Kako da hitne i važne stvari ne poremete previše dan

Tyler Franta on Unsplash

Pre nekoliko dana mi je u 7:30 stigao email od mog kolege gde je prosledio dokument koji je hitno trebao da se koriguje, kako bi se tako korigovan prosledio dalje. Naravno, ovo je značilo da se sve prethodno planirane stvari odlažu dok se ovaj zadatak ne završi.

S obzirom da sam tog dana imao i jedan zakazan sastanak, u tom trenutku ujutru nisam znao na koji ću način organizovati dan i odlučio sam da prvo iskorigujem dokument, jer je to bilo hitno i važno, a da nakon toga napravim plan za ostatak dana.

Na kraju je sve bilo OK. Uspeo sam da iskorigujem dokument i završim sve ostale planirane obaveze tog dana, najviše iz sledećih razloga:

• Nije postojala nikakva druga hitna situacija koja je trebalo da se završi tog dana
• Imao sam pripremljen šablon za dokument koji sam treba da iskorigujem
• Već sam prethodno radio na sličnim dokumentima i znao sam šta treba da uradim
• Informacija o hitnom zadatku je došla na vreme, tako da sam mogao da ga završim odmah ujutru i kasnije napravim plan za ostatak dana

Bez obzira na to što u određenoj meri ne možemo uticati na ovakve stvari koje će se neminovno pojavljivati, ipak imam priličnu kontrolu u našim rukama, koja se odnosi na proaktivni rad svakoga dana, tako da možemo smanjiti negativan uticaj ovakvih događaja na našu svakodnevnu produktivnost.

Samo treba da razumemo da u tom trenutku možemo vrlo malo uticati na sve to, ali da prethodnim radom možemo mnogo uticati.

U nastavku su moji predlozi o tome na koji način možete učiniti da hitne i važne stvari ne poremete previše dan:

#1. Potrudimo se da stvari sami ne učinimo hitnim

Ne odlagati neprijatne situacije

Često smo u situaciji (ne pitajte me kako znam :-) ) da sami izazovemo da stvari postanu hitne u određenom trenutku. Ovo se obično događa kada želimo da izbegnemo neprijatne situacije i jednostavno ih odlažemo.

Na primer, ukoliko kasnimo sa projektom i postoje određene stvari koje mi nismo uradili i za koje trebamo da se konsultujemo sa klijentom, ali nam je neprijatno da ga pozovemo jer kasnimo. Ovo će obično učiniti da klijent na kraju zovne nas i da mi onda u skladu sa nekim rasporedom koji nije odgovarajući treba da završavamo stvari. Umesto toga, mnogo je bolje da uradimo neprijatnu stvar, pozovemo klijenta i onda se često stvari reše manje ili više u skladu sa našim rasporedom.

Učiti na osnovu prethodnih grešaka

Ono što još možemo da uradimo jeste da ne ponavljamo greške već da učimo iz njih. Na primer, ukoliko smo naučili da kada radimo sajt, klijent obično nije siguran na koji način napisati stranicu O nama, treba da pripremimo šablon i pošaljemo mu unapred i kažemo da je može napisati u skladu sa smernicama u dokumentu.

Raditi stvari na vreme

Već sam pisao na ovom blogu o Parkinsonsovom zakonu, odnosno situaciji da smo skloni da posao završimo, odnosno rastegnemo na vreme koje samo sami predvideli ili koje nam je neko omogućio. Zbog ovoga često stvari završavamo u poslednji momenat, odnosno onda kada postanu hitne, što ne bi bio slučaj da smo krenuli na vreme i sebi dali kraći rok da završimo stvari.

#2. Isplanirajmo vreme tokom dana za hitne stvari

Kada planiramo radni dana, treba da znamo da nam obično treba više vremena nego što mislimo da bismo završili određene stvari. Pored toga, kada planiramo radni dan, treba da isplaniramo i određeno vreme kada možemo da se bavimo hitnim nepredviđeniom situacijama koje će se pojaviti.

Na primer, ukoliko nam uobičajeni radni dan traje 8 sati i imamo jedan sastanak tokom dana, možemo planirati vreme na sledeći način:

• 4 sata za 3 najvažnija zadatka koje planiramo da uradimo
• 1,5 sati za sastanak koji je već dogovoren
• 1 sat za različite pauze tokom dana
• 1,5 sati za eventualne hitne stvari koje se pojave (ovo vreme možemo uložiti u 3 najvažnije stvari ukoliko se ne dogodi nešto hitno)

#3. Delegirajmo na druge

Često hitna stvar koja se pojavila, bez obzira što smo mi odgovorni za nju, može biti urađena od strane nekog drugog brže i bolje. Zbog toga je važno da u svakom trenutku možemo da izaberemo da li mi možemo da uradimo zadatak ili je možda bolja varijanta da ga delegiramo na nekoga.

Na primer, ukoliko nam neko u poslednjeg trenutku javi da je ipak potrebno prevesti predlog poslovne saradnje na engleski, bez obzira što znamo dobro engleski, verovatno će mnogo bolje ovaj posao odraditi neko ko se bavi prevodom od nas i onda ima smisla delegirati ovakav zadatak.

Ispod je pregled nivoa delegacije koje možete primeniti u zavisnosti od nivoa poverenja u osobu kojoj delegirate:

#4. Kreirajmo šablone

Jedan od najmoćnijih alata koji imamo za svakodnevnu proiduktivnost jeste krerianje šablona za različite stvari koji mogu da nam pomognu da budemo brži u svemu što radimo.

Na primer, ukoliko nas neko pozove i traži da se u narednih sat vremena pošalje predlog za izradu E-commerce sajta, monog je veća verovatnoća da ćemo stići to da uradimo ukoliko već imamo šablon za ovakve vrste predloga.

Šablona treba da pravimo za sve što radimo, jer štedeći vreme na svakodnevnim zadacima, obezbeđujemo dodatno vreme koje nam onda može omogućiti da imamo više vremena za eventualnu hitnu situaciju koja se pojavi.

#5. Saznajmo koji je stvarno krajnji rok

Povremeno kada nam dođe hitna stvar sa određenim rokom koji je kratak, možemo da pokušamo da dobijemo još malo vremena postavljanjem pitanja "Molim te mi reci koji je stvarno krajnji rok da se uradi...".

Posle ovako postavljenog pitanja često može da se dogodi da dobijemo još neki sat ili još neki dan u odnosu na ono što nam je prvobitno rečeno.

Ukoliko dobijemo produžetak roka, ne treba da ga iskoristimo da opet čekamo poslednji trenutak da uradimo stvar, već treba samo kratkoročno da odložimo početak rada na ovoj stvari da bismo odradili tekuće stvari, a onda svakako što pre treba da se potrudimo da odradimo hitnu stvar.

#6. Očekujmo da će se pojaviti hitne stvari

Mnogo bolje reagujemo kada očekujemo da će se stvari dogoditi. Osim što smo u određenoj meri spremni za njih, kada razmišljamo na ovakav način mnogo lakše ćemo se fokusirate na rešenje trenutne situacije.

Umesto da se upitamo "Kako ovo da se meni sada dogodi?" što je česta reakcija kada se događaju stvari koje ne očekujemo i kada nismo spremni za njih, upitaćemo se "Koji je najbolji način da ovo rešim?", što je naravno mnogo bolje pitanje.

==

Hitne stvari se događaju svakome od nas skoro svakog dana i na neke od njih ne možemo da utičemo. Ono što možemo da uradimo jeste da prethodnim radom učinimo da negativni uticaj ovih hitnih stvari bude minimalan i da minimalno poremete dan.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći u tome
• Šta je princip 80/20 i kako ga možemo iskoristiti da bude efikasniji u svemu što radimo
• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom