Šta je lista projekata, zbog čega je važna i kako je možemo koristiti da budemo produktivniji

Svako od nas ima veliki broj stvari koje treba da završi. Često o ovim stvarima razmišljamo kao o pojedinačnim zadacima koje treba da završimo.

Kao posledica ovakvog razmišljanja imamo situaciju da pravimo spisak zadataka koji obično predstavlja pregled svih hitnih stvari koje treba da završimo, što obično dovodi do toga da se ponašamo reaktivno najveći deo vremena.

Međutim, moguć je i drugačiji pristup koji će omogućiti da imamo proaktivan pristup i da umesto da reagujemo na hitne situacije, svakodnevno radimo na tome da imamo sve manje hitnih stvari a više stvari koje nisu hitne, a koje nas mogu približiti ostvarenju ciljeva.

Jedan od prvih koraka koje možemo da uradimo u ovom pravcu jeste da napravimo listu svih projekata na kojima radimo, te da ovaj spisak držimo stalno uz nas kako bismo ga dopunjavali ali i sebe podsetili na sve stvari koje treba da završimo.

U nastavku možete da vidite kako možete da napravite ovakav spisak i na koji način možete da ga koristite:

Šta je projekat

Postoje različite definicije projekata, a mislim da je nabolju definiciju dao Dejvid Alen, pisac klasika produktivnosti “Ključa za uspeh” koji kaže da je projekat bilo koja stvar koja zahteva više od jednog koraka da bi se završila.

Ovo znači da je odlazak kod zubara projekat kao i pisanje knjige ili građenje zgrade.

Ideja da je sve projekat određuje na koji način ćemo pristupiti toj velikoj ili maloj stvari i na koji način ćemo je završiti.

Koja je razlika između projekta i zadatka

Projekat ne možemo da uradimo. Zadatak možemo da uradimo kako bismo završili projekat. Na primer, projekat popravke zuba možemo da završimo ukoliko uradimo sledeće zadatke:

• Odemo kod zubara (zadatak)
• Pazimo da nam lek deluje na zub nekoliko dana (zadatak)
• Skinemo lek i postavimo plombu (zadataka)

Zbog čega stvari treba da posmatramo kao projekte

Ako imamo neku stvar koju želimo da završimo, a za koju je potrebno više od jednog koraka, potreban nam je neka vrsta sistema koji ćemo primeniti da bismo je zaista i završili. Zbog toga je važno da ovakve stavri posmatramo kao projekte i da onda na svaku od njih priomenjujemo iste stvari koje će nam omogućiti da ih završimo.

Dejvid Alen kaže da svako od nas ima u svakom trenutku između 30 i 100 projekata.

Šta je lista projekata

Kada smo definisali šta je projekat, sledeće što možemo da uradimo jeste da napravimo listu projekata. Ovakva lista nikada nije konačna, i vremenom će se pojavljivati novi projekti na ovoj listi i naravno nestajati projekti sa liste zato što smo ih završili ili iz nekog drugog razloga.

Dakle, lista projekata je jednostavan spisak svih stavri koje želimo da završimo.

Kako možemo da kreiramo listu projekata

Kada razmišljamo o listi projekata treba da odgovorimo na dva pitanja:

• Kako možemo da organizujemo ovaj spisak?
• Koji alat možemo da koristimo za kreiranje ovakve liste?

Kako možemo da organizujemo spisak projekata

Možemo na različite način da organizujemo spisak projekata. Možemo jednsotavno da izlistamo sve projekte, a možemo i da ih grupišemo u nekoliko kategorija.

Moj predlog je da ih grupišemo u nekoliko kategorija i na taj način učinimo listu preglednijom. Pored toga, grupisanje može da omogući da dobijemo i nove ideje za nove projekte.

Predlažem da listu grupišemo u sledeće kategorije:

• Privatni život. U okviru ove kategorije možemo da smestimo sve projekte koji su vezani za sve sfere privatnog žiovta kao što su odnosi sa najvažnijim osobima, zdravlje, lični razvoj, hobiji i slično.
• Poslovni život. U okviru ove kategorije možemo da smestimo sve projekte koji su vezani za posao. Ovde mogu biti svi projetki koju su vezano za posao koji radimo, ali i ideje za nove projekte koje želimo da pokrenemo a koji nam mogu omogućiti da se dalje razvijamo u profesionalnom smislu.
• Ciljevi. Bez obzira što su ciljevi vezani za poslovni i privatni život i što se mogu svrstati u prethodno navedene kategorije, predlažem da ih evidentirare u posebnoj kategoriji kako biste mogli brzo da ih uočite i kako bi vam bili lako dostupni.

