Lucas Santos on Unsplash

Ukoliko želite da značajno unapredite vašu produktivnost potreban vam je sveobuhvatni sistem koji će omogućiti da ostvarite sve što ste planirali tokom dana, kao i da evidentirate sve nove stvari koje se neminovno događaju i koje utiču na to šta ćete raditi tokom tog dana, kao i na vaše planove za budući period.

Ovaj sistem možete primeniti bez obzira na to čime se bavite, ili koju vrstu aplikacija volite da koristite.

4 aplikacije

#1. Aplikacija za upravljanje zadacima

Potrebna vam je aplikacija za upravljanje zadacima koju ćete koristiti da biste:

• Imali pregledan uvid u trenutne i buduće projekte
• Jasno znali koji su sledeći koraci koje treba da realizujete da biste napredovali u realizaciji projekata
• Kreirali šablone koje možete koristiti iznova kod sličnih ili istih projekata
• Ostali motivisani da realizujete projekat stavljajući "štrikove" na zadatke koje ste završili

Postoje različiti načini, odnosno aplikacije koje možete koristiti za upravljanje zadacima, i daleko najbolja aplikacija je ona koja vama odgovara i vašem načinu rada.

Postoji nekoliko osobina koje su značajne i koje bi trebalo da ima ovakva aplikacija:

• Treba da bude lako dostupna u svakom trenutku
• Treba da bude jednostavna za korišćenje
• Treba da bude ugodna za korišćenje, odnosno da vam je prijatno da je koristite

Aplikacija koju ja koristim je Todoist.

#2. Aplikacija za kalendar

Aplikaciju za kalendar treba da koristite da biste upisivali:

• Stvari koje će se dogoditi u određenom vremenskom trenutku (na primer sastanak ili odlazak kod zubara)
• Stvari koje imaju rok a koje ne želite da zaboravite (datum kada plaćate račune ili datum nečijeg rođendana)
• Stvari koje planirate da će se dogoditi u budućnosti (odlazak na odmor, putovanje ili seminar)

Danas se najčešće koriste digitalni ili papirni kalendari u različitim formama. Kao i sa aplikacijom za upravljanje zadacima, i ovde je važno da postoje određene osobine koje će olakšati unos u kalendar i korišćenje kalendara:

• Kalendar treba da omogući pregledan unos stvari tako da mogu jasno da se vide sve stvari koji su planirane za bilo koji vremenski period (dan, nedelja, mesec)
• Unos treba da bude jednostavan
• Kalendar treba da bude lako dostupan

Aplikacija koju ja koristim je Google kalendar.

#3. Aplikacija za kreiranje beležaka

Aplikacija za kreiranje beležaka je možda i najvažnija od svih prethodno navedenih jer se često u njoj događa pravi rad. Ovu aplikaciju možete koristiti da biste:

• Kreirali sadržaj za različite stvari (izveštaji, ponude, analize, različite vrste objava i drugo)
• Zapisivali beleške sa sastanaka
• Zapisivali važne stvari kada nešto učite

Za kreiranje beležaka se najčešće koriste digitalne aplikacije ili papirni rokovnik. Opet, kao i u prethodnim stavkama, treba da izaberet aplikaciju koja najviše odgovara vašem načinu rada.

Bez obzira na to koju aplikaciju izaberete, trebalo bi da omogućava sledeće:

• Jednostavan unos različitih vrsta beležaka (tekst, slike, bočkice, skice i ostalo)
• Jednostavnu pretragu unetih beležaka tako da lako možete pronaći ono što vam je potrebno kada vam je potrebno
• Laku dostupnost u trenutku kada vam je potrebna

Aplikacije koje ja koristim su: Slite, Roam Research, Notion i Drafts

#4. Aplikacija za upravljanje elektronskom poštom

Aplikacija za upravljanje elektronskom poštom je danas neizostavni alat za rad koji treba da koristite da biste:

• Primali i slali elektronsku poštu
• Čuvali poruke ili prepiske koje vam mogu biti važne (dokaz da ste poslali određeni odgovor i slično)
• Dobijali različite vredne informacije koje vam mogu pomoći da učite i napredujete

Verovatno tokom dana primite i pošaljete više od 100 poruka. S obzirom na ovako veliki broj, potrebna vam je aplikacija koja će omogućiti da:

• Sve važne poruke možete lako da uočite i brzo odgovorite na njih ukoliko je to potrebno
• Automatski filtrirate pristigle poruke tako da određene poruke odmah budu premeštene na odgovarajuće mesto ili označene određenom oznakom a sve u cilju da budu lako dostupne u nekom kasnijem trenutku
• Brzo i jednostavno pronađete poruku koja vam je potrebna
• Radi u pozadini ne ometajući vas previše notifikacijama

Aplikacija koju ja koristim je Gmail.

3 sistema

#1. Sistem za organizovanje digitalnih dokumenata

Digitalna dokumenta danas možete čuvati na različite načine:

• Na računaru
• U cloud-u
• U okviru aplikacija u kojima ih kreiramo

Bez obzira na način na koji ih čuvate, potrebno je da uvedete sistem koji će omogučiti:

• Brzo snimanje dokumenta na određenu lokaciju, odnosno da ne treba previše da razmišljate gde ćete snimiti dokument
• Jednostavno pronalaženje dokumenta kasnije kada vam bude potreban

Najvažnije stvar jeste da sistem bude jednostavan i da ima n ajmanji mogući broj nivoa. Danas se više možete osloniti na pretragu i uz dobar način imenovanja dokumenata relativno brzo možete pronaći dokument koji vam je potreban.

Još jedna stvar o kojoj obavezno treba da razmišljate je bekap podataka koji treba da bude obavezan bez obzira na to na koji način čuvate dokumenta.

Većinu svojih dokumenta čuvam na Gdrive-u (Google) jedan manji deo na računaru a za bekap koristim mrežni hard disk.

#2. Sistem za organizovanje papirnih dokumenata

Bez obzira što verovatno imate sve manje papirnih dokumenata, potreban vam je sistem koji će vam omogućiti da:

• Brzo pronađete papirni dokument koji vam je potreban
• Jednostavno označite dokumenta koja čuvate
• Prostor zauzet papirnim dokumentima bude što manji

Za čuvanje papirnih dokumenata ćete verovatno koristiti različite vrste registratora i fascikli, a potrebna vam je i specijalna varijanta kada treba da nosite određena dokumenta sa sobom.

Sva papirna dokumenta najčešće čuvam u fasciklama i nemam previše potrebe za registratorima.

#3. Sistem za brzo prikupljanje informacija

Sistem za brzo prikupljanje informacija treba da omolgući da sve pristigle informacije tokom dana budu spremne za kasnije procesuiranje na različite načine.

Potrebno vam je da možete da:

• Evidentirate sve pristigle pozive i poruke koje se dogode tokom dana
• Evidentirate nove zadatke
• Sačuvate nova papirna ili digitalna dokumenta koja se pojave tokom dana
• Zabeležite vaše ideje ili stvari koje ne želite da zaboravite a koje ćete kasnije smestiti na odgovarajuće mesto (ideja za neki sadržaj, proizvod ili slično)

Za sve ove stvari možete koristiti sve prethodno navedene alate, ali i neke dodatne kao što su:

• Aplikacija za snimanje galsovnih poruka
• Aplikacija za skeniranje dokumenata i čuvanje u digitalnoj formi
• Posuda za smeštanje papira koje nemate vremena odmah da pogledate
• Post it Notes za brze beleške olovkom

1 navika

Sve prethodno što sam naveo neće imati maksimalni efekat ukoliko ne uvedete naviku da na kraju svakog radnog dana prođete kroz sve stavri i sve smestite na svoje mesto:

• Evidnetirati sve nove zadatke u aplikaciji za upravljanje zadacima, označite sve što ste završili i eventualno prerasporedite zadatke koje niste uspeli da završite
• Unesete u kalendar sve nove stvari i eventualno prerasporedite već unešene stvari
• Rasporedite beleške koje ste kreirali na odgovarajuća mesta
• Rasporedite sve nove stvari koje ste prikupili tokom dana na odgovarajuća mesta

Ova navika, ukoliko je uvedete će napraviti značajnu razliku i omogućiti da značajno unapredite vašu produktivnost.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Šta je Pomodoro tehnika, zbog čege je korisna i kako je možete koristiti da budete produktivniji
• Kako da hitne i važne stvari ne poremete previše dan
• Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći u tome
• Šta je princip 80/20 i kako ga možemo iskoristiti da bude efikasniji u svemu što radimo
• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom