Kako da napravite izveštaj sa službenog putovanja

Kada se vratite sa službenog putovanje dobro je da napravite kratak izveštaj koji će odgovoriti na nekoliko pitanja:

• Koje su aktivnosti realizovane tokom puta
• Koji su sledeći koraci koji treba da se realizuju
• Koliko se ono što je planirano poklopilo sa onim što je realizovano (ukoliko je prethodno planirano)
• Koliko su bili troškovi

Ovaj izveštaj treba da bude što je moguće kraći, najbolje na jednoj stranici, te pregledno napravljen.

U nastavku pogledajte kako možete da napravite ovakav izveštaj:

1) Navedite osnovne informacije

Na početku treba navesti nekoliko osnovnih informacija vezano za realizovano putovanje:

• Ko je sačinio izveštaj
• Datum kreiranja izveštaja
• Od kada do kada je put trajao (datum i vreme)
• Koji zaposleni su išli na put (imena i prezimena, te odeljenja u kojima rade)
• Koji je bio način putovanja (auto, avion ili neki drugi način)
• Lokacije (na kojim mestima ste bili)
• Predlog za službeno putovanje na osnovu koga je put realizovan (ukoliko postoji pozvati se na broj dokumenta pod kojim je zaveden predlog za službeno putovanje)

2) Navedite aktivnosti koje su realizovane

U ovom delu treba navesti sve aktivnosti koje su realizovane tokom puta. Ovde ne treba ići u detalje, već samo dati najvažnije informacije vezano za akivnosti:

• Vrsta aktivnosti (sastanak, konferencija, događaj i slično)
• Razlog za realizaciju aktivnosti
• Ishod sastanka
• Sledeći koraci
• Gde se može pročitati detaljni zapisnik

Na primer:

Realizovan je sastanak (vrsta aktivnosti) sa Agencijom Filija vezano za moguće partnerstvo oko prodaje softvera (razloga za realizaciju aktivnosti).

Naš predlog ime se dopao i dogovorili smo saradnju. (Ishod sastanka)

Sa naše strane je potrebno da pripremimo predlog poslovne saradnje te da im pošaljemo cenovnik za partnere kao i primotivni materijal. Oni treba da naprave i da pošalju spisak potencijalnih klijenata. (Sledeći koraci)

Detaljni zapisnik sa sastanka možete preuzeti ovde. (Gde se može pročitati zapisnik sa sastanka).

3) Uporedite planirano i ostvareno

Uvek je dobro osvrnuti se na ono što je planirano i videti koliko je ralizovano. Ovo posebno ima smisla kada se radi neka analiza na duži vremenski period.

Zbog toga u izveštaju treba kratko navesti koliko je realizovano u odnosu na ono što je planirano, te šta je realizovano a nije planirano.

Na primer:

Od 5 planiranih sastanaka održana su 4, ali je održan još jedan koji nije planiran, tako da je ukupno održano 5 sastanaka.

4) Navedite troškove

Na kraju navedite sve troškove koje ste imali tokom putovanja. Ovde je dobro kao i u prethodnoj tački uporediti koliko je bilo planirano, ukoliko postoji takav podatak, i koliko je stvarno protrošeno.

Uvek je dobro porediti ovakve stvari jer ćete vremenom moći da napravite analizu i mnogo tačnije predviđate troškove odlaska na ovakva putovanja.

Na primer:

• Gorivo 70€ (planirano 50€)
• Dnevnice za zaposlene 2x50€ = 100€ (planirano 100€)
• Spavanje u hotelu 2x70€ = 140€ (planirano 120€)
• Organizovanje poslovnog ručka 80€ (planirano 60€)
• 4 čovek/dana (planirano 4 čovek dana)

Ukupno 390 € (planirano 330 €) i 4 čovek dana (planirano 4 čovek dana)

==

Izveštaj sa službenog putovanja je važan dokument koji pomaže da se na jednostavan način sagleda koliko je određeni put bio uspešan, te šta treba uraditi sledeće.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako da napravite predlog za službeni put + šablon napravljen u Word-u
• Kako da napravite referentnu listu za vaše preduzeće
• Kako da napravite oglas za radno mesto
• 10 pitanja koja možete postaviti na prvom razgovoru za posao