Kako da (skoro nikada) ne zaboravite bilo šta

Jedan od najcenjenijih stručnjaka za produktivnost, Dejvid Alen, nas je naučio da ljudski mozak baš nije tako dobar kada je potrebno da se upamte stvari. Zbog toga, kako on kaže u svojoj sjajnoj knjizi Ključ za uspeh, moramo imati neko mesto na kome ćemo beležiti stvari tako da mozak ne mora da ih pamti.

Danas je to mnogo lakše uraditi nego pre dvadeset ili više godina jer tehnologija može dosta da nam pomogne. Međutim, tehnologija je samo alat i ukoliko ne razvijemo prave navike, korišćenje tehnologije nam neće biti od prevelike pomoći.

Potrebno je da kreirate sistem koji će vam omogućiti da:

• Jednostavno napravite zabelešku
• Jednostavno je pronađete
• Jednostavne kreirate podsetnik ukoliko je potrebno

U nastavku pogledajte koje 4 navike, ukoliko ih razvijete, vam mogu pomoći da skoro ništa ne zaboravite:

1) Napravite jednostavan sistem za kreiranje beležaka

Sistem za kreiranje beležaka mora biti jednostavan inače ga verovatno nećete koristiti. Dakle, treba da postoji tek nekoliko aplikacija ili stvari koje ćete koristiti da bi napravili zabelešku. Većina ovih aplikacija treba da vam bude dostupna na telefonu jer je to uređaj koji je uz vas najveći deo vremena.

Predlažem da imate jedno mesto gde stavljate sve stvari kada nemate previše vremena, kao i posvećene aplikacije gde smeštate stvari u zavisnosti od konteksta.

Moj sistem se zasniva na sledećim aplikacijama:

• Google Keep za brze zabeleške, kao i za sve zabeleške kada nemam previše vremena
• Google kalendar za sastanke i rokove
• Monday za čuvanje zadataka
• Notion za čuvanje linkova, tekstova i sličnih stvari kojima želim da se vratim kasnije kada budem imao vremena
• Kontakti za memorisanje brojeva telefona
• 1password za čuvanje lozinki

2) Napravite zabelešku odmah

Koliko puta vam se dogodilo da vas pozove nepoznati broj, vi se javite i bude važan kontakt, nakon čega zaboravite da zabeležite taj broj? Možda najvažnija navika od svih ukoliko želite da ne zaboravljate stvari jeste da ih zabeležite odmah:

• Dođe vam važan mail sa zadatkom, odmah napravite zabelešku
• Registrujete se na neki sajt, odmah upišite podatke kojime ste registrovali
• Kažete nekom da vas okrene kako bi upamtili njegov broj, odmah ga upamtite u imeniku
• Dogovorili ste se za satanak, odmah napravite zabelešku u vašem kalendaru
• ..... na isti način za bilo koju sličnu situaciju

Ovde je ključno da smislite kako ćete napraviti zabelešku kada za to nemate previše vremena, ili kada se vozite u kolima i slično. Već sam prethodno pomenuo Google Keep koji najčešće koristim u ovakvim situacijama a posebno je dobra opcija za kreiranje glasovne poruke što može biti jedini način da se nešto zabeleži u određenim situacijama.

3) Redovno proveravajte beleške koje ste napravili i kreirajte notifikacije ukoliko je potrebno

Ništa od prethodnog neće imati efekta ukoliko ne steknete naviku da stalno proveravate beleške koje ste napravili. Neke stvari treba da proveravate dnevno, a neke na svakih nekoliko dana ili na nedeljnom nivou.

Trudim se da na kraju dana prođem kroz sve stvari koje sam upisao u Google Keep, kao i stvari koje sam upisao u Monday. Ostalo proveravam periodično.

Za ovakve stvari je potrebno kreirati neku vrstu rituala, inače verovatno nećete istrajati. U smislu da svaki dana na kraju radnog dana prođete kroz sve stvari koje ste zabeležili, ili nakon što se vratite sa pauze tokom dana ili uveče kada planirate sledeći dan.

Još jedna važna stvar jeste da kreirate notifikacije, ukoliko smatrate da je važno da se nečega setite u određenom vremenskom trenutku.

Ovo uvek radim za sastanke, kao i za važne rokove koji su vezani za određene projekte.

4) Postanite vešti u arhiviranju tako da možete lakše pronaći kasnije ono što vam je potrebno

U trenutku kreiranja zabeleške uložite malo vremena i razmislite na koji način ćete je nazvati ili šta ćete uneti tako da možete kasnije lakše da je pronađete. Google nas je naučio da je mnogo lakše nešto pretražiti nego pamtiti gde ste ga snimili.

Upitajte sebe na koji način ćete najlakše pronaći zabelešku kada vam bude trebala ponovo za šest meseci ili godinu dana i onda kreirajte sistem koji ćete primenjivati.

Kada kreiram zabeleške koristim različite vrste tagova koje mi pomažu da lakše pronađem stvari kasnije. Na primer, ukoliko je nešto vezano za mogu decu koristim tag #reljaimilica.

==

Ukoliko ne želite da zaboravljate stvari treba da napravite takav sistem da ne treba da ih pamtite, već da ih beležite i onda jednostavno pronađete kada vam budu potrebne. Da biste ovo efikasno radili potrebno je uvedete četiri navike o kojima sam prethodno pisao, a dve ključne su da napravite zabelešku odmah i da redovno proveravate zabeleške koje napravite.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• 4 aplikacije koje možete koristiti za digitalno kreiranje i čuvanje beležaka
• 5 stvari koje lakše možete uraditi na mobilnom telefonu nego na računaru
• Kako da zapisujete beleške na poslovnom sastanku
• 8 online alata koje koristimo za poslovanje
• 7 mobilnih aplikacija koje sam koristio najviše u 2017. godini
• 7 mobilnih aplikacija koje koristim skoro svaki dan a za koje možda niste čuli