Jednostavan okvir za jasnu komunikaciju

Jednostavan okvir za jasnu komunikaciju

Koliko puta vam se dogodilo da vam padne na pamet sjajna ideja oko koje ste vrlo uzbuđeni, te onda na brzinu okupite vaše saradnike u želji da im što pre kažete šta ste smislili, da biste odmah nakon vašeg izlaganja uvideli da vas verovatno nisu razumeli.

Znam da se meni ovo dogodilo veliki broj puta....

I svaki put sam se upitao, kao verovatno i vi, kako je moguće da im nije jasno?

Lošija situacija koja može da vas zadesi od ove jeste da se svi prave da su vas razumeli i da ne zatraže dodatna razjašnjenja.

Ovde se ne radi o tome da vi ne želite da jasno komunicirate. Problem je u tome da se verovatno nalazite u gužvi i da želite što pre da vašu ideju komunicirate sa drugima, što najčešće dovodi do toga da:

  • Niste dovoljno razmislili o svemu
  • Radite još nekoliko stvari uporedo
  • Koristite neprecizne, opisne reči kako biste objasnili ono što želite da kažete

Pored primera koji sam naveo na početku, verovatno ste se našli i u sledećim situacijama koje su dovele do nejasne komunikacije:

  • Odgovorili ste na email dok ste u isto vreme pričali sa kolegom o nekom drugom projektu
  • Delegirali ste zadatak pretpostavljajući da osoba na koju je zadatak delegiran zna na koji način treba da ga uradi
  • Pokušali ste da napravite rezime sastanka sa kolegom gde niste najbolje razumeli šta se od vas očekuje, dakle gde vama nisu stvari u potpunosti jasne

Naravno, možete se naći i na drugoj strani, odnosno da budete u prilici da dobijate informacije i da se pitate da li ste vi jedini koji ne razume šta je rečeno.

Imajući sve ovo u vidu, nejasna komunikacija je veliki probelm koji svakako treba da se reši, bez obzira da li je u pitanju radno mesto, vaša porodica ili restoran u kome želite da naručite hranu.

Prvo napišite ono što želite da kažete

Pisanje je jedan od najboljih načina da razjasnite ono što želite da kažete. Možete pisati olovkom na papiru (što je moj omiljeni način) ili možete kucati na računaru. Dok pišete, na neki čudesan način stvari postaju jasnije. Ko redovno piše dnevnik, sigurno zna o čemu govorim. Dok zapisujete stvari možete da vidite da li sve što želite da kažete ima smisla i da li je povezano.

Ovo ne znači da treba da budete vešt pisac, već da samo treba da se posvetite i napišete ono što želite da komunicirate.

Koristite okvir Šta - Zbog čega - Rezultat

Šta

Prvo komunicirajte šta želite da postignete.

Sasvim je moguće da ovo nećete moći odmah da iskažete. Ono što treba da uradite u ovakvom slučaju jeste da ispišete sve što vam padne na pamet vezano za to šta želite da učinite i da onda prođete nekoliko puta kroz stvari koje ste zapisali.

Nakon određenog vremena, trebalo bi da vam bude potpuno jasno šta želite da postignete, odnosno koji je krajnji ishod koji želite, te da budete u mogućnosti da ga iskažete u jednoj ili dve rečenice.

Pogledajte nekoliko primera ispod:

  • Želim da napravim kurs o produktivnosti
  • Želim da osmislim način da druge firme prodaju naš sftver
  • Želim da smanjim broj upita na podršci za 20%

Kada je potpuno jasno vama šta želite da postignete, napravili ste prvi važan korak ka tome da i drugima bude jasno.

Zbog čega

Drugo što treba da komunicrate jeste zbog čega je važno ono što želite da komuncirate.

Ovo je verovatno i najčešći problem kada je u pitanju komunikacija sa drugima. Mnogi ljudi pomisle da je razlog zbog čega nešto žele da postignu svima očigledan i da nema potrebe da se objašnjava.

Međutim, to najčešće nije tako jer drugi ljudi nemaju isti nivo znanja kao što ga vi imate.

Suština je da deo zbog čega jasno komunicira vašu nameru iza šta koje ste iskazali. Pored toga, zbog čega može da omogući ljudima da reaguju na način koji njima najviše odgovara, dok god su u stanju da realizuju krajnji ishod.

U nastavku su primeri koje smo već prethodno naveli:

  • Kako bi ljudi razumeli da je enrgija ključna za produktivnost a ne vreme
  • Kako bismo mogli pokriti veće tržište bez inicijalnih finansijskih ulaganja
  • Kako bismo smanjili opterećenje ljudi koji rade u podršci

Rezultat

Treće što treba da uradite jeste da komunicirate željeni rezultat.

Komuniciranje vaše namere pomaže drugima da razumeju rezultat koji želite da postignete. Ovo je verovatno najjednostavnije da uradite u dva koraka:

Prvi korak jeste da razjasnite sebi u glavi kako izgleda pobeda, odnosno šta treba da se dogodil u trenutku kada ste ostvarili vašu nameru. Za ovo naravno treba da iskoristite maštu. Ono što još možete da uradite jeste da upitate sebe nekoliko pitanja. Kako ću se ja i moj tim osećati u tom trenutku? Šta će biti drugačije u odnosu na današnji dan? Šta drugi ljudi rade?

Drugi korak je da zapišete ono što ste upravo zamislili.

U nastavku su primeri koji se nastavljjaju na već prethodno navedene:

  • Što će im omogućiti da postignu više stvari u životu
  • Što će dovesti do veće prodaje našeg softvera
  • Što će omogućiti da imaju više vremena da kreiraju šablone za najčešće probleme čime će se dodatno smanjiti njihovo opterećenje

Dodatni korak koji je jednako važan jeste da proverite da li je rezultat koji ste zamislili u skladu sa onim što želite da postignete. Ne želite da nekoga dovete u zabunu ukoliko postoji određeno neslaganje.

Kako da sve ovo stavite u praksu

Možda najlakši način da sve ovo stavite u praksu jeste da steknete naviku da kada želite sa nekim nešto da iskomunicirate da zastanete i upitate sebe nekoliko pitanja:

  • Da li je meni jasno šta želim da iskomuniciram?
  • Imam li vremena da primenim prethodno navedeni model i pripremim se za komunikaciju?
  • Da li je hitno da iskomuniciram ovo što želim da kažem?

Ukoliko je odgovor na bilo koji od prethodnih pitanja "ne", verovatno ne treba da žurite, već komunikaciju treba da odložite za neko vreme, dok ne budte u stanju da prođete kroz sve stvari o kojima smo ovde pisali.

Kao i sa svakom drugom navikom, i za ovo će vam biti potrebno vreme, kao i svesnost da primetite kada je potrebno da zastanete i razmislite.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

Ažurirano: 25.04.2021


© Copyright 2021. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh