Kako da odgovorite na e-mail u kome treba da razmatrate više stavki

Kako da odgovorite na e-mail u kome treba da razmatrate više stavki

Photo by Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk on Unsplash

Verovatno povremeno dobijate e-mail poruke koje sadrže više pitanja na koje se očekuju odgovori sa vaše strane.

Na osnovu mog iskustva, povremeno je slučaj da su odgovori na ovakve e-mail poruke prilično konfuzni i teški za razumevanje zbog načina na koji su struktuirani i formatirani.

U nastavku možete pogledati moj predlog na koji način možete kreirati jasne i pregledne odgovore na ovakve e-mail poruke:

#1. Objasnite da ćete odgovoriti ispod pojedinih stavki koje su navedene

Počnite sa uvodom u kome ćete u nekoliko rečenica napisati da ćete odgovoriti ispod pojedinih navoda.

Na primer možete napisati:

Ivana,

Moji odgovori (ili komentari) se nalaze ispod tvojih pojedinih navoda koje možeš naći u nastavku ispod.

Pozdrav,

Željko

#2. Napišite odgovor ispod svake stavke i vidno ga označite

Nakon što ste objasnili u uvodu šta ćete uraditi, prekopirajte sve stavke iz e-mail-a koji ste dobili i onda ispod svake od stvaki napišite vaš odgovor ili komentar.

Ovde je važno da obratite pažnju na sledeće:

  • Potrebno je da vidno izdvojite vaš odgovor od stavke. Moj predlog je da započnete vašim inicijalima, te nakon toga navedete znak ":" i onda napišete vaš odgovor.
  • Napravite razmak između stvake i vašeg odgovora jer se danas dosta e-mailova čita na mobilnom telefonu i mnogo je preglednije ukoliko napravite razmak između redova
  • Postoje primaoci poruka koji čitaju email kroz web klijent koji nema mogućnost prikazivanja formatiranja koje vi napravite u MS Outlook-u ili nekom drugom programu. Zbog toga ne treba uvek da se oslanjate na veličinu fonta ili na boju kao alat da izdvojite vaš odgovor

Na primer možete napisati:

9. Da li postoji opcija/dio da se na sajtu oglasi određena vest, akcija koju bismo pripremili, sad pred novu godinu npr?

ŽP: Postoji mogućnost kroz program da se unose vesti.

==

Efikasnim odgovaranje na ovakve i slične e-mail poruke možete uštedeti dosta vremena i brže doći do željenog dogovora. Kao i sa bilo kakvom drugom konverzacijom, važno je da se postavite u situaciju osobe koja čita vaš odgovor i maksimalno joj olakšate da razume vaš odgovor.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

Ažurirano: 01.12.2020


© Copyright 2021. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh