Tehnologija
Tehnologija
Pre nekoliko dana sam dobio mail koji je u stvari bio prosleđen mail od pre možda sedam dana na koji nisam prethodno odgovorio. Samo što je ispred tog prosleđenog mail bilo nekoliko znakova pitanja, u smislu zbog čega mi niste odgovorili na ovaj mail koji sam prethodno poslao. Inače, osoba je bila potpuno u pravu, jer sam prekoračio vreme u kome sam obećao da ću odgovoriti za skoro nedelju dana, ali način na koji mi se obratila nije takav da ide u pravcu toga da dobije odgovor.
Danas ljudi, kao uostalom i vi, dobijaju preko 100 poruka dnevno i vrlo je teško izboriti se za njihovu pažnju i sve češće se dešava da ne dobijete odgovor na mail koji pošaljete. Razloga za ovo ima dosta, a u nastavku pogledajte 7 možda najvažnijih koje ako izbegnete imate mnogo veće šanse da dobijete odgovor:
1) Niste poslali email u odgovarajuće vreme
Jedna od najvažnijih stvari u poslovanju je vremenski trenutak u kome radimo nešto. Isto važi i za slanje mailova. Šta mislite, koliko su šanse ako pošaljete mail u 18:00 da neko prođe sutradan ujutru kroz sve mailove od 16:00 popodne prethodnog dana i odgovori na vaš mail? Vrlo male. Posebno zbog toga što će verovatno u međuvremenu dobiti još mailova, koji će imati prioritet jer su od nadređenog ili klijenta. Zbog toga, za slanje mailova predlažem 2 termina:
-
Neposredno pre početka radnog vremena, jer većina ljudi prvo proverava elektronsku poštu pre nego što bilo šta drugo uradi na poslu, tako da tada imate najveće šanse da vaš mail bude pročitan
-
Nakon pauze, što je obično iza 11:00 sati, kada opet većina proverava pristigle mailove u međuvremenu
2) Niste pokazali ljubaznost i razumevanje
Ljudi odgovoaraju najčešće na isti način kako im se obraćate. Trudite se da uvek budete ljubazni i pokažete razumevanje za situaciju onoga kome pišete. Nakon što u prvih nekoliko rečenica kažete šta vam je potrebno, iskažite razumevanje. Možete reći na prime “Znam koliko sada imaš posla i da je ovo još jedna stvar kojom treba da se baviš, pa sam zbog toga svu dokumentaciju pripremio za tebe i šaljem ti je u prilogu.”
3) Niste se obratili pravoj osobi
Uvek se pre slanja zapitajte da li je osoba kojoj pišete prava osoba koja može da vam odgovori uz minimalni napor sa njene strane. Ukoliko niste sigurni, proverite prethodno pozivanjem telefonom ili na neki drugi način. Osim u izuzetnim prilikama, vrlo retko ćete dobiti odgovor od osobe kojoj ste poslali mail da ona ne može da vam odgovori, te da treba da se obratite nekom drugome. Mnogo češće jednostavno nećete dobiti nikakav odgovor i samo ćete izgubiti vreme.
4) Niste uradili sve što je trebalo sa vaše strane
Pre nego što pošaljete mail uvek se zapitajte da li ste uradili sve sa vaše strane da olakšate odgovor onome kome pišete:
-
Da li ste poslali sav materijal u mail-u ili očekujete da pretražuje prethodne mailove koje ste slali?
-
Da li ste naveli sve korake koje ste vi uradili a za koje pretpostavljate da bi mogla da ih preduzme osoba kojoj pišete?
-
Da li ste napravili rezime onoga što vam je potrebno tako da ne mora da čita dokumenta od 20 stranica koji je u prilogu ukoliko nema vremena?
Uradite sve ovo i imate mnogo veće šance da dobijete odgovor.
5) Niste naveli rok i posledice ako se rok ne ispoštuje
Jedna vrlo očigledna stvar na koju mnogi ne obraćaju pažnju jeste da ne iskažete jasno rok do kada vam je potrebna stvar o kojoj ste pisali u mailu. Šta mislite, ako ne navedete rok, da li će osoba kojoj pišete da pomisli da je stvar hitna ili da nije hitna? Naravno, da nije hitna.
Pored roka, može biti vrlo korisno da navedete i posledice, ukoliko postoje, po osobu kojoj pišete, ako vam ne odgovori na mail u roku u kome ste naveli da vam je odgovor potreban.
6) Niste naveli Subject koji odgovara sadržaju maila
Ovo se dešava sve ređe, ali i dalje povremeno dobijam mailove koji počinju sa re:... gde ono iza re nema nikakve veze sa temom mail-a. Obično ljude kada ne znaju napamet mail neke osobe ili nemaju autocomplete opciju u programu koji koriste, mnogo im je lakše da jednostavno nađu poslednju poruku od ove osobe i urade replay na nju.
Problem sa ovim je što veliki broj ljudi na osnovu Subject-a odlučuje da li će pročitati poruku ili ne, čime samo povećavate verovatnoću da vaša poruke ne bude uopošte otvorena.
7) Niste dobili potvrdu da je osoba primila mail
Kada god vam je važno da dobijete odgovor na mail koji ste poslali predlažem da telefonom okrenete osobu nakon slanja i proverite da li je poruku primila. Kada ovo uradite, posredno stvarate odgovornost kod onoga koga zovete da vam odgovori. Pored toga, ukoliko ne može da vam odgovori, to će vam i reći, što je mnogo bolje od toga da uopšte ne dobijete odgovor.
==
Danas je mnogo teže dobiti odgovor na mail nego pre 5 ili 10 godina. Većina ljudi se samo iznervira kada dobije mail jer to verovatno znači još jednu obavezu u prepunom rasporedu. Zbog toga se morate malo više potruditi ako očekujete da neko odgovori baš na vašu poruku.
Ukratko, pokažite razumevanje, ljubaznost i uradite sve sa vaše stane kako bi olakšali posao onome ko treba da vam odgovori.
Sledeći koraci:
-
Kada sledeći put treba da pošaljete mail na koji treba neko da vam odgovori, zastanite za trenutak i stavite se u poziciju osobe od koje očekujete odgovor.
-
Razmislite šta sve možete da uradite kako bi joj pomogli da vam što pre odgovori
-
Uradite sve to pre nego što pošaljete poruku
-
Pošaljite poruku imajući u vidu i ostale stvari koje sam naveo
Besplatan resurs za vas:
Primer sadržaja mail-a koji je napisan tako da sadrži sve elemente koje sam prethodno naveo, kao i objašnjenja zbog čega su korišćenje određen rečenice možete preuzeti ovde.
