Kako da organizujete efektnu online prezentaciju uživo iz vašeg stana

Prethodni vikend sam prvi put držao Excel radionicu uživo pomoću Zoom-a i dodatnog modula za organizaciju webinar-a. S obzirom da nisam imao prethodno iskustvo sa realizacijom radionice na ovakav način, bio sam pomalo zabrinut jer nisam bio siguran šta sve može da se dogodi.

Međutim, sve je prošlo odlično i želeo sam da vam dam nekoliko predloga o tome na koji način možete organizovati efektnu online prezentacije iz vaše kuće.

#1. Obezbedite detaljna uputstva učesnicima za povezivanje

Kada je u pitanju bilo kakvo tehničko uputstvo koje pravite, predlažem da pristupite kreiranju tog uputstva uz pretpostavka da onaj ko ga čita ne zna praktično ništa o tome. Samo  na ovakav način ćete biti sigurni da ste napravili dobro uputstvo.

Moj predlog je da napravite video uputstvo a možete koristiti alat Loom za ove potrebe. Kada ste ga napravili, testirajte ga tako što ćete ga poslati nekome ko može da predstavlja prosek ljudi koji treba da se priključe i zamolite ga da se poveže prateći uputstva.

Ako je sve u redu, pošaljite ovo upustvo učesnicima nekoliko dana ranije i zamolite ih da sve isprobaju, te da vas kontaktiraju ukoliko bude problema.

Šta sam ja uradio:

• Kreirao video upustvo o tome na koji način se instalira Zoom
• Nedelju dana pre početka obuke sam poslao svima ovo upustvo e-mail-om i zamolio da instaliraju u narednih nekoliko dana

Kako izgleda sadržaj e-mail koji sam slao možete pogledati ispod:

#2. Koristite više alata za prezentovanje

Vašu prezentaciju će učesnici pratiti iz svoje kuće. Samim tim su šanse da im nešto drugo odvuče pažnju mnogo veće u odnosu na situacije kada radite uživo, te je i vaš zadatak značajno teži.

PowerPoint prezentacija

Potrudite se da slajdovi imaju najmanju moguću količinu teksta. Dodatno na šta treba da obratite pažnju jeste da je potrebno da se slajdovi često menjaju, mnogo češće nego kod prezentacije uživo kako bi sve bilo dovoljno dinamično i zanimljivo učesnicima da prate. Nemojte koristiti belu pozadinu sa tamnim slovima, već tamnu pozadinu sa belim slovima. Zbog čega? Upitajte sebe na kraju svakog filma koji ste gledali kada ide odjavna špica sa imenima svih koji su učestvovali, da li ste ikada videli da slova idu na beloj pozadini. Alati za prezentovanje kao što je Zoom imaju opciju za pisanje po slajdovima, što možete povremeno iskoristiti da fokusirate pažnju učesnika ali i doprinesete dinamici vaše prezentacije.

Šta sam ja uradio:

• Kreirao sam slajdove sa po jednom glavnom idejom i dodao po nekoliko stavki koje dodatno objašnjavaju tu ideju
• Na kraju svakog modula sam pripremio po jedan savet iz produktivnosti koji nema veze sa Excel-om o kome sam kratko popričao sa učesnicima i pitao ih šta misle

Kako izgleda jedan ovakav slajd možete pogledati ispod

Bela tabla

Zoom koji ćete verovatno koristiti, ali i drugi alati imaju kvalitetnu simulaciju bele table koju možete koristiti tokom prezentovanja. Ovo je potrebno da isplanirate ranije i da znate tokom prezentacije kada treba da iskoristite belu tablu.

Video

Povremeno umesto slajdova postavite sebe u prvi plan i ispričajte nešto zanimljivo. Ovo će takođe doprineti dinamičnosti vaše prezentacije. Posebno efektno može biti da uzmete papir i olovku i nešto nacrtate rukom i onda to pokažete i objasnite. Probajte, videćete da će učesnicima to biti interesantno.

#3. Uradite sve tehničke pripreme

Ispod možete videti fotografiju sa svom opremom koja mi je bila potrebna za održavanje prezentacije

Povežite se kablom na Internet

Wi Fi veza u stanu je svakao dovoljna za pregledavanje društvenih mreža ili slanje mailova, ali da biste bili sigurni da će sve biti u redu tokom vaše prezentacije potrebno je da se povežete kablom. Ukoliko vaš laptop nema priključak za mrežu možete nabaviti dongl koji sa jedne strane ide u USB priključak vašeg laptopa a sa druge strane u njega ulazi mrežni kabl.

Ugasite sve programe i dokumenta koji vam nisu potrebni

Ugasite sve programe koji vam nisu potrebni a koji možda rade u pozadini dok je uključen računar. Takođe pogasite i sve druge programe koji možda uključeni kao i dokumenta koju otvorena.

Isključite notifikacije

Ukoliko koristite Slack ili neki drugi program kojem ste omogućili da kreira notifikacije, potrebno je da ih isključite tokom trajanja prezentacije.

Pripremite sva potreban dokumenta i očistite desktop

Sva dokumenta koja su vam potrebna pripremite da vam budu lako dostupna. Možete ih otvoriti ili postaviti na desktop ili na neko drugo mesto gde znate da možete lako da ih nađete tokom preznetacije kada vam budu potrebna.

Pored toga važno je da očistite desktop, jer će se dogoditi da se vidim tokom vaše prezentacije i sigurno ne želite da izgleda neuredno sa velikim brojem dokumenata na njemu.

Ispod možete videti izgled mog desktop-a pred početak prezentacije.

Pripremiti rezervni laptop

Ukoliko ste u mogućnosti pripremite rezervni laptop sa istim podešavanjima kao i na računaru na kome ćete raditi.

Obezbedite mikrofon

Ukoliko ste u mogućnosti obezbedite mikrofon. Često je bilo kakav mikrofon bolji od toga da ga uopšte nemate i da se oslonite na mikrofon vašeg laptopa. Nabavite samo mikrofon, a ne kombinaciju mikrofona i slušalice jer u toj varijanti je verovatno mikrofon slabijeg kvaliteta.

#4. Uredite prostor u kome ćete prezentovati

Prostor koji se vidi iza vas treba da bude što čistiji. Ovo će značiti da možda treba da sklonite slike sa zidova i svakako pospremite prostor koji će se videti. Ovo nije samo zbog toga da izgleda urednije, već će pospremljen prostor učiniti i da se vi bolje osećate, manje stvari će vam odvlačiti pažnju i bićete fokusiraniji na tok prezentacije.

Obavezno proverite kako to sve izgleda na kameri pre nego što počnete prezentaciju da biste bili sigurni da ste sve uklonili i da je sve u redu.

Šta sam ja uradio:

• Uklonio sam sve slike sa zidova kako bi bili potpuno beli i kako ne bi privlačili pažnju učesnika
• Zatvorio vrata od prostorije u kojoj sam držao obuku

#5. Obucite se prikladno

Bez obzira što radite od kuće potrebno je da se obučete prikladno. Dakle, obucite se kao što biste se obukli da držite prezentaciju uživo. Međutim, jednako važno je da izaberete odeću u kojoj se osećate dobro i koja će vam biti udobna.

Šta sam ja uradio:

• Nosio sam majicu u kojoj se dobro osećam, koja je pristojna i odgovara situaciji
• Zatvorio sam vrata od prostorije u kojoj sam držao obuku

#6. Osvetlite lice

Veoma je važno da obezbedite najbolje moguće osvetljenje. Obavezno obratite pažnju na to da ne sedite iza prozora jer ćete u tom slučaju biti u senci osvetljenja koje dolazi spolja. Ukoliko je dan možete sedeti naspram prozora i ispred sebe postaviti laptop ili računar.

Ono što možete da uradite jeste i da postavite lampu i na taj način dodatno osvetlite vaše lice. Samo treba da je postavite na neko mesto gde vam neće direktno ići svetlost u lice jer ćete u protivnom teško moći da gledate.

Šta sam ja uradio:

• Sedeo sam prekoputa prozora. S obzirom da sam obuku držao prepodne, bilo je dovoljno dnevnog svetla

Raspored na stolu nakon što sam rasporedio svu opremu možete videti ispod:

#7. Obezbedite da se ne čuju drugu zvuci osim vašeg glasa

Obavezno zatvorite vrata prostorije u kojoj ćete držati prezentaciju. Ovo će vam pomoći da se dodatno fokusirate i obezbediće da se ne čuju zvuci van te prostorije. Pored toga, ukoliko je još neko prisutan u stanu za vreme držanja prezentacije važno je da ih zamolite koliko je moguće da razgovaraju normalnim tonom. Možete staviti i neku oznaku na vrata koja će sprečiti da neko greškom uđe dok držite prezentaciju.

Šta sam ja uradio:

• S obzirom da članovi moje porodice nisu bili u to vreme u stanu sve što sam trebao da uradim je bilo da zatvorim vrata

#8. Gledajte vašu publiku u oči

Postavite vaš laptop tako da je kamera u visini vaših očiju. Ovaj položaj sigurno nećete postići ukoliko ostavite laptop na svom stolu. Potrebno je da ga uzdignete barem 10 cm, odnosno u skladu sa vašom visinom. Imajte na umu da treba da gledate u kameru kada god je moguće a ne u ekran. Obratite pažnju na to da se vidi vaše čitavo lice i da nije nešto odsečeno.

Potrebno je da se malo odaljite od laptopa tako da se vidite svakako ispod ramena. Dobar test može da bude da ste udaljeni od laptop-a za dužinu vaše ruke.

Sve ovo je potrebno da isprobate pre početka prezentacije kako biste bili sigurni da je sve kako treba. Zoom u opciji Webinar koja se dodatno plaća ima opciju isprobavanja pre početka Webinara tako da možete dodatno da sve isprobate pre samog početka.

Šta sam ja uradio:

• Laptop sam postavio na mali sto napravljen specijalno za ove potrebe koji sam postavio na sto za kojim sa sedeo

#9. Budite zanimljivi i redovno uključite učesnike u prezentaciju

Imajte na umu da je držati online prezentaciju mnogo izazovnije u odnosu na prezentaciju uživo u smislu držanja pažnje učesnike. Zbog toga će biti potrebno da se dodatno potrudite kako bi učesnici bili uključeni tokom trajanja prezentacije.

Često menjajte slajdove, kako bi stalno držali pažnju učesnika. Neki čak kažu da je tokom online prezentacije potrebno menjati slajd najmanje na svakih 30 sekundi kako bi učesnici bili uključeni i kako im ne bi bilo dodadno.

Povremeno promenite medijum koji korisitite za prezentaciju, o čemu sam već pisao u stavki 2.

Ukoliko koristite Zoom ili neki drugi alat za držanje prezentacije koji ima podržanu opciju za Webinar, možete koristiti i dodatne opcije kao što je recimo sprovođenje kratkog istraživanja gde ćete postaviti jedno pitanje tokom prezentacije i ponuditi nekoliko odgovora da izaberu učesnici.

Šta sam ja uradio:

• Često sam postavljao pitanja učesnicima i zamolio ih da odgovore u komentarima
• Redovno su se smenjivali rad u Excel-u i PowerPoint slajdovi
• Povremeno sam preko Excel dokumenata koristio "olovku" u Zoom-u i naglašavao važne stvari. Ovo izgleda kao da pišem po ekranu.
• Svaki modul sam završavao sa po jednim predlogom za povećanje produktivnosti, unapređenje komunikacije ili iz neke druge životne oblasti za koju sam smatrao da može biti zanimljiva učesnicima
• Postojali su trenuci kada bih isključio i Excel i PowerPoint te postavio sebe u prvi plan i jednostavno pričao neko vreme o određenoj temi
• Napravili smo dve pauze u trajanju od po 15 minuta tokom kojih su učesnici mogli da predahnu i da se osveže

Primer "pisanja" po ekranu tokom prezentacije možete da vidite na slici dole:

==

Ljudi treba da budu fokusirani na vašu prezentaciju a ne na situaciju da to radite iz vaše kuće. Ukoliko realizujete prethodno navedene korake, to ćete i uspeti.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako da organizujete video konferencijski poziv
• Kako da smanjite količinu teksta na slajdovima sledeće prezentacije
• Kako da napravite šablon za vašu sledeću prezentaciju u PowerPoint-u
• 5 mogućnosti PowerPoint-a za koje niste čuli
• Kako da osmislite prezentaciju koja traje manje od 15 minuta
• 4 slajda koja treba da imate na svakoj prezentaciji