Tehnologija
Tehnologija
Gmail koristi veliki broj ljudi, međutim retko kada se bilo ko pozabavi novim funkcionalnsotima koje su dostupne i koje mogu olakšati rad.
U nastavku pogledajte kojih 5 stvari verovatno niste znali da može Gmail a koje vam mogu biti korisne.
U nastavku pogledajte kojih 5 stvari verovatno niste znali da može Gmail a koje vam mogu biti korisne.
#1. Zaštitite poverljive informacije od neovlašćenog pristupa
Kako da pošaljete poruku u poverljivom modu u Gmail-u. from Željko Popović on Vimeo.
Kada pošaljete poruku na poverljiv način , primalac poruke ne može da je prosledi, kopira, odštampa ili preuzme na svoj računar. Možete podesiti i nakon kojeg trenutka će poruka da nestane iz Inbox-a primaoca, ili da uključite šifru koju možete poslati SMS-om koju je potrebno ukucati da bi se poruka otvorila. Za sada funkcija sa SMS-om ne radi u svim zemljama.
Kada ovu funkcionalnost možete koristit?
- Ukoliko šaljete ponudu koja ima vremenski rok važenja i ne želite da neko zloupotrebi sadržaj ponude nakon isteka roka, a odluči se za saradnju sa nekim drugim. U ovom slučaju možete podesiti da poruka nestane iz Inboxa nakon isteka roka važenja ponude
- Ukoliko ne želite da neko prosledi vašu ponudu nekom drugom, ili barem želite da mu to maksimalno otežate
- Ukoliko želite da budete sigurni da će samo određena osoba otvoriti mail koji ste poslali. U ovom slučaju možete poslati SMS sa šifrom
Šta ipak ne možete sprečiti?
Ne možete sprečiti da neko slika telefonom ili sa napravio sliku ekrana na računaru.
#2. Pripremite sadržaj mailova u trenutku kada imate vremena i podesite da se pošalju onda kada to najviše odgovara
Kako da automatski pošaljete mail kasnije koji ste napravili from Željko Popović on Vimeo.
Jedna od stvarno najkorisnijih stvari jeste odloženo slanje mailova, ujedno i funkcionalnost koju najčešće koristim od svih koje sam naveo ovde. Dakle, sada Gmail omogućava da napišete mail i onda da odredite kog dana i u koliko sati će biti poslat, što je vrlo korisno jer često vreme kada pošaljete mail može biti značajno koliko i poruka koja se u njemu nalazi.
Kako ovu funkcionalnost možete koristiti?
- Možete uveče pripremiti različlite mailove, ili za vikend i podesiti da se pošalji sutradan ujutru ili u ponedeljak ujutru.
- Možete napraviti mailove koji se redovno šalju, na primer poziv za sastanak i onda napraviti četiri ovakva mail-a i podesiti da idu jedan po jedan odgovarajućeg dana u nedelji naredne četiri nedelje
- Možete odmah napisati neki mail da ne biste zaboravili za neki dan a podesiti da se pošalje onda kada treba. Na primer, dogovorite sa nekim sastanak za recimo 4 dana i deo dogovora bude da mu pošaljete mail dan pred sastanak da ga podsetite. VI napišete mail sa podsetnikom i podesiti da se pošalje i njemu i vama dan pre dogovorenog sastanka.
#3. Ubrzajte rad kreiranjem šablona za sadržaj koji se ponavlja
Kako da koristite šablone u Gmail-u from Željko Popović on Vimeo.
Kada god vam se dogodi da primetite da pišete jedan te isti sadržaj u mail-u, takav sadržaj je kandidat da od njega napravite šablon i koristite ga kada god vam je potrebno. Gmail ovo omogućava kroz opciju kreiranja šablona, gde možete poruku koju ste već napisali proglasiti šablonom i koristiti je kada god vam je potrebna ista ili slična poruka kao odgovor na određeni mail ili kao novi mail koji šaljete.
Kako ovu funkcionalnost možete koristiti?
- Kreirajte šablone za najčešće poslovne situacije kao što je mail koji šaljete kao zahvalnost nakon održanog sastanka ili uz predlog poslovne saradnje koji šaljete
- Kreirajte šablon ukoliko treba da pošaljete isti mail na veliki broj adresa a ne želite da koristite bcc: ili cc: polja
- Kreirajte šablona koji su odgovori na određenu vrstu mailova koje često dobijate i iskoristite ih da pomoću filtera automatski odgovorite na te mailove, kao na primer ako dođe upit sa neke mail adrese gde znate da niste u mogućnosti da odgovorite
#4. Organizovano čuvajte poruke pomoću labela-a
Kako se koriste Label-i u Gmail-u from Željko Popović on Vimeo.
Gmail ne poseduje foldere kao recimo Outlook. Umesto toga možete koristiti label-e koji su, barem na osnovu mog iskustva, mnogo bolji način organizacije. Svaku poruku možete označiti određenim labelo-om, i onda pretražiti sve poruke koji imaju taj label. Pored toga, možete kreirati određena pravila koje će mailovim dodeljivati automatske label-e kada pristignu. Glavna prednost ovakvog načina označavanja poruka jeste što možete istoj poruci dodeliti više label-a i pretraživati je na osnovu više kriterijuma.
Kako ovu funkcionalnost možete koristiti?
- Određenu vrstu mail-ova kao što su recimo računi koji vam stižu mail-om možete označiti određenim label-om tako da možete lako da ih nađete kada želite da ih platite
- Sve mail-ove koji su vezani za određeni projekat možete označiti jednim label-om
- Možete kreirati label-e kao što je recimo "pročitaj kasnije" i njime označite mailove koji vam se čine korisnim a nemate vremena odmah da ih pročitate
#5. Smestite sve poruke da stižu u jedan Inbox
Verovatno većina vas koristi Inbox Gmail-a gde imate 3 tab-a: Primary, Social i Promotions. Međutim, smatram da je mnogo bolje da imate jedan Inbox u koji će stizati sve poruke, a vi sami možete odlučiti šta ćete sa njima. Ovo je posebno korisno kada čitate mail na telefonu gde se ne vide ostali tabovi i možete potpuno zaboraviti na njih.
Kako ovu funkcionalnost možete koristiti?
- Kada napravite jedan Inbox vaš omiljeni Newsletter vam neće stizati u Promotion gde ćete verovatno zaboraviti na njega, već če stići u Inbox i možete ga pročitati
- Upravljajte sadržajem koji vam nije priorotet Label-ima i filterima a pustite da vam sve stigne u Inbox
- Ne može da se dogodi da Gmail greškom smesti poruku od nekoga u ostale tabove
==
Gmail je jedan od najboljih programa za upravljanje mailom koje danas imamo. Zajedno sa ostalim aplikacijama kao što je Google Calendar i Google Drive predstavlja zaista moćan komplet alata koji može povećati vašu produktivnost.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Kako da napišete kratak e-mail
- Ultimativni vodič za poslovnu e-mail komunikaciju
- Kako da ne zaboravite da odgovorite na važan mail
- Kako da napišete dobar naslov (Subject) e-mail i zbog čega je to važno
- Zbog čega niste dobili odgovor na vaš e-mail
- Kako se aktivira novi Gmail i šta je trenutno dostupno
- Kako da dobijete brži odgovor na mail koji ste poslali
- Kako da pošaljete mail svim kontaktima u imeniku
- 3 stvari koje treba da sadrži potpis u elektronskoj pošti i nekoliko koje možda ne bi trebalo da sadrži
- 5 situacija u kojima ne treba koristiti e-mail za komunikaciju
- Jedinih 5 stvari koje možete uraditi sa svakom porukom elektronske pošte
