Kako da organizujete video konferencijski poziv

Zbog velikog broja poseta ovoj stranici i trenutne situacije sa Korona virusom, ažurirali smo ovaj blog tako što smo dodali kratka video uputstva za korišćenje alata Zoom koji se koristi za organizaciju video konferencijskih poziva.

Ukoliko imate potrebu da sarađujete sa ljudima koji ne rade u vašoj kancelariji, što mogu biti vaši saradnici iz drugih kancelarija, gradova ili čak država te vaši klijenti, organizacija video poziva je jedan od najboljih načina za komunikaciju.

Prednosti video poziva u odnosu na uobičajeni poziv, kada je u pitanju istovremeni razgovor sa više ljudi su zaista brojne, a neke od najvažnijih su:

• Mnogo bolje možete razumeti šta osoba koja govori ukoliko vidite njen izraz lice i pokrete koje pravi.
• Uvek znate ko govori jer većina ovih alata funkcioniše tako da uveća osobu koja govori, u smislu da se njena kamera dominantno vidi
• Možete podeliti ekran vašeg računara sa drugima i objašnjavati na tom ekranu, što je odlična stvar i čini sastanak značajno produktivnijim
• Možete podeliti dokumenta tokom sastanka, linkove i slične stvari pomoću chat funkcionalnosti ovakvih aplikacija
• Neke od aplikacija imaju mogućnost snimanja sastanka što može biti od velike koristi, posebno ukoliko je video poziv namenjen nekoj vrsti edukacije

Bez obzira na to koji alat koristite, postoje određeni koraci koje treba da realizujete da bi se uspešno pripremili za video konferencijski poziv, a više o njima pročitajte u nastavku:

1) Odaberite alat

Prvo što treba da uradite jeste da izaberete alat koji ćete koristiti za ovakve vrste sastanaka. Da smo o ovoj temi pričali pre recimo 5 godina svako od vas bi verovatno prvo pomislio na Skype kao pravo rešenje. Međutim, danas je Zoom postao praktično standard kada su u pitanju konferencijski pozivi. Besplatna verzija je potpuno funkcionalna te jedino ograničenje koje ima jeste da sastanak ne može trajati duže od 45 minuta.

Kada su u pitanju dobri a besplatni alati valja još spomenuti Google Hangouts koji takođe može dosta dobro da odradi posao.

Ukoliko konferencijski poziv ne podrazumeva više od 2 učesnika možete koristiti i uobičajene Chat aplikacije koje se nalaze na našim telefonima a sve više i na računarima kao što su Viber ili WhatsApp.

1.1.Kako da instalirate Zoom

1.2. Kako da organizujete Zoom sastanak i pozovete učesnike

2) Zakažite sastanak

Nakon sto ste odabrali alat, zakažite sastanak u samom alatu. Kao rezultat ćete dobiti neki URL koji možete podeliti sa ostalim učesnicima pomoću koga će moći da se povežu i učestvuju na sastanku.

Ukoliko koristite Zoom i Google calendar sve možete automatski povezati te čak ako želite možete direktno iz Google kalendara napraviti Zoom konferencijski poziv.

2.1. Kako da zakažete Zoom sastanak za neki kasniji termin

Kako da zakažete Zoom sastanak za neki kasniji termin from Željko Popović on Vimeo.

3) Pošaljite poziv nekoliko dana ranije

Ovo je možda i najvažnija stvar. Pošaljite poziv za sastanak nekoliko dana ranije kako bi svi imali vremena da se organizuju, te pripreme se za sastanak.

Ukoliko postoji mogućnost, najbolje je da poziv za sastanak pošaljete kroz Google kalendar ili kroz Microsoft Outlook, gde možete zakazati sastanak, te gde ostali mogu potvrditi svoje učešće.

U pozivu obavezno navedite koji će se alat koristiti, te pošaljite uputstvo za povezivanje o čemu će biti više reči u narednoj stavki. Pored toga, pošaljite i link za pristupanje sastanku. Ovaj link će naravno učesnici koristiti da se povežu na sastanak ali i da isprobaju da li sve radi dok budu prolazili kroz uputstvo za povezivanje koje ste im poslali.

4) Pripremite jednostavno uputstvo kako učesnici da se povežu

U zavisnosti od toga koji ste alat izabrali dobro je da napravite jednostavno uputstvo kako ostali učesnici poziva mogu da se uključe kada bude bilo vreme. Uputstvo napravite sa slikama ekrana i dostavite ga učesnicima na vreme, što je najmanje nekoliko dana pre sastanka te zamolite ih da sve isprobaju i da vam jave ukoliko postoje određene poteškoće kako biste reagovali na vreme.

4.1. Kako da se priključite na Zoom sastanak na koji ste pozvani

5) Pripremite lokaciju sa koje ćete učestovati na sastanku

Lokaciju treba da pripremite imajući u vidu 3 stvari:

• Potrebno je da bude koliko je moguće izolovana od spoljašnjih zvukova
• Potrebno je da izgleda uredno
• Potrebno je da bude osvetljena

S obzirom da ćete verovatno biti u stanu tokom sastanka, potrebno je da nađete mesto koje će ispuniti prethodne tri stvari koliko je to moguće. Ovo može biti posebno izazovno ukoliko ste u stanu sa malom decom koja u svakom trenutku mogu da uđu, ili koja se igraju što često može biti vrlo glasno. 

Svakako treba da zatvorite vrata prostorije iz koje ćete učestvovati na sastanku, ali pored toga treba i da porazgovarate sa ukućanima i objasnie im da neko vreme ne treba da ulaze u tu prostoriju, ali i da treba da budu tihi. Dobra stvar koja može da pomogne u ovom trenutku, a koja može biti interesantna i za vašu dece jeste da kreirate natpis sa nekom zanimljivom slikom za njih na kome piše "Ne ulaziti" ili nešto slično. Kada su deca u pitanju, čsto je potrebna i dodatna motivacija tako da možete obećati da ćete nešto raditi zajedno kada završite.

Dobro je da odredite lokaciju koja će biti svetla i koja će omogućiti da vas ostali učesnici jasno vide. Isprobajte ugao vaše video kamere da bi bili sigurni da se dobro vidite i pod uglom koji je odgovarajući.

Obratite pažnju i na okruženje koje će se videti, odnosno ono što kamera pokriva. Verovatno ćete želeti da sve izgleda uredno, tako da će možda biti potrebno da malo pospremite prethodno.

6) Pronađite adekvatnu video i audio opremu

Adekvatna video i audio oprema znači da je što bolja i što jednostavnija. Moja preporuka je da koristite slušalice koje imaju mikrofon, što je mnogo jednostavnija kombinacija od toga da koristite mikrofon kao posebni uređaj. Pored toga, meni lično mnogo bolje na sastanku izgledaju slušalice koje idu direktno u uho od onih koje se stavljaju preko glave. Naravno, kao i ostali, i vi treba opremu da isprobate nekoliko dana pre početka sastanka.

==

Video konferencijski pozivi predstavljaju sjajan način komunikacije za timove koji im omogućavaju da održe veoma produktivne sastanke, bez obzira na to gde se članovi tima nalaze.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• 9 korisnih stvari koje možete raditi pomoću mobilnog telefona na poslovnom sastanku
• Kako da započnete sastanak na najefikasniji način
• Šta da radite kada kasnite na poslovni sastanak
• 5 načina da postavite bolja pitanja na poslovnom sastanku
• Kako da napravite agendu za vaš sledeći sastanak + besplatni PDF agenda sastanka
• Kako da zapisujete beleške na poslovnom sastanku
• 11 stvari koje ne bi trebalo da radimo na poslovnom sastanku
• Kako organizovati sastanak kome ljudi ne žele da učesvuju
• Kako se pripremiti za sastanak koji mi organizujemo
• Kako završiti poslovni sastanak na najefikasniji način
• Kako da budete sigurni da ćete upamtiti sve što je rečeno na sastanku