Kako da napišete kratak e-mail

Jedna od stvari koja može da učini da izgledate profesionalno i ozbiljno u poslovnoj komunikaciji jeste da pišete kratke mailove.

Pisanjem kratkih mailova pokazujete da:

• Poštujete vreme drugih i razumete u kojoj se situaciji nalaze
• Poštujete svoje vreme zbog toga sto onda ljudi počinju da se ponašaju prema vama na isti način

Sa druge strane, pisanjem dugih mailova pokazujete sve suprotno od prethodno navedenog.

Dodatne koristi od pisanja kratkih mailova, ne manje važne su:

• Slanjem kratkog mail-a povećavate verovatnoću da ćete dobiti odgovor na mail koji ste poslali.
• Vežbate kako da izdvojite suštinu iz bilo čega sto je važna poslovna vestina

U nastavku pročitajte na koji nacin možete pisati kratke mailove:

1) Odvojite dovoljno vremena

Mark Tven je u pismu svom prijatelju na početku napisao kako se izvinjava što je napisao dugačko pismo jer nije imao vremena da napiše kratko. Dakle, ukoliko želite da napišete kratak mail morate da odvojite vreme za to.

Razmislite o situaciji u kojoj se nalazi osoba kojoj pišete, na koji način razume stvari i razmišlja i onda u skladu sa tim napišite ono što ste hteli da komunicirate u najmanjem mogućem broju rečenica.

Najlakše je da upitate sebe kakav odgovor želite da dobijete od onoga kome pišete i onda sve učinite da dobijete takav odgovor, i to sto želite navedene u prvoj rečenici i onda eventualno dodatno objasnite ukoliko je potrebno.

2) Razmatrajte samo jednu stvar u mail-u

Navođenje više stvari u mail-u osim što čini mail dužim, može zbuniti primaoca i učiniti da odgovor pošalje tek kada bude imao informacije o svim stavkama o kojima ste pisali.

Dodatni benefit razmatranja samo jedne stvari jeste u tome što subject mail-a možete napisati na efektan način, u skladu sa temom o kojoj pišete, čime ćete povećati verovatnoću da neko vas mail zaista i otvori i pročita.

3) Većinu stvari stavite u prilog mail-a

Steknite navike da pravite rezime stvari o kojima želite da pišete, razgovarate, održite sastanak i slično.

Kada je u pitanju pisanje mail-a, kada osmislite rezime onoga što želite da napišete, njega stavite u tekst mail-a a sve ostalo možete staviti u prilog u formi dodatnih dokumenata.

Na ovaj način ćete omogućiti onome ko čita vaš mail da sam odluči koji nivo informacija mu je potreban da bi vam odgovorio.

4) Koristite šablone

Već sam pisao na ovom blogu kako možete koristiti razne vrste šablona da bi ubrzali rad. Ideja je da za određene tipske mailove koje pišete često napravite šablone gde ste već upisali najveći deo sadržaja mail-a a onda ga samo prilagodite onome kome šaljete.

Međutim, isto možete uraditi i sa sadržajem bilo kog mail-a gde ćete napraviti šablon strukture koji će vas voditi kroz sadržaj mail-a i omogućiti da mail bude najkraći mogući.

==

Pisanje kratkih mailova je veština koju bi trebao svako od nas da nauči jer će nam pomoći da bolje komuniciramo sa ljudima i brže dobijemo odgovor za stvari koje pitamo u mail-u.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Ultimativni vodič za poslovnu e-mail komunikaciju
• Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail
• Kako da napišete dobar naslov (Subject) e-mail i zbog čega je to važno
• Zbog čega niste dobili odgovor na vaš e-mail
• Kako se aktivira novi Gmail i šta je trenutno dostupno
• Kako da dobijete brži odgovor na mail koji ste poslali
• Kako da pošaljete mail svim kontaktima u imeniku
• 3 stvari koje treba da sadrži potpis u elektronskoj pošti i nekoliko koje možda ne bi trebalo da sadrži
• 5 situacija u kojima ne treba koristiti e-mail za komunikaciju
• Jedinih 5 stvari koje možete uraditi sa svakom porukom elektronske pošte