Kako da napravite uputstvo za bilo šta

Photo by Sigmund on Unsplash

Jedan od najboljih načina da delegirate zadatak na drugoga jeste da kreirate upustvo za realizaciju zadatka. Može da vam se učini da je ovo prilično jednostavna stvar, ali u stvarnosti to i nije baš tako.

Potrebno je da kreriate uputstvo koje je jasno, pregledno i koje će omogućitri onome ko ga čita da ostavri isti rezultat koji biste i vi ostvarili da radite zadatak.

U nastavku pogledajte kojih 7 koraka treba da realizujete da biste napravili uputstvo za bilo šta.

#1. Osmislite kakvu vrstu uputstva želite da napravite

Prvo što treba da uradite jeste da osmislite kakvu vrstu uputstva želite da napravite. Generalno uzevši, ovde imate 3 varijante:

• Dokument koji se sastoji od slika i teksta

• Video uputstvo gde se snima ekran ili pokazuje kako se nešto radi

• Kombinacija prethodna 2 načina

Koju vrstu uputstva ćete izabrati zavisi od više stvari a možda najviše od toga koji je način najlakši za onoga ko će koristiti uputstvo. Na primer, ukoliko kreirate uputstvo za korišćenje program na kucanje na kasi u naloprodajnom objektu, verovatno je najprikladnije rešenje da postoji štampano uputstvo jer postoji mogućnost da ne postoji dostupan računar na kome bi se moglo pogledati video uputstvo. Sa druge strane, ukoliko kreirate upustvo kako da se nešto uradi u nekom programu za oosbu koja sedi u kancelariji za računarom, verovatno je najbolje rešenje napravit kombinaciju video uputstva sa tekstualnim dokumentom kao prilogom.

#2. Odredite alat koji ćete koristiti

Kada ste se odlučili za vrstu uputstva koju želite da napravite, sledeći korak je da izabere alat koji ćete koristiti. Verovatno će vam biti potrebno sledeći alati:

• Program za kucanje teksta (Word, PowerPoint, Google docs ili neka druga aplikacija za kreiranje beležaka)

• Program za kreiranje slika ekrana ( PrintScreen opcija na računaru ili neki od posvećenih programa za ovakve stvari kao što je Green Shot ili slični alati)

• Program za snimanje ekrana (Loom je odlična opcija, ali postoji i drugi programi kao što je Camtasia koja pruža različite dodatne mogućnosti za editovanje)

#3. Kreirajte prvu verziju uputstva

Kada ste se odlučili za vrstu uputstva i odredili alate koje ćete koristiti, sledeći korak jeste da kreirate uputstvo.

Prilikom kreiranje uputstva vrlo je važno da znate koji je nivo razumevanja osobe za koju upustvo kreirate. Ukoliko je osoba vrlo malo upoznata sa stvarima o kojima ćete pisati u upustvu, verovatno će biti potrebno da objašnjavate svaki korak do detalja. Ukoliko je osoba dobro upoznata, možda će biti dovoljno da samo napravite neku vrstu ček liste u nekoliko stavku koju će ona moći da isprati i sve uradi u skladu sa uputstvom.

Važno je i da razmotrite i dobro razmilite gde su najveće šanse da onaj ko gleda upustvo pogreši ili zanemari neki detalj koji ste prikazali, te da onda to posebno istaknete u uputstvu i ukažete na tu stvar.

Prilikom kreiranja uputstva predlažem da realizujete sledeće korake:

       1. Definišete krajnji cilj uputstva u jednoj rečenici (na primer završena registracija na sajtu ili postavljen novi članak na blogu)

       2. Kreirate listu ključnih međukoraka koje je potrebno realizovati kako bi se ostvario krajnji cilj (trebalo bi da ih bude nekoliko, svakako manje od 10, ukoliko je moguće)

Ispod na slici možete videti primer ovakvih međukoraka za uputstvo koje sam pravio za regitraciju digitalnih sertifikata u našem ERP-u kao i za registraciju na uslužnom portalu poreske uprave.

       3. U okviru svakog međukoraka nabrojite sve korake koje je potrebno da se realizuju (ponovo samo u formi stavki)

       4. Proverite da li svi međukoraci i koraci imaju logički tok odnosno da li slede jedan za drugim i da li su poređani kako treba

       5. Detaljno opišite šta je potrebno uraditi u svakom od koraka

Neke od dobrih praksi za kreiranje upustva u formi dokumenta su:

• Kreriajte naslovnu stranicu gde ćete navesti naziv uputstva

• Kreirajte stranicu gde će u tabelarnoj formi da se nađe ime i prezime osobe koja je napravila uputstvo, broj verzije upustva i datum kada je nastala verzija

• Kreirajte stranicu sa sadržajem upustva koja će po mogućnosti imati linkove tako da može brzo da se dođe do određenog dela uputstva

• Kreirajte stranicu sa pregledom ključnih međukoraka koje je potrebno realizovati kako bi se stekla "velika slika" o tome šta je potrebno uraditi

• Slike ekrana treba da budu napravljene tako da je na njima uokvireno ili na neki drugi način označeno ono na šta korisnik uputstva treba da obrati pažnju

• Kreirajte pregledno uputstvo koje je izdeljeno naslovima i podnaslovima

• Ostavite mesta za komentare korisnika (kod svakog koraka ili na kraju dokumenta)

Neke od dobrih praksi za kreiranje video uputstva:

• Pričajte najbrže moguće tako da vas ipak svako razume. Ukoliko pričate suviše sporo rizikujete da vaše upustvo zvuči dosadno te da se osoba kojoj je namenjeno isključi i ne sluša pažljivo

• Uključite kameru i postavite vas u donji desni ili levi ugao. Na ovaj način će upustvo delovati življe i zabavnije

• Ukoliko imate mogućnosti obradite video uputstvo dodatnim elementima kao što je na primer prikazivanje kombinacija tastera koju koristite za neku skraćenicu sa tastature

#4. Prođite kroz vaše uputstvo i vidite da li je u redu

Kada ste napravili uputstvo prođite kroz njega kao da ste korisnik i pokušajte da realizujete korake i uverite se da zaista vode do krajnjeg rezultata koji želite da postignete. Zbog ovoga je bilo važno definisati krajnji rezultat na samom početku procesa kreiranje uputstva da biste videli da li ste ostvarili željeno. Ukoliko ste uspeli, onda je to u redu. Ukoliko niste napravite novu verziju i unesite stvari za koje primetite da nedostaju. Kada izmenite upustvo prođite ponovo kroz njega i uverite se da je sada u redu.

#5. Dajte nekome da isproba uputstvo

Sada je trenutak da date nekome da realizuje zadatak u skladu sa uputstvom koje ste napravili. U idealnom slučaju, ukoliko pravite uputstvo koje će koristiti više ljudi, pokušajte da pronađete osobu koja predstavlja prosek ljudi za koje kreirate upustvo. Bilo bi dobro da izbegnete situaciju da date uputstvo osobi koja ima najbolje veštine u odnosu na sve ostale jer u tom slučaju verovatno nećete imati realnu sliku o tome koliko je samo upustvo dobro.

Ukoliko možete, sedite pored osobe i pratite šta radi. Zapisujte sve zanimljive stvari koje zapazite. Ukoliko niste u mogućnosti da sedite pored te osobe, zamolite je da zapisuje komentare tokom rada. Bilo bi dobro ukoliko bi ta oosba mogla da snima ekran dok radi.

Ovde je važno da ohrabrite osobu koja koristi uputstvo da vam zaista da dobar komentar na sve stvari i ukaže na sve što možda nije dobro.

#6. Napravite novu verziju uputstva

Analizirajte komentare koje ste dobili od osobe koja je prošla kroz uputstvo ili svoje zabeleške ukoliko ste sedeli pored nje i nakon toga kreirajte novu verziju upustva. Važno je da razumete da je sasvim moguće da će trebati više iteracija kako biste kreirali konačnu verziju uputstvo.

#7. Podelite uputstvo

Kada ste napravili uputstvo kojim ste zadovoljni vreme je da ga podelite sa svima kojima je to upustvo potrebno. Kako ćete ovo uraditi zavisi od više faktora, a neki od uobičajenih način su:

• Odštampajte upustvo, ukoričite ga i predate ga (ukoliko je dokument sa tekstom i slikama)

• Postavite video na YouTube ili neku drugu platformu i onda podelite link

• Postavite video zajedno sa dokument u neki folder koji je na Cloud-u i onda podelite link

• Koristite stari dobri email i pošaljete uputstvo

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Šta su ček liste, zbog čega su važne i kako možete da ih napravite
• Kako da napravite predlog za službeni put + šablon napravljen u Word-u
• Kako da napravite referentnu listu za vaše preduzeće
• Kako da napravite oglas za radno mesto
• 10 pitanja koja možete postaviti na prvom razgovoru za posao
• 4 aplikacije koje možete koristiti za digitalno kreiranje i čuvanje beležaka
• 4 pitanja koja treba da postavite na kraju svakog projekta
• Kako da delegirate zadatak na drugoga
• Kako da uradite više tokom radnog dana
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako pravljenjem šablona u Word-u možete uraditi više za manje vremena