Koji alat možemo da koristimo za kreiranje spiska

Ovakav spisak možemo da napravimo na različite načine, a svako treba da primeni alat koji njemu odgovara:

• Papir i olovka. Možemo jednostavnmo uzeti papir i olovku koji ćemo podeliti u 3 kolone u skladu sa kategorijama koje smo naveli i onda u svakoj od kolona da upišemo projekte koje želimo da završimo. Naravno, ne moramo deliti papir na kolone, već množemo jednostavno izlistati sve projekte na kojima radimo.
• Aplikacija za kreiranje beležaka. Možemo koristiti i aplikaciju za kreiranje beležaka tako što ćemo napraviti beležnicu u kojoj ćemo izlistati sve projekte. Ukoliko želimo i ovde možemo napraviti podelu projekata na kategorije.
• Aplikacija za upravljanje zadacima. Možda najefikasniji način da napravimo spisak projekata jeste da koristimo aplikaciju za upravljanje zadacima gde ćemo izlistati sve projekte i gde ćemo naravno upisivati i zadatke koji su neophodni da se urade kako bismo završili projekte.

Šta treba da radimo sa spiskom projekata kada ga napravimo

Kada napravimo spisak projekata treba da ga koristimo da bismo određivali prioritete na nedeljnom i dnevnom niovu, te da bismo lakše kazali “ne” kada je to neophodno. Pored toga, treba da ga koristimo kao mesto gde smeštamo nove projekte koji se pojavljuju.

Bez obzira na to na koji način smo napravili listu projekata, ova lista treba da nam bude uvek lako dostupan tako da možemo jednostavno da joj pristupimo.

Listu projekata možemo koristiti u sledećim situacijama:

• Tokom planiranja aktivnosti za narednu nedelju
• Tokom analize prethodne nedelje
• Tokom jutarnjeg rituala kada želimo sebe da podsetimo koje su stvari najvažnije
• Kada treba da izaberemo da li da se obavežemo na novi projekat ili da ga odbijemo
• Kada želimo sebe da motivišemo da razmislimo o stvarima koje treba da završimo a možda ih trenutno nismo svesni
• Za evidentiranje stvari koje se inicijalno ne čine kao projekti, a koji u stvari to jesu
• Kada treba da izaberemo koje stavri ćemo delegirati na druge
• Kada treba da izaberemo stvari kojima se ipak nećemo baviti a možda smo prethodno mislili da treba da uradimo

Objave povezna sa temom bloga:

• Kako da analizirate prethodnu radnu nedelju
• 5 razloga zbog kojih treba da zapisujemo naše ciljeve
• Šta je partner za odgovornost i na koji način ga možemo koristiti da ostvarimo ciljeve
• Kako da steknemo naviku da stalno realizujemo akcije
• Kako da bilo koji projekat realizujete na lakši način
• Kako da isplanirate i završite najvažnij stvari tokom dana (preuzmite BESPLATNO u PDF-u - dnevni planer)
• Alat koji mi pomaže da bolje upravljam obavezama tokom radne nedelje
• Šta je grupisanje sličnih zadataka (bečing), zbog čega je korisno i kako ga možemo upotrebiti da bismo bili produktivniji
• 10 načina da bolje upravljate vašim vremenom
• 4 aplikacije, 3 sistema i 1 navika koji su osnova bolje produktivnosti
• Šta je Pomodoro tehnika, zbog čege je korisna i kako je možete koristiti da budete produktivniji
• Kako da hitne i važne stvari ne poremete previše dan
• Kako da znamo šta je hitno a šta je važno i kako nam Ajzenhauerova matrica može pomoći u tome
• Šta je princip 80/20 i kako ga možemo iskoristiti da bude efikasniji u svemu što radimo
• Šta je Parkinsonov zakon i kako ga možemo iskoristiti da budemo produktivniji
• Šta su nedeljni ciljevi, zbog čega su važni i kako možete da ih kreirate
• Šta je jutarnji ritual, zbog čega je važan i kako da ga iskoristite da biste kreirali uspešan dan
• Šta je snaga volje i kako je možemo iskoristiti da bismo ostvarili naše ciljeve
• Zbog čega su važni rituali i kako možemo da ih koristimo da budemo efikasni u svemu što radimo
• Kako sebe da naterate da uradite nešto što vas mrzi da uradite
• Kako da iskoristimo alarm na mobilnom telefonu da bi uveli nove navike u naš život
• Kako da isplanirate radni dan
• Kako da više uradite tokom dana
• 5 razloga zbog kojih pišem dnevnik skoro svaki dan
• Kako da provodite više vremena sa decom