Photo by Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk on Unsplash

Verovatno povremeno dobijate e-mail poruke koje sadrže više pitanja na koje se očekuju odgovori sa vaše strane.

Na osnovu mog iskustva, povremeno je slučaj da su odgovori na ovakve e-mail poruke prilično konfuzni i teški za razumevanje zbog načina na koji su struktuirani i formatirani.

U nastavku možete pogledati moj predlog na koji način možete kreirati jasne i pregledne odgovore na ovakve e-mail poruke:

#1. Objasnite da ćete odgovoriti ispod pojedinih stavki koje su navedene

Počnite sa uvodom u kome ćete u nekoliko rečenica napisati da ćete odgovoriti ispod pojedinih navoda.

Na primer možete napisati:

Ivana,

Moji odgovori (ili komentari) se nalaze ispod tvojih pojedinih navoda koje možeš naći u nastavku ispod.

Pozdrav,

Željko

#2. Napišite odgovor ispod svake stavke i vidno ga označite

Nakon što ste objasnili u uvodu šta ćete uraditi, prekopirajte sve stavke iz e-mail-a koji ste dobili i onda ispod svake od stvaki napišite vaš odgovor ili komentar.

Ovde je važno da obratite pažnju na sledeće:

• Potrebno je da vidno izdvojite vaš odgovor od stavke. Moj predlog je da započnete vašim inicijalima, te nakon toga navedete znak ":" i onda napišete vaš odgovor.
• Napravite razmak između stvake i vašeg odgovora jer se danas dosta e-mailova čita na mobilnom telefonu i mnogo je preglednije ukoliko napravite razmak između redova
• Postoje primaoci poruka koji čitaju email kroz web klijent koji nema mogućnost prikazivanja formatiranja koje vi napravite u MS Outlook-u ili nekom drugom programu. Zbog toga ne treba uvek da se oslanjate na veličinu fonta ili na boju kao alat da izdvojite vaš odgovor

Na primer možete napisati:

9. Da li postoji opcija/dio da se na sajtu oglasi određena vest, akcija koju bismo pripremili, sad pred novu godinu npr?

ŽP: Postoji mogućnost kroz program da se unose vesti.

==

Efikasnim odgovaranje na ovakve i slične e-mail poruke možete uštedeti dosta vremena i brže doći do željenog dogovora. Kao i sa bilo kakvom drugom konverzacijom, važno je da se postavite u situaciju osobe koja čita vaš odgovor i maksimalno joj olakšate da razume vaš odgovor.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Gmail skraćenice sa tastature koje će vam uštedeti više od 30 sati godišnje
• 5 stvari koje niste znali da može Gmail a koje vam mogu biti korisne
• Kako da napišete kratak e-mail
• Ultimativni vodič za poslovnu e-mail komunikaciju
• Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail
• Kako da napišete dobar naslov (Subject) e-mail i zbog čega je to važno
• Zbog čega niste dobili odgovor na vaš e-mail
• Kako se aktivira novi Gmail i šta je trenutno dostupno
• Kako da dobijete brži odgovor na mail koji ste poslali
• Kako da pošaljete mail svim kontaktima u imeniku
• 3 stvari koje treba da sadrži potpis u elektronskoj pošti i nekoliko koje možda ne bi trebalo da sadrži
• 5 situacija u kojima ne treba koristiti e-mail za komunikaciju
• Jedinih 5 stvari koje možete uraditi sa svakom porukom elektronske pošte

Ažurirano: 01.12.2020