Kako da saopštite loše vesti vašem pretpostavljenom

Photo by Ben White on Unsplash

Niko od nas ne voli da saopštava loše vesti. Posebno ako smo odgovorni i ako smo napravili greške koje su dovele do situacije koju treba da saopštimo.

Međutim, ukoliko naučimo da saopštimo vesti na pravi način, te uradimo sve što je u našoj moći da popravimo situaciju, čitavi proces ne mora uopšte da prođe loše i odnosi sa pretpostavljenim ne moraju biti narušeni.

U nastavku možete videti koje korake treba da preduzmete kako biste saopštili lošu vest svome pretpostavljenom na pravi način:

#1. Saopštite loše vesti što ranije

Kada čujete loše vesti verovatno ćete poželeti da ih saopštite što kasnije vašem pretpostavljenom u nadi da će se stvari rešiti i da ćete moći brzo nešto da popravite. Na osnovu mogu iskustva, ovo je najgora stvar koju možete da uradite iz nekoliko razloga:

• Odlaganje da saopštite vest će samo povećati vašu brigu i na taj način umanjiti vaše kapacitete da rešite problem
• Saopštavanjem vesti ćete uključiti više ljudi u rešavanje situacije i povećati šanse za uspeh

Zbog svega ovoga loše vesti treba da saopštite u suštini odmah nakon što se dogode, uz određene stvari koje prethodno treba da pripremite a o kojima ću pisati u nastavku.

#2. Prezentujte stvari kakve su zaista u tom trenutku izuzimajući vašu interpretaciju

Odvojite malo vremena i pripremite se za saopštavanje loše vesti. Uzmite parče papira i osmislite kako ćete sve reći. Kada saopštavate loše vesti, vaš pretpostavljeni treba da raspolaže svim informacijama

Prvo što treba da uradite jeste da saopštite stvari kakve su zaista u tom trenutku, izuzimajući vašu interpretaciju:

• Započnite izlaganje saopštavanjem krajnje posledice:
  • "Klijent želi da prekine saradnju."
• Nakon toga dajte dodatne informacije, opet izuzimajući vašu interpretaciju:
  • "Kaže da imamo lošu komunikaciju i da nije zadovoljan."
• Na kraju, u najkraćoj mogućoj formi objasnite kako je došlo do ovakve situacije:
  • "Prethodna 2 meseca nismo mogli da se usaglasimo oko dizajna sajt. Imali smo nekoliko sastanaka i uglavnom se događalo da napravimo izmene koje je klijent tražio i da on kaže da su one u redu a onda nakon nekoliko dana iskaže svoje nezadovoljstvo i kaže da se ništa nije radilo na dizajnu."

#3. Pripremite sa da odgovorite na sva pitanja

Budite spremni da saopštite sve neophodne infromacije i odgovorite na sva pitanja. Pripremite se. Pronađite svu e-mail komunikaciju, zapisnike sa sastanaka i sve ostale stvari koje mogu da budu važne.

Analizirajte sve šta se odogodilo i šta ste mogli da uradite drugačije kako biste sledeći put izbegli situaciju u kojoj ste se našli.

Ovde možete dati svoju interpretaciju događaja i vaše viđenje svega što se dogodilo. Naravno, opet je važno da se potrudite da budete objektivni, i da realno sagledate sve što se dogodilo a posebno vaše greške.

#4. Pripremite rešenje

Na osnovu svih informacija koje imate, te vaših sposobnosti i prethodnog iskustva u sličnim situacijama, pripremite moguća rešenja situacije koja ćete prezentovati vašem pretpostavljenom. Rešenje treba da sadrži konkretne korake koje treba da realizujete a ne generalne ideje.

Primer lošeg predloga rešenja: "Predlažem da treba da napravimo sastanak sa klijentom i pokažemo da nije u pravu te da smo mi uradili sve što smo mogli."

Primer dobrog predloga rešenja: "Predlažem da napravimo sastanak na kome ćemo proći kroz svu email komunikaciju i zajedno sa njima proći kroz sve stvari sa kojima kažu da su nezadovoljni. Imamo njihove e-mailove gdu su na nekoliko mesta rekli da im se baš sviđa dizajn. Smatram da na sastanku možemo zajedno sa njima pripremiti spisak stvari koje treba da ispravimo što će na kraju dovesti do toga da ipak ne prekinu saradnju."

==

Saopštanje loše vesti je nešto sa čime treba svi da se nosimo povremeno. Međutim ukoliko sve uradite na pravi način, situacija može proći bez posledica kada je u pitanju odnos sa vašim pretpostavljenim

Objave povezane sa temom bloga

• Kako da naučite na osnovu nečega negativnog što se dogodilo
• Kako da upamtimo kako se neko zove i zbog čega je to važno
• 3 ne tako očigledne koristi od komuniciranje sa nepoznatim ljudima i kako da započnete ovakve komunikacije
• Kako da učite od osoba koje su potpuno različite od vas i zbog čega je to važno
• Kako da komunicirate sa nekim ko je često negativan
• Kako da zamolite nekoga da vam pomogne
• Kako da bolje slušate
• Kako da kritiku iskoristimo za lični razvoj
• Kako da nekome ukažete na grešku