7 alata koji će vas učiniti produktivnijim dok radite od kuće

7 alata koji će vas učiniti produktivnijim dok radite od kuće

Svako od nas želi da bude produktivan dok radi od kuće, ali to naravno nije lako. Sve stvari koje smo navikli da radimo u kancelariji kao što su komunikacija, zajednički rad ili pristupanje dokumentima sada treba da se rade na drugačiji način.

Potrebno je kreirati radno okruženje koje će omogući da se:

  • Odrede prioriteti na dnevnom nivou i da se zna koje su najvažnije stvari koje treba da se odrade
  • Pojednostavi timska komunikacija i obezbedi da se ne propuste važne poruke i informacije a u isto vreme izbeći veliki broj prekidanja tokom radnog dana
  • Nesmetano komunicira sa klijentima i potencijalnim klijentima
  • Jednostavno pristupa dokumentima uz ograničenje pristupa određenim dokumentima ukoliko je to potrebno
  • Postigne maksimalna fokusiranost tokom dana bez obzira na prisustvo dece u kući ili drugih ukućanja

U nastavku pogledajte kojih 7 alata možete koristiti koji će vas učiniti produktivnijim dok radite od kuće:

#1. Aplikacija za lično upravljanje zadacima

Postoje 2 grupe aplikacija za upravljanje zadacima. Jednu grupu čine aplikacije koje služe za upravljanje projektima, kao što je Asana ili Monday, a drugu grupu čine aplikacije koje vam pomažu da organizujete sopstvene zadatke kao što su Todoist, TickTick ili Microsoft To Do. U ovom slučaju predlažem da počnete sa aplikacijom za lično upravljanje zadacima a možda vremenom vi i vaš tim pređete na aplikaciju za upravljanje projektima ako je to potrebno.

Poslednjih godina korisitim hibridni sistem za lično upravljanje zadacima o čemu ću pisati detaljno u nekom od sledećih blogova.

Sastoji se iz dva alata:

Dnevni planer (papirni)

Postoje 2 lista A4 papira koje odštampam uveče i koje koristim na sledeći način:

  • Uveče popunim 3 najvažnija zadatka koja imam da uradim sledeće dana, te dodam i ostale zadatke ukoliko postoje. Ova 3 zadataka najčešće odredim pomoću aplikacije za lično upravljanje zadacima gde su već izlistani svi zadaci
  • Tokom dana unosim stvari koje se događaju, a koje ću na kraju dana uneti u aplikaciju za upravljanje zadacima

Microsoft To Do

Microsoft To Do je aplikacija koju trenutno koristim za upravljanje svojim zadacima. Veoma sam zadovoljan ovom aplikacijom i koristim je pretežno na svom računaru jer sam najveći deo vremena kod kuće. Naravno, imam je i na telefonu i sve je sinhronizovano. Omogućava mi da zadatke grupišem u liste, da označim koji su zadaci za tekući dan, da podesim podsetnike, kao i da kreiram pod zadatke u okviru zadataka. Ima prilično jednostavan i čist interfejs. Unos novih zadataka je takođe jednostavan.

#2. Aplikacija za komunikaciju sa ostalim članovima tima

Danas su nekako za ovakvu vrstu komunikacije standard postale Viber grupe, koje su u mnogome zamenile e-mail. Međutim e-mail je često i dalje jedini način komunikacije u preduzećima između članova tima. Važno je koristiti aplikacije koje omogućavaju da se jednostavno pronađe poruka koja je vezana za određeni projekat onda kada vam je potrebna, te da aplikacija ne bude preveliki izvor ometanja.

Slack

Mi koristimo aplikaciju Slack koja je sve zastupljenija kod nas ali i u okruženju. Kreirali smo različite kanale komunikacije koji su posvećeni određenim projektima. U okviru ovih kanala postoje posvećeni kanali komunikacije koji se zovi Threads. Posvećene komunikacije nam služe da jednostavnije pronađemo stvari koje su vezane za određeni projekat. Na primer, imamo kanal koji je posvećen TiramISu ERP-u, a u okviru njega imamo Thread koji je posvećen implementacijama. Dobro je što se možete obratiti određenom članu tima koristeći znak @ kao na društvenim mrežama. Pored toga, maksimalno je smanjeno ometanje jer većina nas koristi aplikaciju asinhrono, odnosno uključuje se nekoliko puta tokom dana kada je to potrebno.

#3. Aplikacija za održavanje video poziva i sastanaka

Sastanci su sastavni deo svih poslovnih procesa i neophodno je da se i dalje održavaju kako bi se stvari završavale i projekti realizovali. S obzirom da većina ljudi radi od kuće, osim poslovnih sastanaka, važno je povremeno održavati i neformalne sastanke sa kolegama kako biste održavali kontakt sa njima.

Zoom

Kao i većina preduzeća i mi koristimo Zoom i to plaćenu verziju gde nema ograničenja u pogledu trajanja sastanka. Međutim ograničenje od 40 minuta koje ima besplatna verzija može i da se posmatra kao funkcionalnost jer motiviše učesnike da se dobro pripreme za sastanak sve dogovore u tom vremenskom roku. Zoom koristimo za interne sastanke vezano za projekte koje realizujemo ali i za sastanke sa klijentima. Odlična funkcionalnost Zoom-a je snimanje sastanaka koja omogućava da se kasnije pregleda sastanak i zabeleže sve važne stvari koje su eventualno propuštene.

Ukoliko želite, možete pogledati nekoliko kratkih uputstava o tome na koji način se koristi Zoom ovde.

#4. Aplikacija za kreiranje Video uputstava

Video uputstva su najbolji način da objasnite kako neko može nešto da uradi na računaru. Ovo je posebno korisno kada kreirate korak po korak uputstva. Problem je što često ne razmišljamo na način da je bolje jednom uložiti više vremena i kreirati upustvo nego svaki put nekome objašnjavati. U ovo vreme su posebno korisna ovakva uputstva jer nismo u mogućnosti da odemo do nekoga i objasnimo mu kako se nešto radi. Video uputstva se najčešće kreiraju snimanjem ekrana dok nešto radimo i objašnjavamo.

Loom

Za potrebe snimanja ekrana koristimo Loom aplikaciju. Odličnu aplikaciju koja ima potpuno funkcionalnu besplatnu verziju. Možete je koristiti kao aplikaciju koju instalirate na vašem računaru ili kao dodatak za Google Chrome. Aplikacija funkcioniše vrlo jednostavno. Kada ste spremni da počnete sa objašnjavanjem jednostavno uključite snimanje. Možete da izaberete da li ćete se videti dok objašnjavate u donjem delu ekrana ili će se prikazivati samo ekran. Najbolja stvar u svemu je što se odmah nakon snimanja vaš snimak postavlja na vaš prostor na Loom-u na Internetu i sve što treba da uradite jeste da podelite link na kome se nalazi snimak. Dakle, izbegavate svo maltretiranje slanja video snimka We transferom ili na nekim drugim načinom. Koristimo je upravo na način na koji sam objasnio. Kada snimim uputstvo, pogledam ga kako izgleda jer se odmah smešta na moj prostor na Loom-u i ako je sve u redu šaljem link.

#5. Aplikacija za deljenje dokumenata

S obzirom da radite daljinski potrebno je da imate neki deljeni prostor na Internetu gde ćete moći da smeštate dokumenta na kojima radite. Postoji dosta besplatnih servisa koje možete da koristite a koji imaju ograničenja kada je u pitanju smeštajni prostor. U besplatnoj verziji najviše prostora obezbeđuje Google Drive, međutim ljudi danas dosta koriste i Dropbox. Koju aplikaciju ćete koristiti je manje važno od toga da budete disciplinovani da sva dokumenta koja kreirate smeštate tamo.

Onedrive

Mi koristimo Microsoft OneDrive. Organizaciju smo napravili na tri nivoa: glavni folderi (kao na primer Projekti ili Prodaja), folderi koji predstavljaju određene celine u okviru glavnih foldera (na primer u okviru foldera Projekti imamo folder sa nazivom određenog projekta), dokumenta u okviru foldera koji predstavlja celinu. Deljene dokumenata je prilično jednostavno kao i dodeljivanje prava pristupa, što ponekad može da bude važno. Međutim, potrebno je dosta discipline da bi se zaista dokument smestio na OneDrive. Često ćete nešto kreirati i ostaće na vašem računaru tek kada se javi potreba da to podelite sa drugima. U međuvremenu je moguće da ste napravili neku novu verziju ili da ste menajli postojeću i da ne možete da se setite koja je poslednja verzija koju treba da postavite. Umesto toga, steknite naviku da postavite dokument na deljeni prostor odmah nakon što ga kreirate.

#6. Natpisi "Ne ometaj"

Ovo vam se može činit kao smešno, ali ako imate malu decu u prostoru u kome radite, natpisi"Ne ometaj" mogu dosta da pomognu. Svaki put kada krenete da radite nešto, gde je važno da vas niko ne prekida određeni vremenski period, zatvorite vrata i sa spoljašnje strane postavite znak na kome piše "Ne ometaj". Međutim, postoji caka. Ne možete staviti bilo kakav znak već ga morate učiniti zanimljivim za decu, kako bi ga shvatila ozbiljno. Prema mom iskustvu mora da bude neka zanimljiva slika i smešan tekst. Slika je posebno važna ukoliko deca ne znaju da čitaju.

#7. Slušalice

Pored natpisa "Ne ometaj" ključna stvar za fokus, barem za mene, su slušalice. Slušalice možete nositi bilo kakve, međutim ukoliko ste u prilici predlažem da uložite malo više novca i nabavite kvalitetnije. Pored fokusa, slušalice su i vrlo korisne kada realizujete konferencijske pozive, jer ćete na taj način bolje čuti svoje sagovornike.

JBL Free wireless

Ove slušalice koristim za realizaciju konferencijskih poziva jer svu vrlo jednostavne za korišćenje i imaju naravno u sebi ugrađen mikrofon.

Audiotehnika

Ove slušalice koristim dok radim ili dok nešto gledam ili slušam.

==

Postoji veliki broj različitih alata koji možete izabrati za svaku od prethodno navedenih stavki. Izbor alata nije toliko važan koliko je važno da zaista koristite ono što ste izabrali i ostvarujete rezultate.

===

Ukoliko želite da naučite Excel iz udobnosti vaše kuće ili kancelarije zajedno sa mnom, pridružite nam se na Excel radionici Uživo koju organizujemo prvi put i koja se održava 25. i 26. aprila. Više detalja o radionici možete saznati ovde.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

Ažurirano: 30.11.-0001


© Copyright 2020. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh