Tehnologija
Tehnologija
Ovo je drugi deo priče o tome kako organizovano čuvati dokumenta na računaru. Ukoliko do sada niste, predlažem da prvo pročitate I deo.
Disciplinovano smeštanje dokumenata u odgovarajuće foldere nam značajno olakšava posao pronalaženja dokumenata kada nam trebaju, ali da bi to funkcionisalo na pravi način, moramo napraviti dobru organizaciju foldera i uvesti sistem za davanje imena kojeg onda treba da se držimo.
1) Kreirajte najmanji mogući broj foldera
Kada su u pitanju folderi na računaru, treba da ih ima što manje. Predlažem da uvedete nekoliko foldera prvog nivoa, a onda u okviru njih da napravite mrežu foldera kojih opet treba da ima što manje. Prethodnih godina sam isprobao razne načine organizacije i naučio sam da čim foldera imam više nego što treba, dolazim u situaciju da ne znam gde treba da snimim dokument. Kada vam se ovo desi, to je verovatno znak da nešto niste dobro isplanirali.
Folderi treba da budu tako organizovani da možete vrlo jednostavno doneti odluku gde ćete snimiti određeni dokument i to je jedini kriterijum kojim treba da se vodite.
Primer ovako organizovanih foldera možete pogledati u nastavku:
- Privatne stvari - nivo I
- Slike - nivo II
- Lična dokumenta - nivo II
- Razno - nivo II
- Posao - nivo I
- Proizvodi - nivo II
- Finansije - nivo II
- Administracija - nivo II
- Razno - nivo II
- Privremeno - nivo I
2) Uvedite sistem za davanje imena dokumentima
Ključna stvar o kojoj često ne razmišljamu u trenutku kada snimamo dokument, jeste kako ćemo ga pronaći kasnije kada nam bude trebao. Ovde dolazi do izražaja dobar sistem za davanje imena dokumentima koji znatno olakšava pretragu.
Sistem koji ja koristim podrazumeva da se naziv svakog dokumenta najčešće sastoji iz 3 dela:
- tip dokumenta
- naziv dokumenta
- redna ili vremenska odrednica
Primer - Skenirana kopija pasoša
Skenirana kopija pasoša ima naziv scan_pasosZP_dec2020. Veliki broj različitih dokumenata može biti slika, i onda koristim odrednicu scan da izdvojim skenirana dokumenta od ostalih slika u tom folderu. U zavisnosti od organizacije, mogu u istom folderu imati i skenirane kopije pasoša moje dece, tako da odrednica pasosZP izdvaja moju kopiju od ostalih. Uskoro će mi pasoš isteći, tako da je dobro naznačiti do kada je validan da bi kasnije znao da kopija nije važeća kada istakne, i za te potrebe služi odrednica dec2020.
Primer - Poslata ponuda klijentu
Poslata ponuda klijentu ima naziv predlog_saradnje_ER_34-2018. Odrednica predlog_saradnje označava bilo kakvu vrstu ponude. ER je skraćena oznaka proizvoda za koji je ponuda poslata, dok je 34-2018 redni broj ponude. Ovo je samo naziv dokumenta za internu upotrebu i razlikuje se od naziva dokumenta koji je poslat klijentu. Naziv dokumenta za klijenta kreiram potpuno drugačije, odnosno tako da on može jednostavno da ga nađe kada mu je potreban.
3) Oslanjajte se manje na foldere a više na pretragu
Kada je potrebno da pronađete neki dokument, mnogo je lakše oslanjati se na pretragu, nego na sistem sa velikim brojem foldera. Međutim, da biste se oslanjali na pretragu, morate imati dobar način imenovanja dokumenata, o čemu sam pričao u prethodnoj tački.
Kada je to tako, sve što treba da uradite jeste da odete u folder nivoa I, te nakon toga u odgovarajući folder nivoa II i onda u traku za pretragu ukucate jedan ili dva ključna pojma koja određuju dokument. Ovako, ako napravite mrežu od 3 ili 4 nivoa podfoldera, pre ili kasnije ćete doći u situacija da ne znate da li da snimite dokument u jedan ili u drugi podfolder, što će naravno učiniti da ćete ga teže pronaći kasnije.
Na primer, ako u okviru određenog proizvoda kreirate folder sa ponudama, pa onda u oviru ponuda kreriate foldere sa godinama i onda želite da pronađete određenu ponudu, ali niste sigurni kada ste je poslali, treba onda pretražiti svaki od foldera sa godinama da biste je našli. Umesto toga, ukoliko imate jedan folder sa ponudama, sigurni ste da se u okviru njega nalazi ono što tražite.
Naravno, svako od nas treba da koristi sistem koji mu najviše odgovara. Međutim, možda način na koji sada radite nije najefikasniji i oduzima vam više vremena nego što je potrebno, tako da možete isprobati ovo što sam vam predložio da vidite da li vam odgovara ili ne.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
