Tehnologija
Tehnologija
Situacija sa Korona virusom je dovela do toga da je verovatno svako od vas član barem po nekoliko Viber grupa različite namene koje nisu postojale do pre mesec dana. Pored toga, možda koristite Slack ili WhatsApp za komunikaciju u okviru vašeg tima. Tu je naravno i Facebook Messenger i Zoom.
Sve ovo je učinilo da mnogo više komunicirate digitalnim kanalima što pored brojnih prednosti ima i određena ograničenja kojih treba da budete svesni.
Možda najveći problem jeste kada zaboravite da je vaša poruka jedna od mnogih koje stižu osobi kojoj ste je uputili te da je potrebno da se izborite da bude pročitana te da bude na nju odgovoreno.
U nastavku su moji predlozi za efikasniju komunikaciju digitalnim kanalima u ovoj situaciji:
#1. Uvažite strukturu ljudi i namenu kanala komunikacije
Većina vas se našla u situaciji da dobija veliki broj notifikacija tokom dana vezano za sve poruke koje stižu. Ovo može da bude izvor ometanja te da učini da usled velikog broja poruka propustite neke važne informacije.
Jedan od glavnih razloga za ovakvu situaciju jeste u tome što većina nas ne razmisli o strukturi ljudi koji se nalazi u grupi u kojoj želi da pošalje poruku te o tome da li je poruka relevantna za tu grupu. Slanje previše poruka koji nemaju veze sa namenom grupe će učiniti da sve više ljudi to radi i vrlo brzo se može izgubiti smisao pravljenja grupe. Pored toga, ljudi će vremenom sve manje pažnje obraćati na poruke jer će smatrati da možda poruka i nema veze sa namenom grupe u kojoj je poslata
Primeri:
- Ukoliko je kreirana grupa u kojoj učiteljica šalje domaće zadatke za decu, ne treba u ovoj grupi slati razne druge informacije koje nisu vezane za domaći.
- Ukoliko je kreirana grupa za poslovnu komunikaciju vezano za određene projekte, ne treba u njoj slati informacije koje nisu vezane za te projekte.
- Ukoliko je kreirana grupa u kojoj se šalju različite šale i popravlja duh u ovom vremenu, ne treba u ovakvoj grupi slati neke informacije koju su važne i koje zahtevaju akciju
#2. Poruke šaljite u prikladno vreme
Obratite pažnju u koje vreme šaljete poruke. Ljudi posebno ne obraćaju pažnju na ovo kada je u pitanju slanje e-mail-a. Iz nekog razloga, postoje ljudi koji smatraju da je OK da pošalju poslovni mail u 11 uveče radnim danom ili u 3 popodne nedeljom. Obrazloženje je najčešće to da e-mail nije isto što i Viber ili SMS poruka, te da primalac ukoliko ne želi, neće pročitati poruku do sledećeg dana.
Prema mom iskustvu ovo najčešće nije tačno, već će se dogoditi jedna od sledećijh stvari: ili će primalac pročitati poruku odmah, ili je neće pročitati uopšte jer će u međuvremenu stići mnogo drugih poruka. Smatram da niti jedna od prethodnih opcija nije dobra i da zbog toga treba da pošaljete poruku u trenucima kada postoji najveća verovatnoća da će primalac da je pročita, što je obično u radno vreme ili kada ste se dogovorili.
Primeri:
- Pripremite sadržaj svih e-mailova i iskoristite opciju za odloženo slanje koje poseduje Gmail te odredite kada će se poruke automatski poslati
- Pripremite sadržaj poruku u nekom tekstualnom dokumentu i onda sačekajte vreme koje je prikladno za slanje i prekopirajte ih u e-mail i pošaljite
#3. Obavestite osobu koja vam je poslala poruku da ste je primili
Važno je da osoba koja vam je poslala poruku zna do kada može da dobije odgovor od vas, jer je to siguran način da se i drugi tako ophode prema vama i takođe vas obaveste kada njima pošaljete poruku.
Kada vam neko pošalje poruku e-mail-om, SMS-om ili bilo kojim drugim kanalom komunikacije, te u toj poruci saopšti da očekuje neku vrstu odgovora od vas, odvojite nekoliko trenutaka kako biste ga obavestili da ste primili poruku, i obavestite ga kada možete da mu odgovorite.
Ovde je dobro postaviti određene granice kako ne biste ušli u krug konstatnog odgovaranja na pristigle notifikacije. Ukoliko smatrate da neko vreme nećete moći da odgovorite na pristigle poruke, obavestite pošiljaoce u tim kanalima da trenutno niste u mogućnosti da ih čitate.
Primeri:
- Ukoliko koristite Viber, isključite da se pošiljaocu prikazuje da ste videli poruku.
- Ukoliko koristite Slack postavite status da ste na sastanku ili neki drugi koji je odgovarajući.
#4. Nemojte slati novu poruku istim kanalom ukoliko niste dobili odgovor na prethodnu
Koliko puta vam se dogodilo da vam neko pošalje poruku na koju neko vreme niste stigli da odgovorite i onda nakon nekog vremena ta ista osoba pošalje znak pitanja u novoj poruci. Da li je ovo učinilo da poželite da odgovorite? Verovatno nije.
Umesto toga je mnogo bolje da pozovete osobu ukoliko ste u mogućnosti i usmeno se dogovorite oko svega ili pošaljete poruku nekim drugim kanalom izražavajući razumevanje zbog toga što niste dobili odgovor.
Pravilo je da se uvek trudite da prvi kontakt, ukoliko nešto nije hitno uradite kanalom gde je najmanje verovatnoća da ćete dobiti odgovor, što je najčešće e-mail
Primeri:
- Ukoliko vam je potrebna informacija u narednih nekoliko dana, prvo pošaljite e-mail, pa ako ne dobijete odgovor, možete poslati SMS ili pozvati kroz dan ili dva
- Ukoliko vam je potrebna informacija hitno a pretpostavljate da osoba ne može da se javi na telefon, pošaljite joj SMS uz napomenu da vam se žuri i u SMS-u napišite da ćete je nazvati za dva sata jer razumete da i ta osoba ima drugog posla. Nakon 2 sata pozovite.
#5. Budite kratki i potrudite se da na samom početku kažete ono zbog čega šaljete poruku
Za ovo je potrebno malo vremena ali uvek treba da se potrudite da na samom početku kažete ono zbog čega šaljete poruku. Posebno je važno da na ovaj način postupite ukoliko treba da saopštite neku stvar koja nije dobra. Međutim, možda ćete zaključiti da nije moguće da budete kratki u obraćanju. Šta onda da uradite?
U toj varijanti predlažem dve mogućnosti. Jedna je da napravite dokument u kome ćete navesti sve što želite da kažete, opet poštujući da na početku navedete ono najvažnije, te da u poruci samo kažete da ste pripremili dokument i uputite gde se može pročitati. Druga je da organizujete konferencijski poziv i saopštite ono što želite da kažete.
#6. Proverite slovne, gramatičke greške i ostale važne stvari
Bez obzira na to da li šaljete e-mail ili SMS poruku uvek treba da se potrudite da proverite slovne i gramatičke greške. Način na koji komunicirate ostavlja utisak o vama kod drugih ljudi. Još jedna važna stvar jeste da prilikom ponovnog čitanja proverite da niste napravili još neku grešku kao što je da ste pogrešno naveli ime osobe kojoj se obraćate ili ime preduzeća. Ovo može biti i veći problem od grešaka u pisanju.
Dakle, obavezno odvojite nekoliko trenutaka i proverite sadržaj pre nego što ga pošaljete.
#7. Razmislite da završavate poruke na malo drugačiji način
Uglavnom smo navikli da u poslovnoj komunikaciji poruke završavamo sa S poštovanje i slično. Možda je u ovim trenucima dobar završetak poruke Ostajte zdravo.
==
Komunikacija digitalnim kanalima može da bude veoma efikasna ukoliko poštujete vreme i obaveze drugih i time učinite da drugi poštuju vaše vreme i obaveze.
Objave povezane sa temom ovog bloga:
- Kako da komunicirate sa klijentima i članovima tima u isto vreme
- Zbog čega koristimo Slack a ne e-mail za komunikaciju u okviru tima
- 8 online alata koje koristimo za poslovanje
- Kako da dobijete brži odgovor na e-mail koji ste poslali
- Tajni razgovori i još nekoliko stvario koje nam je donela nova verzija Viber-a
