Tehnologija
Tehnologija
Vreme je kada većina ljudi ide na odmor i kada je prikladno postaviti automatski odgovor koji ćete poslati svim ljudima koji vas kontaktiraju.
Automatski odgovor za elektronsku poštu treba da iskomunicira sledeće stvari sa onima koji pokušavaju da vas kontaktiraju:
- Da ste odsutni iz kancelarije
- Kada ćete se vratiti na posao
- U kojoj meri ste dostupni za komunikaciju
- Koga treba kontaktirati ukoliko niste dostupni
U nastavku pogledajte kako možete napraviti efektan automatski odgovor:
1) Napravite preglednu i kratku poruku
Često sam se susretao sa automatskim odgovorima koji su predugački i iz kojih je teško zaključiti da li je osoba dostupna za komunikaciju ili koga mogu kontaktirati ukoliko nije. Umesto toga, predlažem da jednostavno prođete kroz stavke koje sam naveo prethodno i odgovorite na njih sa po jednom rečenicom.
Možete svaku rečenicu staviti u poseban red kako bi sve izgledalo preglednije. Ne zaboravite da se danas veliki broj mailova čita na mobilnom terelefonu i nekada tekst koji je u formi pasusa može biti manje čitljiv.
2) Iskomunicirajte da li mogu očekivati odgovor od vas kada se vratite ukoliko im neko drugi ne pomogne
Smatram da najvećem broju automatskih odgovora upravo nedostaje ovaj deo gde nije baš do kraja jasno da li neko ko vas kontaktira može očekivati vašu pomoć kada se vratite sa odmora ili ne.
Obično u porukama piše (ako piše) da za sve možete kontaktirati nekoga drugoga, ali se ne objašnjava šta se događa ukoliko taj neko ne odgovori.
Umesto toga predlažem da jasno navedete šta će se dogoditi kada se vratite sa odmora, pri čemu treba da se potrudite da ne obećavate previše nego da realno sagledate mogućnosti s obzirom da će vas sigurno sačekati dosta posla kada se vratite.
3) Razmislite da li je potrebno staviti verziju na engleskom
Ukoliko komunicirate sa strancima verovatno treba staviti i verziju na engleskom. Međutim ukoliko to nije slučaj, ili postoji mala verovatnoća da se to dogodi, verovatno nema potrebe da stavljate verziju na engleskom jer će samo poruku učiniti dužom a vama će oduzeti dodatno vreme da sve prevedete i lepo napišete bez slovnih grešaka. Nekada vam se može učiti da imati verziju na engleskom može da izgleda profesionalnije, ali to u stvari nije tako.
4) Ukoliko je moguće navedite samo jednu osobu koju je potrebno kontaktirati za vreme vašeg odsustva
Ponekad sam dobijao automatske odogovore koji liče na govorne automate kada pozovete neki korisnički servis, gde su izlistane različite osobe koje je potrebno kontaktirati u zavisnosti od slučaja. To može da bude prilično zbunjujuće, posebno ako onaj ko vas je kontaktirao ne ume da svrsta ono što njemu treba niti u jednu od vaših ponuđenih opcija.
Umesto toga predlažem da se dogovorite sa jednim kolegom koji će preuzeti sve vaše poruke i koji onda može da kontaktira osobu koja vam je pisala i eventualno je uputi na nekoga drugoga ukoliko je to potrebno.
5) Jasno iskomunicirajte koliko ste dostupni
Odlučite pre nego što krene na odmor da li ćete odgovarati na poruke, ili ne, te u kojoj meri ćete odgovarati i onda sve to objasnite u automatskom odgovoru.
Vrlo često sam čitao automatske odgovore gde neko napiše "da će imati ograničen pristup mail-u" što praktično ništa ne znači jer nije jasno da li će odgovoriti ili neće.
Umesto toga napišite da nećete uopšte odgovarati ukoliko je to slučaj, te u kom vremenskom odgovoru ćete odgovarati ako se ipak odlučite na takav korak.
6) Ne zaboravite da isključite automatski odgovor kada se vratite sa odmora
Može prilično neprofesionalno da izgleda da neko 25. jula dobije od vas automatski odgovor da se 23. jula vraćate sa odmora.
Većina e-mail klijenata ima opciju da sami podesite do kada je aktivan automatski odgovor i najbolje je da to postavite odmah prilikom njegovog kreiranja, međutim ukoliko nemate takvu opciju važno je da sebi stavite podsetnik da isključite automatski odgovor čim se vratite sa odmora.
Primer automatskog odogovora koji je u skladu sa prethodno navedenim stavkama može da izgleda ovako:
"Hvala Vam što ste me kontaktirali.
Biću odsutan iz kancelarije od 19. do 25. avgusta.
Za to vreme neću biti u mogućnost da odgovaram na poruke, tako da možete kontaktirati mog kolegu ime.prezime@nazivfirme.com sa vašim zahtevom.
Ukoliko ne dobijete odgovor, možete očekivati da ću vas kontaktirati najkasnije do 30. avgusta i pokušati da Vam pomognem.
Pozdrav,
Ime i prezime"
==
Automatski odgovor je poruka kao i bilo koja druga, te treba da bude što je moguća kraća, pregleda i jasna kako bi imala efekat i omogućila dovoljno informacija onome ko vas kontaktira da zna šta treba da radi dalje.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Ultimativni vodič za poslovnu e-mail komunikaciju
- Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail
- Kako da napišete dobar naslov (Subject) e-mail i zbog čega je to važno
- Zbog čega niste dobili odgovor na vaš e-mail
- Kako se aktivira novi Gmail i šta je trenutno dostupno
- Kako da dobijete brži odgovor na mail koji ste poslali
- Kako da pošaljete mail svim kontaktima u imeniku
- 3 stvari koje treba da sadrži potpis u elektronskoj pošti i nekoliko koje možda ne bi trebalo da sadrži
- 5 situacija u kojima ne treba koristiti e-mail za komunikaciju
- Jedinih 5 stvari koje možete uraditi sa svakom porukom elektronske pošte
