Kako da zakažete sastanak pomoću Google kalendara (korak po korak uputstvo)

Google kalendar predstavlja jedan od najmoćnijih alata koji je dostupan potpuno besplatno kada otvorite vaš Google nalog. Postoje mnoge mogućnosti koje su vrlo korisne kada je u pitanju poslovna komunikacija, a jedna od svakako najkorisnijih je kreiranje sastanaka.

U nastavku pročitajte korak po korak uputstvo kako možete zakazati sastanak pomoću ove aplikacije:

0) Otvorite aplikaciju za kalendar iz vašeg Gmail naloga

Kliknite na male kvadratiće koji se nalaze u gornjem desnom uglu i izaberite aplikaciju za kalendar.

1) Kliknite na dugme Create kako bi napravili novi sastanak

Kada kliknete na dugme Create pojaviće se novi prozor na kome treba da izaberete kakvu vrstu događaja želite da kreirate. Ovaj prozor omogućava brzo kreiranje sastanka gde će vam Google predložiti vreme održavanja sastanka, te za koji od kalendara se veže sastanak.

Najčešće ćete ovde želeti da pritisnete More option dugme kako bi sve podesili onako kako vama odgovara.

2) Unesite naziv sastanka (opcija Add title)

Prilikom unosa naziva sastanka potrudite se da svi koji treba da učestvuju znaju o čemu se radi te koja je tema sastanka. Ovde se treba potruditi i na što jednostavniji način objasniti koji je razlog zbog čega se sastanak organizuje.

Primeri za dobar naslov su:

• Usvajanje budžeta za 2020
• Analiza plana prodaje za prvi kvartal
• Usvajanje strategije za prodaju novog proizvoda
• Dogovor oko toga šta treba da se uradi da bi se projekat završio na vreme

3) Odredite datum i vreme održavanja sastanka

Unesite kog datuma se održava sastanak te vreme početka i završetka. Dobro je da vreme početka i završetka bude procenjeno vreme u kome zaista može da se završi sastanak kako bi svi učesnici mogli da planiraju svoje obaveze za taj dan.

4) Definišite da li se sastanak ponavlja ili ne

Najčešće ćete kreirati sastanke koji se ne ponavljaju tako da ovu opciju treba da ostavite kako je inicijalno podešena, odnosno na Does not repeat. Ukoliko su u pitanju redovni sastanci, možete koristiti opciju Custom i onda podesiti period na koji se sastanak ponavlja.

5) Dodajte lokaciju (opcija Add location)

Sada upišite lokaciju sastanka. Sjajna stvar je što je ovo polje povezano sa Google Maps, tako da kasnije učesnici sastanka mogu pomoću Google Maps aplikace na svom telefonu da vide kako mogu doći na lokaciju sastanka od mesta na kome se nalaze u tom trenutku.

6) Naznačite da je u pitanju Video konferencija (opcija Add conferencing)

Ukoliko koristite Zoom ili neki drugi alat za video konferencije, ovde možete direktno kreirati ovakvu vrstu sastanka i preuzeti sve parametre. Za ovo je potrebno da imate na primer Zoom Chrome dodatak instaliran.

7) Podesite podsetnik (opcija Add notification)

Možete podesiti dve vrste podsetnika. Jedna je e-mail a druga je podsetnik koji se pojavi u okviru aplikacije za Google kalendar. Možete dodati i više podsetnika. Ovo može biti posebno korisno kada recimo imate predavanje koje držite u petak, da podesite prvi podsetnik u sredu kako bi se podsetili da malo vežbate nastup a nakon toga i nekoliko sati pre predavanja drugi podsetnik.

8) Podesite kalendar kome pripada sastanak i boju kojom će biti označen

Kako u Google kalendaru možete u isto vreme gledati više kalendara, treba podesiti kojem od kalendara pripada sastanak. Ovakve vrste događa najčešće se unose u osnovni Google kalendar, ali moguće su i druge opcije u zavisno od toga kako ste se orgnizovali.

Pored kalendara, možete podesiti i boju kojom će biti označen sastanak u kalendaru.

9) Izaberite da li ste slobodni ili zauzeti u terminu održavanja sastanka

Ukoliko delite svoj kalendar sa drugima, ovde možete podesiti da li ste u tom periodu slobodni ili zauzeti kako bi ostali mogli da znaju da li ste dostupni.

10) Unesite opis sastanka

Polje koje izgleda slično kao i kada šaljemo novi mail omogućava da unesete opsi sastanka. Ovde treba u nekoliko rečenica opisati zbog čega se sastanak organizuje, te sve dodatne informacije koje treba da znaju učesnici.

Stvari koje možete ovde staviti:

• Molimo sve učesnike da ponesu izveštaje za prethodni mesec
• Sastanku će prisustvovati gost iz Grčke tako da će biti prisutan prevodilac
• Moguće je da se promeni lokacija sastanka u narednih nekoliko dana
• Zbog velikog broja učesnika verovatno neće biti stolica

11) Pozovite ostale učesnike (opcija Add guests)

Ostale učesnike pozivate mail-om tako što upišete njihove adrese u polje Add guest. Prilikom pozivanja možete izabrati da li učesnici mogu da pozivaju druge učesnike (opcija Invite others) te da li mogu da menjaju informacije o sastanku (opcija Modify event) i da li mogu da vide spisak ostalih učesnika (see other guest).

12) Kliknite na dugme Save

Joše je potrebno da kliknete na Save i sve ste završili.

==

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Koje aplikacije se nalaze na osnovnom ekranu mog telefona (2019.)
• Isplanirajte 2019. pomoću kalendara napravljenog u Excel-u
• Kako uneti raspored utakmica za Svetsko prvenstvo u Google kalendar
• 3 stvari koje unosim i nekoliko koje ne unosim u svoj kalendar
• Kako da unesete sastanak u kalendar na vašem mobilnom telefonu