Kako da bilo koji projekat realizujete sa manje napora na jednostavniji način

Photo by Stephen Leonardi on Unsplash

Prošlog meseca sam pročitao knjigu Greg-a Mekkiona "Bez napora". Ova knjiga je nastavak knjige "Esencijalizam" koju je objavio pre nekoliko godina i govori o tome kako možemo na lakši način ralizovati bilo koji projekat sa kojim se sretnemo.

Kao i prethodna knjiga, i ova je vrlo praktična i laka za čitanje. Možete je pročitati u jednom danu.

U nastavku možete pogledati rezime koraka koje svako od nas može da realizuje kada se suoči sa komplikovanim projektom. Pored toga, naveo sam i kako sam primenio svaki od koraka na konkretnom slučaju, odnosnu u jednom projektu instalacije softvera koji sam realizovao prošlog meseca.

Problem kod ove instalacije je bio taj što klijent nije imao ažurne cene artikala koje je trebalo ubaciti u program. U pitanju je maloprodajni objekat i stalno su menjali cene ručno u fiskalnoj kasi. Jedino što su mogli da obezbede jesu slike novih cena na fiskalnim isečcima koje smo mi onda trebali da unesemo ručno u Excel i nakon toga u softver.

#1. Definišite kako izgleda kada je posao završen

Pre nego što počnemo bilo šta da radimo treba da razmislite nekoliko minuta i napišete kako izgleda završen posao.

Na primer završen posao može da izgleda ovako:

• Poslat email sa predlogom poslovne saradnje

• Postavljena večera na stolu

• Pročitana poslednja stranica knjige

Stvar je u tome da ukoliko ne precizirate kako izgleda tačno kraj ljudski mozak ne može da se opusti jer ne zna tačno do kraja šta treba da se uradi. Sa druge strane ukoliko tačno zna šta znači kako izgleda završen posao opustiće se i neće uzaludno trošiti energiju.

Primer:

U mom slučaju završen posao je izgledalo na sledeći način: sve cene koje su se promenile u međuvremenu su unete u program.

#2. Kreirajte listu neophodnih koraka koje treba da realizujete da bi se posao završio

Kada ste tačno definisali krajnji rezultat, sledeće što treba da uradite jeste da uočite sve korake koje treba da realizujete da biste ostvarili taj rezultat ali na poseban način koji preporučuje Greg McKeon. Ovde obično svako od nas zna da zakomplikuje stvari više nego što je potrebno. Greg preporučuje da uzemete prazno parče papira i postavite sebi pitanje “Koji su apsolutni neophodni koraci koje treba da realizujem da bih ostvario rezultat koji sam definisao prethodno odnosno da bih završio posao?”.

Drugu varijantu ovog pitanja možete naučiti od Tima Ferisa gde on kaže da stalno treba da sebi postavljate pitanje “Kako bi ovo izgledalo da je jednostavno?”

Drugim rečima, kada definišete cilj i onda izlistate sve korake koje su neophodni da biste ostvarili taj cilj, treba da uočite korake koji nisu neophodni i jednostavno ih uklonite ili učinite jednostavnijim.

Primer:

U mom slučaju kada sam prvi put napravio spisak koraka on je izgledao ovako:

⁃ Napraviti spisak svih artikala kojima je potrebno promeniti cene

⁃ Uneti cene u Excel dokument

⁃ Izmeniti cene u postojećem programu na osnovu Excel dokumenta

Najvećiu posao je bio unos cena u Excel dokument jer ih je klijent dostavio u formi slika i jedini način je bio prekucavanje u Excel.

Onda sam razmislio na koji način mogu sve da pojednostavim.

Sve cene koje mi je klijent slao su se već nalazile u fiskalnoj kasi koju je koristio.

Setio sam se da mogu kontaktirati proizvođača kasa i pitati ga da li spisak artikala sa cenama može da dostavi u Excel-u.

Ukoliko je to bilo moguće drugi korak ne bi bio neophodan i sve bi bilo mnogo jednostavnije.

Pozvao sam proizvođača kasa i potvrdio je da je sve moguće izvesti.

U tom trenutku smo uštedeli barem 8 sati rada na ručnom unosu u Excel.

#3. Odredite prvu očiglednu akciju koju treba da uradite da biste započeli sa realizacijom

Kada ste napravili spisak svih stvari koje treba da uradite i nakon što ste uklonili sve što smatrate da nije neophodno, treba da uočite koja ne prva stvar koju treba da uradite.

Grek Mekkion kaže da ovo treba da bude akcija koja je očigledna i koja je laka za realizaciju.

Primer:

U mom slučaju prva stvar koju sam trebao da uradim bila je da odnesem fiskalnu kasu u servis. To sam i uradio.

#4. Odredite kojim intenzitetom treba da radite da biste sve realizovali u željenom roku

Kada imate pripremljene sve stavke i znate šta želite da ostvarite treba da postavite sebi pitanje “Kojim tempom mogu da radim svakoga dana tako da bez napora postignem ono što želim.” kaže Greg Mekkion. Pored toga predlaže da tokom jednog dana nikada ne radite više od onoga što je maksimum nakon čega možete u potpunosti da se obnovite i nastavite sledećeg dana.

Primer:

U mom slučaju odredio sam naredna 4 dana po 2 sata dnevno kako bih završio projekat.

#5. Budite zahvalni

Svaki projekat koji radite lakše ćete završiti ukoliko sebe stavite u stanje zahvalnosti. Umesto da mislite kako vam je teško zato što nešto treba da uradite, treba da promenite način razmišljanja i uočite razloge zbog kojih treba da budete zahvalni zato što to treba da uradite.

Primer:

U mom slučaju bio sam zahvalan za nekoliko stvari:

• Zato što radimo prvi put implementaciju softvera za ovakvu vrstu delatnosti

• Zato što je prošao bez problema eksport iz postojeće fiskalne kase

Objave povezane sa temom ovog bloga:

• Kako da isplanirate i završite najvažnij stvari tokom dana (preuzmite BESPLATNO u PDF-u - dnevni planer)
• Alat koji mi pomaže da bolje upravljam obavezama tokom radne nedelje
• Šta je grupisanje sličnih zadataka (bečing), zbog čega je korisno i kako ga možemo upotrebiti da bismo bili produktivniji
• 10 načina da bolje upravljate vašim vremenom
• 4 aplikacije, 3 sistema i 1 navika koji su osnova bolje produktivnosti
• Šta je Pomodoro tehnika, zbog čege je korisna i kako je možete koristiti da budete produktivniji
• Kako da hitne i važne stvari ne poremete previše dan
• Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći u tome
• Šta je princip 80/20 i kako ga možemo iskoristiti da bude efikasniji u svemu što radimo
• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom