi organizovali sastanak ili neko drugi. Ovo nije email-a koji treba da sadrži zaključke sastanka, raspodelu zadataka i slično. Poenta ovakvog email-a jeste da uvažimo sve koji su odvojili vreme i prisustvovali sastanku ali i da pripremimo teren za buduće komunikacije sa učesnicima sastanka.
Primer ovakvog e-mail-a možete videti ispod:
"Svetlana zahvaljujem za jučerašnji sastanak.
Pregledajući beleške zaključujem da imamo nekoliko stvari koje treba da realizujemo u narednom periodu kako bismo ostvarili sve što smo dogovorili.
Nakon što prođem kroz sve beleške, poslaću novi e-mail sa konkretnim zadacima i zaduženjima za svakog od nas.
Javljam se brzo.
Željko"
#2. Prođemo kroz beleške sa sastanka
Sledeće što treba da uradimo jeste da prođemo kroz beleške sa sastanka koje smo kreirali tokom trajanja sastanka. Ukoliko smo kreirali beleške na pravi način, ovo ćemo moći da uradimo relativno brzo.
Kada prolazimo kroz beleške treba da obratimo pažnju na nekoliko stvari:
-
Koji zadaci su namenjeni nama i do kada treba da ih završimo
-
Da li smo obećali da ćemo poslati nešto nekome od učesnika sa sastanka
-
Da li postoje određene stvari koje treba da završimo a koje nam zavise od drugih ljudi
-
Da li postoje kratki rokovi za nešto što je naša obaveza
-
Da li neko treba nešto nama da pošalje
#3. Kreiramo zadatke u programu za upravljanje zadacima
Kada smo prošli kroz beleške sa sastanka treba da kreiramo zadatke u programu za upravljanje zadacima. Ove zadatke treba da kreiramo na dva načina, odnosno da uočimo tri grupe zadataka:
-
Zadaci za koje smo mi odgovorni i koje možemo da završimo samostalno
-
Zadaci za koje smo mi odgovorni ali za čiji završetak nam je potrebna pomoć drugih
-
Zadaci za koje smo odgovorni a koje treba drugi da završe
Kada smo uočili ove zadatke treba da ih unesemo u program za upravljanje zadacima zajedno sa rokom do kada treba da se urade.
#4. Pošaljemo e-mail sa pregledom zadataka osobama koje treba da nam pomognu da završimo naše zadatke i osobama koje trebaju da završe zadatke za koje smo mi odgovorni
Nakon što smo kreirali zadatke sledeće što treba da uradimo jeste da pošaljemo e-mailove sa pregledom zadataka svim osobama od kojih zavisimo da bi se naši zadaci završili.
E-mail treba da bude kratak, jasno napisan sa istaknutim rokovima do kada treba da se stvari završe.
Primer ovakvog e-mail-a možete videti ispod:
"Svetlana
Nadovezujem se na prethodno poslati email vezano za sastanak koji smo održali pre dva dana.
U nastavku su zadaci koje treba da završimo kao i rokovi do kada treba da se završe:
-
Zadatak 1....
-
Zadatak 2....
-
Zadatak 3....
Molim te da potvrdiš da smo se dobro razumeli na sastanku, te da su ovo stvari koje treba ti da završiš.
Ukoliko postoji bilo kakvih nejasnoća molim te da me u najkraćem roku kontaktiraš.
Na raspolaganju sam za svu pomoć kako bismo sve završili u roku."
#5. Pošaljemo drugima sve što smo obećali na sastanku
Kao i za sve drugo u životu, najlakše možemo da dobijemo ono što želimo tako što prvo mi uradimo sve što je potrebno sa naše strane. Zbog toga je važno da što je pre moguće pošaljemo svima sve stvari koje smo obećali na sastanku.
Ovo mogu biti dokumenta, informacije, linkovi ili bilo koje druge stvari koje smo obećali.
Važno je samo da ovo uradimo što je pre moguće, po mogućstvu isti ili sledeći dan jer ćemo na taj način uraditi nekoliko stvari:
-
Pomoći drugima da završe svoje zadatke u roku i na neki način ih zadužiti da se oni ponašaju na isti način prema nama
-
Postaviti očekivanja prema drugima da budu jednako ažurni i poštuju obaveze koje su dogovorene na sastanku
-
Osloboditi sebi vreme da možemo da se bavimo drugim važnim stvarima
Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Kako da manje pričate na polsovnom sastanku i zbog čega je to važno
- 9 korisnih stvari koje možete uraditi pomoću mobilnog telefona na poslovnom sastanku
- Kako da započnete sastanak na najefikasniji način
- Šta da radite kada kasnite na poslovni sastanak
- 5 načina da postavite bolja pitanja na poslovnom sastanku
- Kako da napravite agendu za vaš sledeći sastanak + besplatni PDF agenda sastanka
- Kako da zapisujete beleške na poslovnom sastanku
- 11 stvari koje ne bi trebalo da radimo na poslovnom sastanku
- Kako organizovati sastanak kome ljudi ne žele da učesvuju
- Kako se pripremiti za sastanak koji mi organizujemo
- Kako završiti poslovni sastanak na najefikasniji način
- Kako da budete sigurni da ćete upamtiti sve što je rečeno na sastanku
