Kako da efikasno upravljate vašim zadacima bez obzira na to koji alat koristite

Photo by Austin Distel on Unsplash

Potreban vam je sistem za efikasno upravljanje zadacima. Zadaci su stvari koje treba da završite do određenog roka. Za ove potrebe možete koristi bilo šta, što vama odgovara. Možete koristiti papir i olovku, možemo koristiti rokovnik ili neku od aplikacija za upravljanje zadacima.

Alat nije toliko važan koliko je važno da ga redovno koristite da biste evidentirali stvari koje treba da završite i naravno, još važnije, da ih završite u predviđenom roku.

Bez obzira na to koji alat koristite, verovatno ćete se susresti sa sledećim problemima:

• Nećete redovno koristiti alat. Ovo je dugo vremena bio moj najveći problem. Nisam istrajavao u tome da redovno koristim određeni alat. Ovo praktično znači da u istom danu unesete zadatke u recimo program za upravljanje zadacima pre podne, a onda tokom dana upišete 2 zadatka na post it beleške i oni ostanu tu zapisani i nigde više. Vremenom će ovo dovesti do toga da prestanete da koristite i jedan i drugi način beleženja zadataka.
• Alat neće oslikavati realnu situaciju. Usled svakodnevnih obaveza i odsustva dnevnih rituala, vremenom ćete sve ređe upisivati zadatke u alat koji ste odredili i nećete ažurirati podatke u njemu. Ovo će dovesti do toga da alat neće oslikavati pravu situaciju, te da će se u njemu nalaziti veliki broj zadataka koji ili nisu više aktuelni, ili su odavno završeni ali njihov status nije ažuriran. Kao i u prethodnom slučaju i ovo će dovesti do toga da prestanete da koristite sistem.
• Preveliki broj zadataka će vas obeshrabriti. Kada pogledate veliku listu zadataka ispred sebe može da se dogodi da se osetite obeshrabreno i da pomisliti kako nikada nećte uspeti sve da završite (ne pitajte me otkud ovo znam).

Koji god alat da koristite postoji jedna stvar koju možete da uradite a koja će učiniti da izbegnete prethodno navedene probleme, a to je da svaki dan imate posebnu listu zadataka samo za taj dan. Ukoliko želite da odete korak dalje, lista treba da izgleda tako da se na vrhu nalazi tek nekoliko najvažnijih stvari koje treba da uradite tokom tok dana (ne više od 3) i onda ispod da su izlistani ostali zadaci.

U nastavku je pregled nekoliko stvari koje čine sistem za upravljanje zadataka efikasnim kao i rang najčešće korišćenih alata za ove stvari, a to su papir i olovka, rokovnik i aplikacija za upravljanje zadacima:

#1. Jednostavan unos podataka

Što je teže unositi zadatke to je manja verovatnoća da ćete koristiti sistem. Zbog toga je važno da izaberete alat koji vam najviše odgovara i koji će omogućiti jednostavan unos novih zadataka. Međutim, potrebno je da uvek imate na umu veliku sliku onoga što želite da postignete. Verovatno je najlakše upisati zadatke na parčetu papira sa jedne strane, ali sa druge strane možda je bolje koristiti neku aplikaciju gde imate pregled svega što se trenutno dešava u vašem životu koja će vam omogućiti da napravite bolje izbore kada je u pitanju plan šta treba da radite.

Rang alata:

1. Papir i olovka
2. Rokovnik
3. Aplikacija

#2. Pregledna podela na segmente

Svako od vas ima različite segmente života: posao, studije, privatni život, hobiji i razne druge stvari. Mnogo će vam lakše biti ukoliko koristite alat koji omogućava da jednostavno zadatke grupišete u okviru segmenata kojima pripadaju i na taj način im lakše pristupite kada je to potrebno. Svakako ne želite da vam se zadaci vezano za određeni projekat koji treba da završite na poslu nađu na istom spisku sa popisom stvari koje treba da kupite za kuću ili dečiji rođendan. Dobro je ukoliko alat omogućava nekoliko nivoa podela, gde biste na primer mogli da imate grupisane sve projekte vezano za posao, o onda u okviru tih projekata da imate podelu na grupe zadataka koje se odnose na delove tih projekata.

Rang aplikacija

1. Aplikacija
2. Rokovnik
3. Papir i olovka

#3. Različiti pogledi na sve što treba da uradite

Korisno je da imate različite poglede na sve stvari koje treba da uradite i to po više kriterijuma:

• Po vremenu (šta treba da uradite danas, ove nedelje ili ovog meseca)
• Po hitnosti (hitno, nije hitno)
• Po kontekstu (pozvati telefonom, kancelarija, teren i slično)

Ovakvi različiti pogledi vam mogu značajno olakšati da izaberete šta ćete uraditi tokom jednog dana.

Rang aplikacija

1. Aplikacija
2. Rokovnik
3. Papir i olovka

==

Koji god alat da koristite važno je da verujete u njega i da vam omogućava da na jednostavan način odredite prioritete za svaki dan.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako da ostvarite ono što ste planirali tokom radne nedelje
• Šta su ček liste, zbog čega su važne i kako možete da ih napravite
• 4 aplikacije koje možete koristiti za digitalno kreiranje i čuvanje beležaka
• 4 pitanja koja treba da postavite na kraju svakog projekta
• Kako da delegirate zadatak na drugoga
• Kako da isplanirate radnu nedelju
• Kako da uradite više tokom radnog dana
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako pravljenjem šablona u Word-u možete uraditi više za manje vremena