Šta je grupisanje sličnih zadataka (bečing), zbog čega je korisno i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Možda najočigledniji primer grupisanja sličnih zadataka koji zna svako od nas jeste pranje veša. Veš ne peremo tako što uzmemo jednu majicu i stavimo je u mašinu i operemo je. Umesto toga, pričekamo da se sakupi dovoljna količina jedne vrste veša i onda ga stavimo da se opere. Zbog čega radimo na ovakav način? Zbog toga što bi bio isti utrošak (ili skoro isti) resursa kao što su vreme za ubacivanje veša u mašinu, praška i struje kada bismo prali jednu majicu i kada bismo prali veću količinu sličnog veša.

Na sličan način radimo i druge stvari kao što su plaćanje mesečnih računa ili pranje sudova.

Kako ovaj princip možemo da primenimo i u drugim stvarima koje radimo na poslu i u životu?

Šta je gruisanje sličnih zadataka (bečing)?

Grupisanje sličnih zadataka podrazumeva da odvojimo određene vremenske periode tokom kojih ćemo raditi na sličnim zadacima.

Na primer, ukoliko za vremenski period uzmemo jedna radni dan, grupisanje slilnih zadataka bi moglo da izgleda ovako:

• Od 9-11 kreiranje ponude za klijenta
• Od 11:15 do 12:00 slanje emailova i pozivi
• Od 12:45 do 13:30 popunjavanje CRM-a
• Od 14:00 do 15:30 sastanci

Ključna stvar za ovakve stvari jeste isplanirati sve unapred i onda se držati toga tokom dana. Ukoliko isplaniramo vreme u kome ćemo odgovoriti na telefonske pozive, mnogo je veća verovatnoća da ćemo odoleti pozivu u trenutku i nastaviti da radimo stvari koje smo započeli, jer znamo da imamo odvojen blok kada možemo odgovoriti na taj poziv.

Različite vrste grupisanja sličnih zadataka (bečinga)

Grupisanje sličnih zadataka možemo da radimo na nekoliko nivoa, koji odgovaraju vremenskim periodima, odnosno blokovima vremena u okviru kojih radimo grupisanje zadataka:

• Grupisanje zadataka na nivou radne nedelje
• Grupisanje zadataka na niovu dana
• Grupisanje zadataka na nivou grupe zadataka

Grupisanje zadataka - radna nedelja

Ukoliko imamo posao koji od nas zahteva rad u različitim oblastima onda je grupisanje zadataka na nivou radne nedelje veoma korisno. Na primer, ukoliko se bavimo prodajom, grupisanje zadatka na nivou radne nedelje možemo uraditi na sledeći način:

• Ponedeljak - Rad sa potencijalnih klijenata
• Utorak - Rad sa postojećim klijentima
• Sreda - Krerianje novih proizvoda
• Četvrtak - Administrativni poslovi
• Petak - Prodajni sastanci

Grupisanje zadataka - dan

U okviru jednog dana onda možemo dalje grupisati slične aktivnosti. Na primer, ukoliko pratimo prethodni primer, u slučaju rada sa potencijalnim klijentima, grupisanje zadataka može izgledati ovako:

• Prikupljanje kontakt informacija potencijalnih klijenata
• Pozivanje potencijalnih klijenata
• Unos informacija nakon pozivanja u različite programe u kojima se to evidentira
• Slanje emailova kontaktiranim potencijalnim klijentima

Grupisanje zadataka u okviru grupe zadataka

U okviru grupe sličnih zadataka takođe možemo uraditi grupisanje zadataka. Na primer, unos informacija u različite programe nakon pozivanja potencijalnih klijenata možemo realizovati kroz sledeće grupe zadataka:

• Upisivanje u CRM program
• Upisivanje u program za upravljanje zadacima
• Slanje emailova kolegama

Zbog čega je grupisanje sličnih zadataka korisno

Možemo bolje da se fokusiramo

Kada grupišemo slične zadatke možemo mnogo bolje da se fokusiramo na ono što radimo jer ne dolazi do promene konteksta dok radimo. Slični zadaci su u stvari u tom slučaju "jedan zadatak" na koji možemo da se potpuno foksuiramo i efikasno ga odradimo.

Efikasnije obavljamo "površne" zadatke

Površni zadaci su svi oni zadaci koji su neophodni da ih uradimo, ali koji ne doprinose previše ostvarenju naših ciljeva. Ovo mogu biti stvari kao što je odgovaranje na email-ove, obavljanje nekih telefonskih poziva i slično. Mnogo efikasnije ćemo obaviti ove zadatke ukoliko odvojimo određeni vremenski interval tokom dana kada ćemo se baviti njima.

Postajemo svesniji na koji način provodimo vreme

Grupisanje sličnih zadatak treba da planiramo unapred. Ovo planiranje, ukoliko ga radimo redovno će nam pomoći da budemo svesniji kako provodimo naše vreme, i da budemo oprezniji kada u narednom periodu treba da pristanemo na određene obaveze. Ukoliko smo unapred isplanirali određene vremenske periode za određene grupe zadataka, manje je verovatno da ćemo olako pristati na neku aktivnost za koju već vidimo da nemamo vremena da je realizujemo.

Ohrabrujemo postavljanje veštačkih rokova koje nas čine efikasnijim

Ukoliko odvojimo na primer 45 minuta za odgovaranje na pozive i slanje emailova, verovatno ćemo se potruditi da to i obavimo u tom vremenskom roku. Na ovaj način nas grupisanje zadataka primorava da primenjujemo Parkinsonov princip i da završimo posao u roku koji smo sami sebi postavili. U suprotnom, ukolko napravimo nekoliko poziva, pošaljemo nekolimo emailova, te nakon toga ponovo pravimo pozive i šaljemo emailove, to može trajati znatno duže.

Kako da realizujemo grupisanje sličnih zadataka

U nastavku su koraci koje možemo da realizujemo da bismo grupisanje sličnih zadataka zaista i primenili

1. Odredimo koje su grupe zadataka kojima treba da se posvetimo tokom jednog dana ili tokom nedelje. Neke od grupa zadataka mogu biti: slanje emailova, pisanje ponuda, kreiranje sadržaja, marketing i slično.

2. Uzmemo parče papira, ili aplikaciju koju koristimo za kalendar i onda isplaniramo kada ćemo se tokom nedelje baviti određenim aktivnostima. Ovde je važno da budemo realni i sa jedne strane da predvidimo dovoljno vremena za određene aktivnosti, a sa druge strane da i da sebe ograničimo, posebno kada su površne aktivnosti u pitanju kako bismo bili što efikasniji.

3. Odredimo koje ćemo zadatke uraditi u okviru određenih grupa zadataka. Na primer, ukoliko imamo vreme odvojeno za pisanje ponuda treba da odredimo za kojeg klijenta ćemo pisati ponudu u tom periodu.

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• 10 načina da bolje upravljate vašim vremenom
• 4 aplikacije, 3 sistema i 1 navika koji su osnova bolje produktivnosti
• Šta je Pomodoro tehnika, zbog čege je korisna i kako je možete koristiti da budete produktivniji
• Kako da hitne i važne stvari ne poremete previše dan
• Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći u tome
• Šta je princip 80/20 i kako ga možemo iskoristiti da bude efikasniji u svemu što radimo
• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom