Šta je Pomodoro tehnika, zbog čege je korisna i kako je možete koristiti da budete produktivniji

Alex Ghizila on Unsplash

Šta je Pomodoro tehnika

Pomodoro tehniku je osmislio 1980 godine student Frančesko Ćirilo. Imao je problema da sebe natera da uči, i vremenom je počeo od sebe da zahteva da bude fokusiran barem 10 minuta. Ideja mu se dopala i nabavio je mali analogini tajmer (kuhinjski) koji je bio u obliku paradajiza i Pomodoro (paradajiz na Italijanskom) tehnika je nastala na ovakav način.

Tehniku možete primeniti realizujući sledeće korake:

1. Nabavite bilo kakav tajmer (analogni, digitalni)
2. Odredite zadataka ili grupu sličnih zadataka na kojima ćete da radite
3. Podesite tajmer da počne da obrojava 25 minuta
4. Radite tokom tih 25 minuta neprekinuto na jednom zadatku ili više sličnih zadataka
5. Kada istekne 25 minuta podesite tajmer da odbrojava 5 minuta
6. Uživajte u odmoru narednih 5 minuta
7. Odradite 4 ovakva vremenska bloka (25 minuta rada + 5 minuta odmora)
8. Podesite tajmer da odbrojava 20 minuta
9. Uživajte u "velikom" odmoru do 20 minuta

Ukoliko želite da primenite ovu metodu, potrebno je da razmišljate u blokovima vremena od 25 minuta kao osnovnim vremenskim jedinicama. Tako da kada procenjujete vreme za neki zadatak, treba da razmislite koliko blokova vremena će vam trebati da ga završite i na taj način onda planirate vreme za njegovu realizaciju.

Rad u ovakvim "sprintovima" od 25 minuta je u neku ruku u skladu sa onima što smo naučili u knjizi Power of full engagement, gde nam autori ukazuju da je upravljanje energijom najznačajnija tehnika koju imamo kada je u pitanju produktivnost i predlažu da radimo u fokusiranim intervalim vremena kombinujući ih sa trenucima odmora.

Zbog čega je korisna

Bolje planiranje zadatak koje treba da realizujemo tokom dana

Primena ove tehnike nam omogućava i da bolje isplaniramo realizaciju zadataka koje imamo:

• Ukoliko zaključimo da će nam za određeni zadatak trebati veći broj fokusiranih intervala od 25 minuta, možda treba da razmislimo da taj zadatak podelimo na više manjih zadataka. Ovo nije samo formalna stvar gde ćemo nešto podeliti na više delova. Na ovaj način ćemo povećati verovatnoću da ćemo završiti zadatak. Na primer, ukoliko postavimo sebi zadatak da treba da napravimo prodajni izveštaj za prethodni kvaratal i zaključimo da nam za to treba 5 sati, odnosno 10 blokova od 25 minuta, to može da izgleda zastrašujuće te da učini da odlažemo početak rada na zadatku jer nam se čini da ga nikada nećemo završiti. Sa druge strane, ukoliko ovaj zadatak podelimo na nekoliko zadataka kao što su: napisati rezime izveštaja, prikupiti podatke, nacrtati dijagrame i slično, mnogo je veća verovatnoća da ćemo pristupiti realizaciji nekom od ovih zadataka, jer je potrebno znatno manje energije i vremena, a samim tim da ćemo na kraju uraditi i sve što je potrebno.
• Ukoliko nam za određene zadatake treba manje od 25 minuta, možemo ih grupisati i zajedno odraditi u jednom vremenskom bloku. Zadaci kao što su telefonski razgovori ili slanje emailova se mogu odraditi zajedno u pomodoru bloku. Ovde možemo otići i korak dalje i grupisati zadatke koji imaju sličan kontekst, pa tako sve pozive možemo grupisati u jedan blok ukoliko je to moguće. Istu stvar možemo da uradimo i sa drugim sličnim zadacima kao što je na primer odgovaranje na emailove i sređivanje beležaka sa sastanaka.

Veća fokusiranost tokom rada

Kada tajmer počne da odbrojava ideja je da se fokusirate samo na zadatak na kome trenutno radite. Dakle, potrebno je isključiti sve notifikacije i ukoliko je moguće ne javljati se na telefon tih 25 minuta, već to raditi tokom 5 minuta kada je predviđena pauza.

Ovo nije tako teško zaista realizovati s obzirom da znate da ćete na bilo kakvu stvar koja se pojavi u fokusiranom vremenskom intervali moći da odgovorite veoma brzo, odnosno najviše za 25 minuta. Hoću da kažem da će vam biti lakše da se oduprete tome da odmah reagujete i prekinete zadatak na kome trenutno radite.

Preciznije planiranje budućih aktivnosti

Ukoliko budete istrajni i redovno budete radili u skladu sa ovom tehnikom, vremenom ćete moći mnogo preciznije da odredite koliko će vam vremena biti potrebno da uradite nešto. Ljudi obično loše procenjuju vreme koje im je potrebno da bi uradili nešto, odnosno obično im treba više vremena nego što su odredili.

Pomodoro tehnika vam omogućava da pratite koliko vam stvari treba za određene zadatake i da onda to iskoritite u budućnosti.

Na primer, posle nekoliko meseci možete da zaključite da vam za jedan mesečni izveštaj treba 4 pomodoro ciklusa, a ne sat vremena kako ste prvobitno zamislili. Sledeći put kada budete planirali da radite mesečni izveštaj znaćete da vam je potrebno 2 sata da odvojite za ovaj zadatak.

Pravljenje igre od pomodoro blokova

Ljudi vole da štikliraju stvari koje završe. Znate onaj osećaj kada prekrižite zadatak koji ste završili. Ista je stvar sa pomodoro blokovima. Počnite da pratite koliko blokova tokom dana možete da realizujete. Precrtajte svaki put blok kada ga odradite i verovatno će se javiti želja da odradite još jedan kako biste opet mogli da ga precrtate.

Posredno, ovo će dovesti do toga da završite više stvari tokom dana i verovatno iz dana u dan da želite da precrtate sve planirane pomodore blokove.

Kako je možete iskoristiti da budete produktivniji

Isplanirajte pomodoro blokove unapred

Kada pravite listu zadataka za dan, preporuka je da prvo izlistate 3 najvažnija zadatka koja treba da realizujete tok dana, a nakon toga i sve ostale zadatke.

Kada napravite listu zadataka, pored svakog od njih napišite koliko će vam trebati pomodoro blokova da ih završite.

Ako uzmemo da jedan radni dan traje 8 sati, verovatno je realno da možete smestiti 10 do 12 ovakvih fokusiranih delova. Ostatak treba da ostavite za hitne i važne stvari koje se mogu pojaviti tokom dana.

Ukoliko zbir fokusiranih delova prelazi 12 verovatno nećete uspeti sve da završite tokom tog dana i možda je potrebno da napravite drugačiji raspored.

Podelite zadatke u manje celine ukoliko zahtevaju veliki broj blokova

Ukoliko vidite da za određeni zadatak treba 4 ili 5 fokusiran blokova podelite ga u manje celine i za svaku od celine procenite potrebno vreme. Na ovaj način značajno povećavate verovatnoću da ćete završiti zadatak.

Eksperimentišite sa vremenskim intervalima

Ne morate se uvek pridržavati vremenskim intervala (25 minuta rad, 5 minuta kraći odmor, 20 minuta duži odmor). Ukoliko osećate da možete da duže budete fokusirani, radite u dužim vremenskim intervalima, u kojem slučaju možete produžiti i intervale odmora.

Produžavanje intervala posebno može biti korisno ukoliko kreirate neki sadržaj i ne želite da prekidate sa radom jer ste na dobrom putu.

Sa druge strane, verovatno postoje zadaci koje odlažete već duže vreme i za koje vam se i 25 minuta čini kao previše vremena. Za ovakve zadatke možete odvojiti 5 ili 10 minuta i to će biti u redu. Na primer, ukoliko već neko vreme niste radili na određenom projektu i osećate otpor da radite na njemu, odvojite fokusirane blokove od 10 minuta svakog dana i ponovo počnite da radite na tom projektu.

Iskoristite pauze na pravi način

Ukoliko radite za računarom, pauza ne znači da treba da proverite šta ima novo na Facebook-u ili Instagramu. Pauza znači da treba da ustanete od stola i prošetate, popijete vodu ili možda kratko porazgovarate sa nekim. Bez obzira što to nije najbolje rešenje, pauzu možete iskoristiti i da odgvorite na neki od hitnih poziva koji se usledili tokom prethodne ili prethodnih foksuiranih intervala.

Ukoliko radite od kuće, ovakve pauze možete iskoristi da vidite šta se događa sa decom, odete do prodavnice ili raspremite nešto po kući.

Koristite aplikacije ili digitalni timer

Kao pomoć za realizaciju Pomodor tehnike možete koristiti aplikacije ili neki analogni sat koji će vas napomenuti da je istekao određeni interval.

Dana postoji veliki broj aplikacija za ovakve potrebe, a ja koristim pomodor aplikaciju.

Objave povezane sa temom ovog bloja: