Tehnologija
Tehnologija
Kada prisustvujete poslovnom sastanku treba da budete potpuno uključeni u tok sastanka. Jedna od stvari koja može da vas omete u tome jeste vaš mobilni telefon sa brojnim notifikacijama i svim ostalim stvarima koje se nalaze na njemu.
Međutim, postoje situacije u kojima može biti korisno korišćenje mobilnog telefona tokom sastanka:
1) Zapisujte beleške
Danas postoje različite aplikacije koje omogućavaju da jednostavno zaposujete beleške na svom telefonu. Preporučujem da pre sastanka kažete da ćete beležiti stvari na telefonu kako ostali ne bi pomislili da ste odsutni te da radite nešto drugo.
Ograničenje prilikom kucanja telefonom jeste što ne možda ne možete stavljati neke dodatne oznake koje su važne kada prolazite kroz beleške kasnije, što možete nadomestiti dodatnim komentarima u samim beleškama dok kucate.
2) Zabeležite zadatak za sebe
Tokom sastanka postoji mogućnost da vam neko dodeli zadatak ili da vi sami sebi dodelite zadatak.
Najlakše je da odmah zadatak upišete u program za upravljanje zadacima ili na bilo koji drugi nacin na koji evidentirate zadatke.
Dodatna prednost da zadatak odmah upišete je ta sto možete zapisati i dodatne informacije u trenutku dok su vam još sveže kako ih ne bi zaboravili kasnije.
3) Dodelite zadatak drugome i obavestite ga o tome
Ukoliko se tokom sastanka pojavi zadatak za nekog člana vašeg tima koji nije prisutan, najlakše je zadatak dodeliti odmah dok ste na sastanku kada znate sve detalje.
Pored toga, možete odmah obavestiti tu osobu. Ovo je posebno važno ukoliko postoji mogućnost da kasnije zaboravite da ovo uradite ili ukoliko postoji kratak rok da se zadatak završi.
Možete poslati mail, poruku ili obavestiti ga na neki drugi nacin.
4) Postavite pitanje porukom ili mail-om
Dogodiće se tokom sastanka da su vam potrebne dodatne informacije vezano za nesto. U tom slučaju možete poslati poruku ili mail članu vašeg tima i zatražiti dodatne informacije.
S obzirom da se danas najčešće ovakva komunikacija obavlja Viberom, verovatno ćete mnogo brze dobiti odgovor ukoliko pošaljete poruku u odnosu na to da pošaljete mail.
Naravno, postoje situacije u kojima je mail bolja varijanta, na primer ukoliko je potrebno poslati neki dokument i slično.
5) Pronađite informacije u svojim beleškama, slikama, mail-ovim
Danas je telefon mesto gde se nalazi dosta informacija, tako da postoji velika verovatnoća da ćete upravo na telefonu pronaći informacije koje su vam potrebne na sastanku.
Pretražite slike, mailove, poruke ili servise koje koristite a koji se nalaze na cloud-u kao što su Google Drive, Dropbox, Slack i slično.
6) Pronađite informacije na Internetu
Nekada ćete najbrže informacije pronaći tako sto jednostavno pretražite Internet. Na ovaj način ne treba da čekate nikoga već možete dobiti informacije odmah.
7) Odgovorite na nešto što je hitno
Tokom sastanka možete dobiti poruku ili mail na koji je potrebno hitno odgovoriti. Ovde govorim o nečemu što nema veze sa temom sastanka.
Ukoliko procenite da u određenom trenutku ne ugrožavate efikasnost sastanka te da ne ometate nekoga, možete kratko odgovoriti na poruku ili mail i rešiti hitnu situaciju ukoliko je moguće.
8) Delegirajte nešto što je hitno da se uradi na drugoga
Ukoliko se dogodi situacija prethodno navedena, odnosno dogodi se neka hitna situacija koja nema veze sa sastankom, a vi niste najbolja osoba koja može da reši problem verovatno je najbolje da zadatak delegirate na nekog drugog.
Ovo možete opet uraditi mailom ili porukom.
9) Konsultujte se sa nekim ko je prisutan na sastanku
Ukoliko je na sastanku prisutan vaš kolega i tokom sastanka treba da se konsultujete sa njim vezano za određenu temu a ne želite da to čuju prisutni na sastanku, možete poslati poruku i dogovoriti se.
==
Bez obzira što ponekad može izgledati potpuno neprofesionalno da koristite mobilni telefon tokom poslovnog sastanka, postoje situacije gde može da vam pomogne da budete još više uključeni u tok sastanka i više doprinesete ostvarenju ciljeva o kojima se dogovarate.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Kako da započnete sastanak na najefikasniji način
- Šta da radite kada kasnite na poslovni sastanak
- 5 načina da postavite bolja pitanja na poslovnom sastanku
- Kako da napravite agendu za vaš sledeći sastanak + besplatni PDF agenda sastanka
- Kako da zapisujete beleške na poslovnom sastanku
- 11 stvari koje ne bi trebalo da radimo na poslovnom sastanku
- Kako organizovati sastanak kome ljudi ne žele da učesvuju
- Kako se pripremiti za sastanak koji mi organizujemo
- Kako završiti poslovni sastanak na najefikasniji način
- Kako da budete sigurni da ćete upamtiti sve što je rečeno na sastanku
