Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail

Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail

Pre nekoliko dana mi je stigao mail od moje prijateljice koji je u stvari bio prosleđen mail od pre sigurno 7 dana, gde me je učtivo pitala da li je poslala prethodnu poruku na pravu adresu, u smislu da me pita zbog čega još uvek nije dobila odgovor na mail koji je prethodno poslala.

Odgovor nije dobila jer sam ja zaboravio to da uradim, i što je još gore, prethodnih nekoliko dana sam potpuno zaboravio na ovu obavezu.

Verovatno se i vama dogodila slična situacija i to veći broj puta nego što biste želeli (znam da meni jeste). Ovo se događa najčešće zbog previše obaveza koje imate tokom dana, i situacije da najčešće radite stvari koje su hitne, a ne stvari koje ste planirali.

U nastavku pročitajte koje korake možete da preduzmete da vam se ovakve stvari ne bi dešavale:

1) Odgovorite na mail odmah

Jedno od sjajnih pravila produktivnosti jeste da ako nešto možete uraditi za manje od 2 minuta, to treba da uradite odmah. Isto važi i za odgovaranje na e-mail. Dakle, ako na važan mail možete odgovoriti u tako kratkom vremenskom periodu to uradite odmah i nakon toga nastavite sa radom na ostalim važnim zadacima.

2) Napravite zadatak od mail-a

Kada Vam stigne mail na koji ne možete odgovoriti u kratkom vremenskom roku predlažem da od njega napravite zadatak i smestite ga na listu zadataka koje treba da završite. S obzirom da vam je važno da odgovorite na mail, prilikom kreiranja zadatka stavite i vremenski rok do kada treba da odgovorite.

Neki programi za upravljanje zadacima, kao što je Asana koju mi koristimo, omogućavaju da se čitavi mail prosledi u softver pomoću specijalne e-mail adrese, što olakšava proces kreiranja zadatka.

Kako god da kreirate zadatak važno je da vidno označite rok do kada treba da završite da ne bi zaboravili.

3) Iskoristite snooze opciju (samo za Gmail)

Jedna od vrlo korisnih mogućnosti novog Gmail-a jeste opcija snooze gde možete podesiti da mail na koji treba da odgovorite privremeno "nestane" iz vašeg Inbox-a, te da se ponovo pojavi u vreme kada mislite da ćete imati vremena da odgovorite.

Na primer, ukoliko vam je stigao mail u 9 ujutru a vi znate da ćete oko 12 imati vremena da se njime bavite, iskoristite opciju snooze i podesite da se mail ponovo pojavi u vašem Inboxu u recimo 11:50. Kada ovo uradite, on će privremeno nestati iz vašeg Inbox-a kako vam ne bi odvraćao pažnju, odnosno ponovo se pojaviti onda kada budete imali vremena da odgovorite.

4) Podesite alarm na telefonu da vas podseti da odgovorite

Nekada ćete, ma koliko se potrudili, ipak zaboraviti da odgovorite. Posvetićete se nečemu što je iskrslo u međuvremenu, otići ćete na sastanak koji niste planirali, ili ćete jednostavno zaboraviti. Dobar način da se ovo ne dogodi jeste da podesite alarm na vašem telefonu da zvoni nakon određenog vremena i podseti vas da treba da odgovorite.

Na primer, ukoliko treba da odgovorite na neki mail sutradan do 10:00, podesite alarm u 9:00 da zvoni i podseti vas.

5) Pred kraj dana prođite kroz sve zadatke koje ste planirali da uradite

Steknite naviku da na kraju dana prođete kroz sve zadatke koje ste planirali da uradite za taj dan da bi videli da niste nešto važno propustili. Ovo nemojte raditi na samom kraju dana, već barem sat vremena ranije da biste imali vremena da uradite nešto što ste eventualno zaboravili.

Kada ovo uradite imaćete priliku da uočite i zadatak koji se odnosi na odgovaranje na važan mail koji ste prethodno zapisali, i na koji onda možete odgovoriti ukoliko to niste prethodno uradili.

==

Svakome može da se dogodi da zaboravi da odgovori na važan mail. Međutim, ovakve stvari ipak ne bi trebalo previše često da vam se događaju, kako ne biste dobili reputaciju nekoga ko ne odgovara na poruke.

Objave povezane sa temom ovog bloga:


© Copyright 2019. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh