Šta je princip 80/20 i kako ga možemo koristiti da budemo produktivniji

Photo by Austin Distel on Unsplash

Šta je princip 80/20?

80/20 princip je jedan od možda najvažnijih principa koje možemo primeniti u životu a odnosi se na to da će 20% aktivnosti koje radimo obezbediti 80% rezultata koje želimo da ostvarimo.

Princip 80/20 je poznat i kao Paretov princip. Nazvan je po Italijanskom ekonomisti Vilfredu Paretu koji ga je prvi uočio još 1895. godine. On je primetio da 80% bogatstva drži 20% stanovnika Italije.

Primeri principa 80/20 u svakodnevnom životu:

Biznis

• 80% prodaje će doći od 20% klijenata
• 80% profita će doći od 20% proizvoda
• 80% prodaje će doći od 20% prodavaca

Život

• 20% prijatelja će kreirati 80% naših pozitivnih emocija
• 20% života će činiti 80% naših sećanja
• 20% finansijskih odluka će odrediti 80% naše postojeće finansijke situacije

Zbog čega je važan?

Ovaj princip je važan jer nam njegova primena u svakodnevnom životu omogućava da budemo efikasniji u svemu što radimo.

Dakle, kao što smo već naveli 80% rezulata koje ostvarujemo nam dolazi od 20% akcija koje realizujemo.

Šta ovo još može da znači?

Ovo znači da 80% stvari koje radimo donosi samo 20% željenih rezultata, odnosno možemo reći da najveći broj stvari koje radimo tokom dana donosi vrlo mali ili skoro nikakav rezultat.

Šta onda treba da uradimo?

Treba da uočimo kojih 20% stvari koje radimo nam donosi 80% rezultata i onda da više radimo tih stvari, što će nas učiniti produktivnijim, efikasnijim i na kraju srećnijim. Naravno, da bismo mogli da radimo više ovih stvari treba da prestanemo da radimo neke ili većinu stvari koje su u onih 80% koje nam donose samo 20% rezultata.

Kako ga možemo koristiti da postanemo efikasniji u svemu što radimo?

U nastavku su koraci koje možemo realizovati kako bismo primenili princip 80/20. Treba da budemo svesni da je u određenim oblastima lakše primeniti ovaj princip, na primer posao, gde su stvari prilično merljive, dok je u drugima to značajno teže uraditi kao što je to privatni život.

#1. Uočimo aktivnosti koje nam donose najveće rezultate

Za sve naše ciljeve treba da ispišemo aktivnosti koje realizujemo tokom dana. Ukoliko odvojimo vreme za ovo verovatno će to biti dugačak spisak, posebno ako uključimo pored posla i privatni život.

Sada je potrebno da pogledamo taj spisak i da prepoznamo najvrednije aktivnosti. Najvrednije aktivnosti su one koje će dovesti do toga da ostvarimo ono što želimo. Kako da odaberemo ove aktivnosti je velika tema i svakako će biti obrađena u nekom od narednih blogova. Ovde ćemo samo ukratko navesti predlog kako da ih prepoznate:

• Ove aktivnosti obično sami treba proaktivno da radimo i često nemamo očigledan rok za njihovu realizaciju
• Ove aktivnosti obično nisu hitne i ne pružaju nam osećaj trenutnog zadovoljstva kada ih realizujemo
• Ove aktivnosti obično nisu previše prijatne i podrazumevaju izalazak iz zone komfora

Na primer ukoliko se bavimo prodajom, aktivnosti koje realizujemo bi mogle biti:

• Pozivanje klijenata radi zakazivanja sastanaka
• Održavanje sastanaka
• Kreiranje ponuda
• Followup aktivnosti
• Kreiranje ugovora
• Potpisivanje ugovora
• Produžavanje ugovora sa postojećim klijentima
• Upravljanje prigovorima postojećih klijenata
• .... i razne druge stvari

Sada treba od svih ovih aktivnosti da uočimo one koje nam donose najveće rezultate. U slučaju prodaje to bi bile:

• Pozivanje klijenata radi zakazivanja sast.anaka
• Održavanje sastanaka
• Krerianje ponuda
• Followup aktivnosti

#2. Analiziramo koliko vremena zaista provodimo na ovakvim aktivnostima

Sledeće što treba da uradimo jeste da analiziramo koliko vremena zaista provodimo na ovakvim aktivnostima. Ono što će se verovatno dogoditi jeste da uočimo da provodimo mnogo manje vremena nego što bismo trebali. Svakako ispod 40%, a verovatno 10-20% vremena.

Ovo je iz razloga što obično aktivnosti koje su najvažnije nisu hitne i ne privlače našu pažnju i lako ih je staviti u drugi plan. Uvek možemo sutradan pozvati potencijalnog klijenta a sa nezadovoljnim klijentom se moramo nositi istog trenutka kada pozove.

#3. Isplaniramo vreme posvećeno ovim aktivnostima tokom dana

Kada postanemo svesni koje su važne aktinosti i uočimo da verovatno ne provodimo dovoljno vremena radići na njima, vreme je da nešto uradimo po tom pitanju. Potrebno je da isplaniramo delove dana kada ćemo se baviti ovim aktivnostima unapred i da ih unesemo u kalendar.

Međutim, ovde treba biti realan i shvatiti da mi tokom dana radimo različite stvari i da neće biti lako isplanirati vreme koje treba posvetiti ovim aktivnostima, jer postoje i ostale stvari koje radimo tokom dana.

Ovde imamo nekoliko mogućnosti:

• Možemo da delegiramo deo stvari koje trenutno radimo drugima (Kreiranje, potpisivanje ugovora kao i njihovo produžavanje možemo delegirati na nekog iz administracije)
• Možemo da kreiramo različite vrste šablona ili automatizama kako bismo manje vremena provodili na ovim aktivnostima (Napravimo odgovore na najčešće prigovore klijenata tako da možemo brzo da reagujemo kada dobijemo prigovor)
• Možemo da svesno odlučimo da prestanemo da radimo neke stvari (Odlučimo da ne odlazimo na određene sastanke ukoliko ne možemo da doprinesemo njihovoj uspešnosti)

U našem prethodm primeru, verovatno najbolje vreme za pozivanje potencijalnih klijenata jeste u prvom delu dana, kada su manje šanse da se pojave različite hitne stvari koje postaju prioritet. Dakle, možemo odrediti da uvek između 9:00 i 10:00 pozivamo potencijalne klijente. Na isti način treba isplanirati vreme i za ostale aktivnosti za koje smo uočili da su ključne.

#4. Realizujemo aktivnosti

Naravno, nakon toga treba da se držimo planiranog rasporeda. Treba da napravimo okruženje i pripremimo se tako da stvarno uradimo ono što smo planirali.

U našem primer to bi moglo da znači da smo od 8 do 9 odradili kratak sastanak sa kolegama i dogovorili se koji se ostali preioriteti tokom dana. Pored toga, prethodni dan smo odštampali i pripremili spisak potencijalnih klijenata i sve što treba da uradimo jeste da počnemo da zovemo.

Na isti način treba pristupiti i ostalim aktivnostima za koje smo zaključili da su važne.

#5. Prilagodimo plan i realizaciju tako da odgovaraju realnom stanju

Jedno je ono što smo planirali, a drugo je ono što se stvarno i dešava tokom dana. Plan koji smo napravili treba prilagoditi svemu što naučimo tokom prvih nekoliko nedelja i onda počnemo da primenjujemo novi plan.

U našem primeru može da bude slučaj da su često donosioci odluka na sastancima u ovo vreme, te da zaključimo da je možda bolje zvati kasnije, na primer od 10:00 do 11:00.

U skladu sa tim, ukoliko zaključimo da je potrebno, treba da napravimo novi raspored i za ostale aktivnosti.

==

Ovaj princip nije lako primeniti, a posebno je teško to uraditi u privatnom životu. Međutim, ukoliko to uspemo svakako ćemo biti produktivniji, srećniji i mnogo bliži realizaciji naših ciljeva.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom