Kako da efikasno postavite komentare u Word ili neki drugi Office dokument

Kako da efikasno postavite komentare u Word ili neki drugi Office dokument

Photo by Noémi Macavei-Katócz on Unsplash

Povremeno se možete naći u situaciji da je potrebno da dostavite komentare na određeni dokument koji vam je neko poslao.

Može vam se učiniti da tu nema previše stvari o kojima treba da se razmišlja, odnosno da samo treba označiti deo teksta i postaviti komentar.

Međutim, postavljanje komentara je takođe jedna vrsta komunikacije i tako i treba da je posmatrate i da primenjujete sva pravila za njenu efikasnu realizaciju.

U nastavku su moji predlozi vezani za postavljanje komentara:

#1. Podesite da se na svakom komentaru vidi vaše ime ili vaši inicijali

Kada stavljate komentare vrlo je važno da se pojavi vaše ime ili vašio inicijali na početku komentara. Priličan broj puta sam dokument sa komentarima gde piše da je komentare radio PC7 ili User1. Na ovo je potrebno obratiti pažnju iz sledećih razloga:

  • Komentari izgledaju profesionalnije
  • Ukoliko je više osoba uključeno u komentarisanje jednostavnije će se uočiti čiji je koji komentar jer će pisati imena ili inicijali

Ovo možete proveriti i podesiti tako što kliknete na Tab File i onda izaberete opciju Options nakon čega će se pojaviti prozor u okviru koga ispod naslova Perslonalize your copy of Micorosoft Office imate polje gde možete upisati ime i prezime i inicijale.

#2. Smanjite broj mogućih prepiski na najmanju moguću meru

Postavljanje komentara treba da shvatite kao razgovor sa drugom osobom i na taj način treba da kreirate sadržaj komenatara. Tokom pisanja treba stalno da se pitate da li ste razumljivo napisali to što ste hteli da kažete. Trudite se da osoba koja čita komentar ima jasnu sliku šta treba da uradi. Generalno uzevši, komentari treba kao krajnji ishod da imaju jednu od dve mogućnosti:

  • Da osoba kojoj je komentar namenjen izmeni sadržaj u skladu sa komentarom
  • Da osoba kojoj je komentar namenjen obrazloži zbog čega je nešto napisala u kojem slučaju možda neće doći do izmene sadržaja

Imajući prethodno u vidu treba biti jasan i naznačiti šta se očekuje kako bi komunikacija bila efikasnija.

Na primer, ukoliko niste sigurni da li neki sadržaj treba menjati i potrebno vam je dodatno razjašnjenje, smanjite broj prepiski navodeći šta treba da se uradi ukoliko dodatna razjašnjenja ne idu u pravcu zadržavanja postojećeg sadržaja već idu ka tome da je potrebno menjati sadržaj.

Pogledajte ispod:

Opcija #1.

"Nisam siguran da sam razumeo na šta si mislila ovde. Molim te mi dodatno razjasnis.

Opcija #2.

"Nisam siguran da sam razumeo na šta si mislila ovde. Molim te mi dodatno razjasnis. Ukoliko se nismo razumeli da ovde treba navesti ......., verovatno ja nisam to dobro objasnio i molim te da u tom slučaju svakako navedeš......."

Nadam se da primećujete razliku između Opcije 1 i Opcije 2, gde je mnogo efikasnija komunikacija kroz Opciju #2. pošto se odmah zna šta treba uraditi ukoliko je potrebno promeniti sadržaj.

#3. Pišite komentare iako su potpuno isti kao neki od prethodnih

Povremeno pregledam tekst u kome naiđem na komentar na kome piše "Isto kao i za prethodni". U tom slučaju treba da se vratim na prethodni, sve ponvo pročitam i onda povežem komentar sa novim sadržajem. Ovo je previše posla.

Svaki komentar treba da bude zasebna celina i da se odnosi na tekst koji je označen. Nemojte pretpostaviti da osoba može da se lako ponovo vrati na prethodni komentar i sve ponovo poveže.

Ako je baš komentar potpuno isti, jednostavno ga iskopirajte i postavite ponovo.

#4. Dajte primer za svaku stavku koju komentarišete

Jedan od najkorisnijih izraza za jasnu komunikaciju je "na primer". Kada kod nešto pišete ili pokušavate da objasnite, najefikasnije je da date konkretan primer za to:

U nastavku ću vam dati primer mog komentara na sadržaj nekoliko rečenica na sajtu moje prijateljice:

Ovo može svako da napiše za bilo koji biznis koji ima.

Ovde treba napisati nekoliko konkretnih stvari koje Tanja isporučuje.

Na primer:

  • Otvorite firmu za 1 dan
  • Imajte ažurne informacije o stanje dugovanja vaših klijenata
  • U svakom trenutku imajte usaglašeno poslovanje sa aktuelnom zakonskom regulativom

Mogao sam da u komentaru samo navedem da tekst nije dobar i da treba napisati šta Tanja isporučuje. Umesto toga sam smatrao da je mnogo bolje ako dam konkretan primer na šta sam mislio i da će me mnogo bolje razumeti osoba kojoj je komentar namenjen.

#5. Napišite propratni email i objasnite kontekst vaših komentara

Na tekst stavljate pojedinačne komentare, ali svi ovi komentari treba da budu u skladu sa nekim krajnjim ciljem koji želite da postignete određenim dokumentom.

Zbog toga je važno uz dokument poslati i email sa kratkim sadržajem koji će objasniti kontekst svih komentara i dodatno pojasniti šta ste želeli da postignete.

Ovaj sadržaj treba da bude neka vrsta rezimea koji će pomoći osoba koja čita komentare da bolje razume šta ste mislili i šta treba da uradi.

==

Za bilo koji vid uspešne saradnje važna je jasna komunikacija. Ista stvar je i sa postavljanjem komentara u dokumentu.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

Ažurirano: 21.02.2021


© Copyright 2021. All Right Reserved. by InfoBit

na vrh